Zo organiseer je een seminar zonder last-minute stress

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je sprekers of locatie vastlegt. Werk daarna de capaciteit, aanmeldingen, catering en techniek uit, zodat je weet hoeveel stoelen, naamkaartjes en maaltijden nodig zijn. Sprekers hebben niet alleen een uitnodiging nodig, maar ook een bevestiging en briefing met tijden en praktische informatie. Controleer presentaties en apparatuur uiterlijk één werkdag vooraf; op de dag zelf richt je registratie, zaal, podiumtafel en techniek in voordat de eerste deelnemer arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers benaderen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
9
Programma afdrukken
10
Presentaties verzamelen
11
Presentaties controleren
2 personen
12
Techniek reserveren
13
Catering reserveren
14
Locatie reserveren
15
Parkeerinformatie versturen
16
Herinnering versturen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Sprekersbriefing versturen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Podiumtafel plaatsen
2 personen
26
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
27
Laptop aansluiten
28
Microfoons testen
2 personen
29
Presentaties klaarzetten
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Naamkaartjes klaarleggen
32
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Welkomstdrank serveren
2 personen
35
Sprekers begeleiden
36
Opening aankondigen
37
Tijdschema bewaken
38
Presentaties begeleiden
39
Microfoons bedienen
40
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes uitserveren
3 personen
44
Vragenronde begeleiden
45
Buffet opbouwen
4 personen
46
Buffet aanvullen
3 personen
47
Diner begeleiden
3 personen
48
Dieetmaaltijden uitserveren
49
Servies afruimen
3 personen
50
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
51
Borrelhapjes serveren
2 personen
52
Afsluiting aankondigen
53
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
54
Techniek uitschakelen
2 personen

Nazorg

55
Presentaties veiligstellen
56
Meubilair afbreken
4 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Keuken schoonmaken
3 personen
60
Zaal schoonmaken
3 personen
61
Geleende materialen verzamelen
2 personen
62
Techniek retourneren
2 personen
63
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
64
Locatie opleveren
2 personen
65
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 10
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Podiumtafel
Statafelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikker
Geluidsboxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
USB-sticksaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Eetlepelsaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Buffetbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Programmafoldersaantal 70
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 70
Tafelkleeddenaantal 10
Naambordjesaantal 6
Richtingsbordenaantal 8
Pennenbakjesaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekker
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast in blokken met begin- en eindtijd. Reserveer per spreker minimaal 15 minuten voorbereidingstijd en plan een korte pauze; zo kun je uitnodigingen met een duidelijk schema versturen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het seminar. Geef het definitieve aantal deelnemers daarna door aan de catering en maak aparte aanduidingen voor afwijkende maaltijden.
Controleer presentaties niet pas in de zaal. Verzamel alle bestanden uiterlijk 2 werkdagen vooraf, test ze op de laptop met beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en presentatieklikker en zet een reservekopie op een USB-stick.
Richt de ontvangst in vóór je de zaal afwerkt: plaats de registratietafel, leg naamkaartjes en programma’s klaar en zet parkeerinformatie in de herinnering die 1 à 2 dagen voor het seminar wordt verstuurd.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor de opbouw. Controleer stoelen, tafels, podiumtafel, microfoons, geluidsboxen, verlengkabels en stekkerdozen voordat de sprekerbriefing en registratie beginnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een seminar organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, programma en locatie vast; daarna regel je sprekers, uitnodigingen, techniek en catering.
Wanneer moet ik sprekers voor een seminar benaderen?: Benader sprekers 8 tot 10 weken voor de seminariedatum. Vraag uiterlijk 4 weken vooraf om een definitieve bevestiging en verzamel hun presentatie uiterlijk 2 werkdagen voor het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig om een seminar op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor een seminar met registratie, meerdere tafels en audiovisuele techniek. Reserveer 2 uur als je ook beamer, microfoons, geluidsboxen en presentaties moet testen.
Wanneer moet je de catering voor een seminar bestellen?: Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf op en bevestig daarna het definitieve aantal deelnemers aan de cateraar. Plan koffie, water en servies per pauzemoment, zodat je niet tijdens het programma hoeft bij te vullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.