Ein Seminar Schritt für Schritt organisieren

Ein Seminar steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge: Erst legst du Datum, Programm und Raum fest, danach bestätigst du Referenten und öffnest die Anmeldung. Technik, Präsentationen und Catering müssen mehrere Tage vorher geprüft werden, nicht erst am Veranstaltungstag. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Ernährungswünsche und Parkinformationen ein. Am Tag selbst kontrollierst du Räume, Bestuhlung, Registrierungstisch und Präsentationstechnik, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Referenten ansprechen
2 Personen
3
Referenten bestätigen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
9
Programm drucken
10
Präsentationen sammeln
11
Präsentationen prüfen
2 Personen
12
Technik reservieren
13
Catering reservieren
14
Location reservieren
15
Parkinformationen versenden
16
Erinnerung senden
17
Einkaufsliste prüfen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Materialien zusammenstellen
2 Personen
20
Sprecherbriefing versenden

Event

21
Location öffnen
2 Personen
22
Räume kontrollieren
2 Personen
23
Stühle aufstellen
4 Personen
24
Tische aufstellen
3 Personen
25
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
26
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
27
Laptop anschließen
28
Mikrofone testen
2 Personen
29
Präsentationen vorbereiten
30
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
31
Namensschilder bereitlegen
32
Empfangstheke besetzen
2 Personen
33
Anwesenheit erfassen
2 Personen
34
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
35
Redner betreuen
36
Eröffnung ankündigen
37
Zeitplan überwachen
38
Präsentationen betreuen
39
Mikrofone bedienen
40
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Snacks ausgeben
3 Personen
44
Fragerunde moderieren
45
Buffet aufbauen
4 Personen
46
Buffet auffüllen
3 Personen
47
Dinner begleiten
3 Personen
48
Diätmahlzeiten ausgeben
49
Geschirr abräumen
3 Personen
50
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Abschluss ankündigen
53
Besucher verabschieden
2 Personen
54
Technik ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

55
Präsentationen sichern
56
Möbel abbauen
4 Personen
57
Geschirr sammeln
3 Personen
58
Abfall sammeln
2 Personen
59
Küche reinigen
3 Personen
60
Saal reinigen
3 Personen
61
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
62
Technik zurückbringen
2 Personen
63
Restbestand einlagern
2 Personen
64
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
65
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
KlappischeAnz. 10
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
Podiumstisch
StehtischeAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
Präsentationsklicker
LautsprecherboxenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 2
USB-SticksAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
EsslöffelAnz. 70
GabelnAnz. 70
MesserAnz. 70

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
BuffetbehälterAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 70
ProgrammhefteAnz. 70
StifteAnz. 70
NotizblöckeAnz. 70
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 8
StiftehalterAnz. 8

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
Bodenabzieher
EimerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige die Referenten anschließend schriftlich und sende ihnen spätestens 7 Tage vorher ein Briefing mit Ablauf, Redezeit und technischen Vorgaben.
Sammle Präsentationen mindestens 2 Tage vor dem Seminar ein. Öffne jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop, teste Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Präsentationsklicker und halte einen USB-Stick als Reserve bereit.
Schließe die Anmeldung nicht erst beim Catering ab: Erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher und bestelle danach passend. Plane Namensschilder und gedruckte Programme mit einer Reserve von etwa 10 Prozent.
Schicke die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor Beginn. Ergänze Parkinformationen, Einlasszeit und den Hinweis, wann die Registrierung öffnet – diese Angaben werden sonst häufig einzeln nachgefragt.
Sei mindestens 90 Minuten vor Beginn vor Ort. Kontrolliere zuerst die Räume, stelle Stühle, Tische und Podiumstisch auf und richte danach Registrierung, Buffet, Wasserkannen und Kaffeemaschinen ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Seminar organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher, besonders wenn Referenten, Raum und Technik noch gebucht werden müssen. Die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 5 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann verschickt man die Einladungen für ein Seminar?: Verschicke die Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Seminar. Eine Erinnerung mit Parkinformationen, Einlasszeit und Programm folgt 2 bis 3 Tage vor Beginn.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Seminars?: Plane für einen normalen Seminarraum mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Bei mehreren Präsentationsplätzen, zusätzlicher Tonanlage oder Buffet sind 2 Stunden sicherer.
Was muss man bei der Seminartechnik testen?: Teste spätestens am Vortag Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Mikrofone gemeinsam. Öffne jede Präsentation einmal und lege mindestens einen USB-Stick sowie ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.

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