Zo organiseer je een scoutinggroep open dag

Begin met een helder programma en werk daarna terug naar promotie, aanmeldingen en materiaal. Voor een scoutinggroep open dag moeten bezoekers snel zien waar ze zich melden, wat ze kunnen doen en bij wie ze terechtkunnen. Plan activiteitenstations met voldoende begeleiding en controleer het terrein vóór de opbouw op losse kabels, scherpe voorwerpen en onveilige plekken. Regel partytenten en verlichting op tijd, zodat regen of een donkere namiddag je programma niet stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Activiteiten voor bezoekers kiezen
3 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie in de buurt verspreiden
3 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Reserveringen voor materialen maken
10
Programma naar deelnemers sturen
2 personen
11
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Materialen uit opslag halen
3 personen
15
Activiteitenmaterialen controleren
3 personen
16
Hapjes voorbereiden
4 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Terrein controleren
3 personen
19
Terrein veilig maken
3 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Activiteitenstations opbouwen
6 personen
25
Speurtocht uitzetten
3 personen
26
Geluidsapparatuur testen
2 personen
27
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
28
Eetbuffet inrichten
3 personen
29
Briefing voor vrijwilligers geven
4 personen

Event

30
Bezoekers ontvangen
4 personen
31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Rondleidingen verzorgen
3 personen
33
Scoutingspellen begeleiden
6 personen
34
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
35
Speurtocht begeleiden
3 personen
36
Informatie over lidmaatschap geven
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Koffie en thee schenken
2 personen
40
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
41
Avondprogramma begeleiden
4 personen
42
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

43
Activiteitenmaterialen opruimen
5 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Keuken schoonmaken
3 personen
48
Toiletten schoonmaken
2 personen
49
Terrein schoonmaken
4 personen
50
Afvalcontainers legen
2 personen
51
Materialen terugbrengen
3 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Infopostersaantal 10

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Touwtrektouw
Pionnenaantal 30
Kompassetsaantal 10
Knutseltafelkledenaantal 6
Schaarsetsaantal 10
Kleurstiftenaantal 10
Touwrollenaantal 4
Houten stokkenaantal 30
Papieren speurtochtkaartenaantal 80

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per activiteitstation minimaal één vaste begeleider en houd daarnaast één vrijwilliger vrij voor ontvangst, vragen en onverwachte uitval. Zo hoeft een post niet onbeheerd te blijven wanneer iemand naar de registratiebalie moet.
Stuur het programma uiterlijk 3 dagen vooraf naar aangemelde deelnemers. Vermeld daarin de starttijd, route naar de ontvangstbalie, kledingadvies, dieetwensen en wat er gebeurt bij regen.
Controleer materialen niet pas tijdens de opbouw. Loop 1 week vooraf alle activiteitenmaterialen na, test microfoon, Bluetoothspeakers, waterkokers en verlichting en reserveer ontbrekende materialen meteen.
Zet de ontvangstbalie minimaal 30 minuten vóór de start klaar met deelnemersinformatie en een duidelijke indeling van de activiteiten. Gebruik een aparte plek voor aanmeldingen op de dag zelf, zodat de wachtrij niet de ingang blokkeert.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Bouw partytenten op vóór bezoekers arriveren, leg verlengkabels veilig vast en verplaats hapjes en dranken naar koelboxen als het warm wordt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een scoutinggroep open dag?: Leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en verspreid buurtpromotie uiterlijk 3 weken vóór de open dag, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en het vrijwilligersrooster te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een scoutinggroep open dag?: Reken op minimaal één vrijwilliger per actief activiteitenstation, plus 2 mensen voor ontvangst en 1 coördinator. Bij vijf stations heb je dus minstens 8 vrijwilligers nodig; plan één extra persoon als reserve voor pauzes of uitval.
Wanneer controleer je het terrein voor een open dag?: Doe een eerste veiligheidsronde 1 dag vooraf en een tweede controle op de ochtend zelf, uiterlijk 2 uur voor de start. Let op losse kabels, natte plekken, scherpe materialen en doorgangen die door tafels, stoelen of tenten worden geblokkeerd.
Hoeveel drinken moet je voorzien op een scoutinggroep open dag?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per bezoeker, afhankelijk van het weer en de inspanning van de activiteiten. Zet water zichtbaar bij de ontvangst en vul koelboxen en waterkannen vóór de start bij; voor koffie en thee zijn thermoskannen en waterkokers nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.