Organiser un concours de danse spectacle sans rien oublier

Un concours de danse de spectacle se prépare dans un ordre précis : format, lieu, règlement, inscriptions, jury, musique, puis déroulé du jour J. Commencez par fixer les catégories, la durée et le nombre de passages avant d’ouvrir les inscriptions. Les oublis les plus fréquents concernent les fichiers musicaux, les besoins alimentaires, le matériel de secours et les informations envoyées trop tard aux participants. Ce plan vous aide à répartir les 71 tâches et à rassembler les 49 fournitures nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Définir les membres du jury
2 personnes
4
Organiser la livraison de musique
5
Établir le règlement du concours
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Contacter les sponsors
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Confirmer les participants
13
Établir l’ordre de départ
2 personnes
14
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
15
Imprimer le programme
16
Envoyer les informations aux participants
17
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Ajouter la musique à la playlist
22
Emballer les prix
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Contrôler la piste de danse
2 personnes
27
Installer le fond de scène
3 personnes
28
Installer le système de sonorisation
3 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Tester l’éclairage
2 personnes
31
Installer la table du jury
2 personnes
32
Installer la table d’inscription
2 personnes
33
Installer les sièges du public
4 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Préparer les formulaires du jury

Événement

37
Accueillir les participants
3 personnes
38
Accueillir le public
3 personnes
39
Présenter le programme
40
Faire le discours d’ouverture
41
Démarrer la musique pour chaque numéro
2 personnes
42
Accompagner les artistes vers la scène
2 personnes
43
Distribuer les formulaires du jury
44
Récupérer les formulaires du jury
45
Annoncer la pause
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Servir les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Traiter les résultats du jury
2 personnes
53
Annoncer les finalistes
54
Animer la finale
3 personnes
55
Lancer la musique de fin
2 personnes
56
Vérifier le classement final
2 personnes
57
Remettre les prix
3 personnes
58
Prononcer le discours de clôture
59
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

60
Démonter la sono
3 personnes
61
Démonter l’éclairage
2 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Remettre le lieu propre
4 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Envoyer les résultats aux participants
71
Envoyer les photos aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 140
Table du jury
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Clés USBqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateauxqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8
Lettres de scène
Tapis rouge
Numéros de tableqté 30
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 50

Matériel de sport

Tapis antidérapantsqté 6
Tapis de vestiaireqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant toute communication : catégories, durée maximale d’un passage, nombre de danseurs et critères de notation doivent être écrits dans le règlement. Vous éviterez ainsi de modifier les inscriptions après leur ouverture.
Bloquez le lieu assez tôt pour vérifier la scène, les coulisses, les portants à vêtements, les tables et les chaises. Prévoyez aussi l’emplacement distinct de la table d’inscription, du jury et du buffet.
Demandez les fichiers musicaux dans un format unique et imposez une date limite située au moins 7 jours avant le concours. Testez chaque fichier sur l’ordinateur principal et gardez un ordinateur de secours ainsi que des clés USB.
Envoyez aux participants leur ordre de passage, les horaires d’arrivée et les consignes de préparation au moins 5 jours avant l’événement. Confirmez aussi les besoins alimentaires afin de ne pas improviser les en-cas et les boissons.
Attribuez les rôles des bénévoles avant l’ouverture du lieu : accueil, vestiaires, régie, accompagnement des groupes et buffet. Ouvrez le site au moins 2 heures avant le premier passage pour installer la sonorisation, les éclairages, les formulaires du jury et les boissons au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de danse spectacle ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les inscriptions peuvent commencer après la réservation du lieu, la validation du règlement et la confirmation du jury ; gardez ensuite au moins 7 jours pour vérifier les musiques.
Quand envoyer le règlement et le formulaire d’inscription ?: Envoyez-les dès que le format, les catégories, les frais éventuels et la date limite sont fixés, généralement 6 à 8 semaines avant le concours. Fermez les inscriptions au moins 3 semaines avant l’événement pour établir l’ordre de départ.
Quand faut-il demander les musiques aux participants ?: Demandez les fichiers au moment de l’inscription et fixez une échéance 7 jours avant le concours. Vérifiez ensuite chaque fichier, renommez-les selon l’ordre de passage et copiez-les sur deux supports USB.
Combien de bénévoles faut-il pour un concours de danse ?: Pour un concours de taille moyenne, prévoyez au minimum 6 à 8 bénévoles : accueil, vestiaire, régie, scène, accompagnement des participants et buffet. Ajoutez une personne disponible en renfort pendant les passages et les changements de costumes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.