Tag der offenen Tür bei der Pfadfindergruppe planen

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Programm mindestens vier Wochen vorher fest und beschränke dich auf gut betreubare Aktivitäten. Für jede Station sollte eine verantwortliche Person eingeplant sein, zusätzlich braucht der Empfang mindestens zwei Helfer gleichzeitig.
• Verschicke Einladungen und verteile Werbung in der Umgebung nicht erst kurz vor dem Termin. Eine Anmeldefrist von sieben Tagen lässt Zeit, Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und benötigtes Material nachzuführen.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, zusätzliche LED-Lampen und die Platzierung der Stationen. Bei Regen müssen Empfang, Verpflegung und empfindliche Materialien trotzdem trocken erreichbar bleiben.
• Kontrolliere drei bis fünf Tage vorher, ob Klapptische, Klappstühle, Registrierungstisch, Kühlboxen und Aktivitätsmaterial vorhanden sind. Verlängerungskabel, Wasserkocher und Mikrofon werden besonders leicht übersehen, wenn sie nicht separat reserviert werden.
• Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden für Geländecheck, Absicherung, Zelte, Tische, Empfang und Aktivitätsstationen ein. Getränke sollten spätestens eine Stunde vor Beginn kalt stehen, Snacks kurz vor dem Einlass vorbereitet sein und die Schnitzeljagd erst danach ausgesteckt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür bei den Pfadfindern planen?

Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Datum und Programm. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Werbung herausgehen, die Anmeldefrist endet idealerweise sieben Tage vorher.

Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?

Plane pro laufender Aktivitätsstation mindestens eine betreuende Person ein. Für Empfang und Anmeldung brauchst du mindestens zwei Helfer gleichzeitig; zusätzlich sollten zwei Personen für Aufbau, Verpflegung und spontane Aufgaben verfügbar sein.

Wann sollte man das Material für den Pfadfinder-Tag prüfen?

Prüfe Lagerbestand und Reservierungen drei bis fünf Tage vor der Veranstaltung. Am Vortag holst du das Material aus dem Lager und kontrollierst jede Station, damit fehlende Verlängerungskabel, Becher oder Servierutensilien noch ersetzt werden können.

Wann soll man Getränke und Snacks vorbereiten?

Stelle die Getränke etwa eine Stunde vor Beginn in Kühlboxen oder Kannen bereit. Bereite Snacks möglichst innerhalb der letzten zwei Stunden vor dem Einlass vor und berücksichtige dabei die gemeldeten Ernährungswünsche.

Ähnliche Pläne

• 24-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein 24-Stunden-Rennen brauchst
• Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
• 5-Kilometer-Wanderung organisieren: die Checkliste