Showdance-Wettbewerb organisieren: Der Ablauf von der Idee bis zur Siegerehrung
Ein Showdance-Wettbewerb steht und fällt mit einem klaren Reglement, geprüften Musikdateien und einem Ablauf, den Jury, Teams und Helfer verstehen. Beginne etwa drei bis sechs Monate vorher mit Format, Termin und Location. Danach folgen Anmeldung, Jury, Sponsoren und die Einsatzplanung. In den letzten zwei Wochen prüfst du Teilnehmerdaten, Musik, Technik, Programme und Verpflegung so, dass am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und koordiniert werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
- 4
Musiklieferung abstimmen
- 5
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Sponsoren ansprechen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 12
Teilnehmer bestätigen
- 13
Startreihenfolge erstellen
2 Personen
- 14
Juryformulare vorbereiten
2 Personen
- 15
Programm drucken
- 16
Teilnehmerinformationen versenden
- 17
Musikdateien prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 21
Musik in die Playlist aufnehmen
- 22
Preise verpacken
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
- 27
Bühnenhintergrund aufstellen
3 Personen
- 28
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 29
Mikrofone testen
2 Personen
- 30
Beleuchtung testen
2 Personen
- 31
Jurytisch aufstellen
2 Personen
- 32
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
- 33
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
- 34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Jurymaterial bereitlegen
Event
- 37
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 38
Publikum empfangen
3 Personen
- 39
Programm vorstellen
- 40
Eröffnungsrede halten
- 41
Musik pro Auftritt starten
2 Personen
- 42
Acts zur Bühne begleiten
2 Personen
- 43
Juryformulare austeilen
- 44
Juryformulare einsammeln
- 45
Pause ankündigen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Buffet auffüllen
2 Personen
- 50
Toiletten kontrollieren
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Juryergebnis verarbeiten
2 Personen
- 53
Finalisten bekanntgeben
- 54
Finalrunde begleiten
3 Personen
- 55
Finalmusik starten
2 Personen
- 56
Endergebnis prüfen
2 Personen
- 57
Preise überreichen
3 Personen
- 58
Schlusswort halten
- 59
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 61
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Tanzfläche reinigen
2 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Catering aufräumen
3 Personen
- 68
Ort sauber übergeben
4 Personen
- 69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Ergebnis an die Teilnehmenden senden
- 71
Fotos an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 140
- Jurytisch
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Laptop
- Ersatz-Laptop
- USB-SticksAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Geschirr
- WassergläserAnz. 160
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 160
- BestecksetsAnz. 160
- KaffeelöffelAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 3
- TeekannenAnz. 2
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- TablettsAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Dekoration
- Hintergrundtuch
- BallonbögenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
- Bühnenbuchstaben
- Roter Teppich
- NummerntafelnAnz. 30
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 50
Sportmaterial
- Rutschfeste MattenAnz. 6
- UmkleidemattenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischsetAnz. 2
- Reinigungs-EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Format, Kategorien, Zeitlimits und Bewertungskriterien zuerst schriftlich fest. Veröffentliche das Reglement spätestens acht Wochen vor dem Wettbewerb, damit Rückfragen und Anmeldungen nicht gleichzeitig ungeklärt bleiben.
- Fordere Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag an. Bitte die Teams spätestens zwei Wochen vorher um Upload oder USB-Stick, prüfe jede Datei auf dem Veranstaltungs-Laptop und halte einen Ersatz-Laptop bereit.
- Plane die Jury und Anmeldung als getrennte Stationen. Ein Jurytisch mit Formularen und ein Registrierungstisch mit Teilnehmerliste verhindern, dass Nachmeldungen, Startnummern und Bewertungen am selben Tisch durcheinandergeraten.
- Bestätige Teilnehmer und Startreihenfolge spätestens sieben Tage vorher. Schicke dann Programm, Ankunftszeit, Musikvorgaben, Ernährungswünsche und Kontakt für Rückfragen in einer gemeinsamen Nachricht.
- Rechne die Technik nicht nur nach Geräten, sondern nach Anschlüssen: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Verlängerungskabel, Batterien und Gaffer Tape gehören in eine geprüfte Kiste. Öffne die Location mindestens zwei Stunden vor Einlass, damit Ton, Licht und Registrierung getestet werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Showdance-Wettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher. Die Location, das Wettkampfformat und die Jury sollten spätestens zehn bis zwölf Wochen vor dem Termin feststehen; die Anmeldung kann danach veröffentlicht werden.
- Wann muss man die Musik für einen Showdance-Wettbewerb abgeben?
- Setze die Abgabefrist auf zwei Wochen vor dem Wettbewerb. Prüfe danach jede Datei auf dem Abspielgerät und speichere eine Kopie auf mindestens einem USB-Stick sowie auf dem Ersatz-Laptop.
- Wie viele Helfer braucht ein Showdance-Wettbewerb?
- Für einen kleinen Wettbewerb solltest du mindestens sechs Helfer einplanen: zwei für Registrierung, zwei für Bühne und Ablauf, einen für Technik und einen als Springer. Bei mehreren Kategorien oder mehr als 100 Tänzerinnen und Tänzern brauchst du zusätzliche Unterstützung.
- Wann sollte die Startreihenfolge verschickt werden?
- Verschicke die bestätigte Startreihenfolge etwa sieben Tage vorher zusammen mit dem Programm und den Teilnehmerinformationen. So können Teams Anreise, Umkleide und Musikübergabe rechtzeitig planen.
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