Organiser une journée portes ouvertes pour un groupe scout

Une journée portes ouvertes scout se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme une journée d’activités. Fixez la date et le programme avant de communiquer, afin que les familles sachent quoi découvrir et à quelle heure venir. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les rôles des bénévoles. La dernière semaine sert surtout à confirmer la météo, le matériel et l’installation du site. Le jour même, l’accueil doit être prêt avant l’arrivée du premier visiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Choisir des activités pour les visiteurs
3 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Diffuser la promotion dans le quartier
3 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Vérifier les prévisions météo
9
Faire les réservations de matériel
10
Envoyer le programme aux participants
2 personnes
11
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Sortir le matériel du stockage
3 personnes
15
Vérifier le matériel d’activité
3 personnes
16
Préparer les en-cas
4 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Contrôler le site
3 personnes
19
Sécuriser le site
3 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Monter les tentes de réception
4 personnes
22
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Installer les stands d’activités
6 personnes
25
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
26
Tester le matériel sonore
2 personnes
27
Installer le point café et thé
2 personnes
28
Installer le buffet
3 personnes
29
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

30
Accueillir les visiteurs
4 personnes
31
Enregistrer la présence
2 personnes
32
Assurer les visites guidées
3 personnes
33
Animer les jeux de scoutisme
6 personnes
34
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
35
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
36
Donner des informations sur l'adhésion
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
41
Encadrer le programme du soir
4 personnes
42
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

43
Ranger le matériel d'activités
5 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Nettoyer la cuisine
3 personnes
48
Nettoyer les toilettes
2 personnes
49
Nettoyer le site
4 personnes
50
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
51
Rapporter le matériel
3 personnes
52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
53
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 50
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Affiches d’informationqté 10

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Corde de tir à la corde
Cônesqté 30
Sets de boussolesqté 10
Nappes pour table de bricolageqté 6
Jeux de ciseauxqté 10
Feutres de couleurqté 10
Rouleaux de cordeqté 4
Bâtons en boisqté 30
Cartes papier de chasse au trésorqté 80

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par un programme simple avec deux ou trois temps forts et une activité accessible aux enfants qui arrivent sans inscription. Envoyez les invitations seulement quand les horaires, les activités et les modalités d’inscription sont confirmés.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez séparément le nombre d’enfants, d’adultes et les besoins alimentaires. Relancez les familles qui n’ont pas précisé ces informations au plus tard 3 jours avant l’ouverture.
Attribuez chaque créneau à un bénévole précis : accueil, activité, boissons, surveillance et rangement. Préparez un planning avec des relais toutes les 1 h 30 à 2 heures pour éviter que les mêmes personnes restent au stand toute la journée.
Vérifiez les réservations et le contenu du stockage au moins 7 jours avant : tentes, tables, chaises, rallonges, multiprises et matériel d’activité sont les éléments les plus pénibles à remplacer au dernier moment.
Installez d’abord l’accueil, les tables et les chaises, puis les stands d’activités et la chasse au trésor. Gardez les boissons au frais et préparez les en-cas après le contrôle et la sécurisation du site, afin de ne pas encombrer les zones de circulation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes scout ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez le matériel et répartissez les bénévoles 2 à 3 semaines à l’avance, puis confirmez les inscriptions et la météo pendant les 7 derniers jours.
Comment attirer des visiteurs à une journée portes ouvertes scout ?: Diffusez les invitations et la promotion dans le quartier environ 3 semaines avant l’événement. Rappelez le programme et le lien d’inscription 5 à 7 jours avant, avec une activité concrète pour les enfants et l’horaire d’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes scout ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 responsable par activité ouverte et 1 personne pour les boissons et les en-cas. Pour trois activités simultanées, comptez généralement 6 à 8 bénévoles afin d’assurer les pauses et la surveillance.
Quand installer les tentes et les stands d’activités ?: Montez les tentes et installez les tables le matin même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée des visiteurs. Contrôlez d’abord le site et sécurisez les câbles, puis mettez en place l’accueil, les stands et la chasse au trésor dans cet ordre.

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