Cómo organizar un concurso de show dance sin perder el control

Un concurso de show dance necesita más que un escenario y música: hay que cerrar las reglas, coordinar a los participantes y preparar una jornada con tiempos muy ajustados. Empieza definiendo el formato, la duración de cada actuación y los criterios del jurado. Después organiza las inscripciones, la entrega de música y el orden de salida. En los últimos días, concentra el trabajo en comprobar archivos, imprimir documentos y probar sonido, micrófonos e iluminación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Definir el jurado
2 personas
4
Coordinar la entrega de música
5
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Contactar con los patrocinadores
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Confirmar participantes
13
Crear el orden de salida
2 personas
14
Preparar los formularios del jurado
2 personas
15
Imprimir el programa
16
Enviar información a los participantes
17
Comprobar los archivos de música
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Reunir los materiales
3 personas
21
Poner la música en la lista de reproducción
22
Empaquetar los premios
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar la pista de baile
2 personas
27
Colocar el fondo del escenario
3 personas
28
Montar el sistema de sonido
3 personas
29
Probar los micrófonos
2 personas
30
Probar la iluminación
2 personas
31
Montar la mesa del jurado
2 personas
32
Preparar la mesa de registro
2 personas
33
Colocar las sillas para el público
4 personas
34
Montar el buffet de catering
3 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Preparar las hojas de jurado

Evento

37
Recepción de participantes
3 personas
38
Recibir al público
3 personas
39
Presentar el programa
40
Dar el discurso de apertura
41
Iniciar la música por actuación
2 personas
42
Acompañar a los actos al escenario
2 personas
43
Repartir formularios del jurado
44
Recoger los formularios del jurado
45
Anunciar el descanso
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Servir las bebidas
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer el bufé
2 personas
50
Comprobar los baños
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Procesar el veredicto del jurado
2 personas
53
Anunciar a los finalistas
54
Guiar la ronda final
3 personas
55
Iniciar la música de la final
2 personas
56
Comprobar el resultado final
2 personas
57
Entregar premios
3 personas
58
Preparar el discurso de clausura
59
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

60
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
61
Desmontar la iluminación
2 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Retirar sillas y mesas
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar la pista de baile
2 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Recoger el catering
3 personas
68
Dejar el recinto limpio
4 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Enviar los resultados a los participantes
71
Enviar fotos a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 140
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátil
Portátil de reserva
Memorias USBcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasos para aguacant. 160
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Cucharillas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 3
Teterascant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejascant. 4
Cubiterascant. 4

Decoración

Lona de fondo
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 8
Letras de escenario
Alfombra roja
Placas numeradascant. 30
Carteles direccionalescant. 8
Credencialescant. 50

Material deportivo

Alfombrillas antideslizantescant. 6
Alfombrillas para vestuarioscant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubo de limpiezacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define el formato antes de abrir las inscripciones: fija las categorías, el número máximo de participantes, la duración de cada actuación y cómo se resolverán los empates.
Cierra la recepción de música con al menos 7 días de antelación. Pide los archivos en un formato concreto, guarda una copia en un portátil de reserva y lleva también varias memorias USB.
No dejes el orden de salida para el último día. Publícalo cuando las inscripciones estén confirmadas y envía a cada participante su hora de llegada, zona de espera y tiempo disponible para calentar.
Prepara una mesa de registro, una mesa independiente para el jurado y los formularios impresos antes de abrir el recinto. Reserva al menos 30 minutos para comprobar nombres, música y documentación.
Haz una prueba técnica completa antes de que llegue el público: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, focos LED, cables y regletas. Fija los cables con cinta gaffer para evitar tropiezos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de show dance?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y define el formato primero; deja las 2 últimas semanas para cerrar inscripciones, confirmar participantes y revisar la música.
¿Cuándo hay que pedir la música a los participantes?: Solicítala al inscribirse y fija una fecha límite de al menos 7 días antes del concurso. Durante la semana final, comprueba cada archivo y prepara una copia de seguridad en un portátil y en una memoria USB.
¿Cómo se organiza el orden de salida de un concurso de baile?: Créalo cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Incluye el nombre de cada participante, categoría, duración aproximada y hora de llegada, y envíalo junto con las instrucciones finales.
¿Cuánto tiempo hay que reservar para montar el concurso?: Calcula entre 2 y 3 horas antes de la apertura si debes colocar mesas, sillas, sonido e iluminación. Programa además una prueba técnica de 30 minutos y abre el registro al menos 45 minutos antes de la primera actuación.

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