Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del grupo scout
Una jornada de puertas abiertas scout funciona mejor cuando las familias saben qué ocurrirá y cada voluntario tiene una tarea concreta. Empieza fijando la fecha, el programa y las actividades para visitantes; después organiza las invitaciones, las inscripciones y el material. La última semana se centra en confirmar asistentes, revisar el tiempo y cerrar compras. El mismo día, monta primero recepción, carpas y estaciones de actividades, y deja la búsqueda del tesoro preparada antes de que lleguen los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
- 2
Elegir actividades para los visitantes
3 personas
- 3
Redactar invitaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Repartir la promoción en el barrio
3 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
- 8
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 9
Hacer reservas de material
- 10
Enviar el programa a los participantes
2 personas
- 11
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 13
Hacer la compra
3 personas
- 14
Sacar los materiales del almacén
3 personas
- 15
Comprobar el material de actividades
3 personas
- 16
Preparar aperitivos
4 personas
- 17
Enfriar las bebidas
2 personas
- 18
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 19
Asegurar el recinto
3 personas
- 20
Montar mesas y sillas
4 personas
- 21
Montar las carpas
4 personas
- 22
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 23
Colgar la decoración
3 personas
- 24
Montar estaciones de actividades
6 personas
- 25
Organizar la búsqueda del tesoro
3 personas
- 26
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 27
Montar el punto de café y té
2 personas
- 28
Montar el buffet
3 personas
- 29
Dar briefing a los voluntarios
4 personas
Evento
- 30
Recibir a los visitantes
4 personas
- 31
Registrar la asistencia
2 personas
- 32
Realizar las visitas guiadas
3 personas
- 33
Supervisar los juegos de scouts
6 personas
- 34
Coordinar la actividad de manualidades
3 personas
- 35
Guiar la búsqueda del tesoro
3 personas
- 36
Dar información sobre la membresía
2 personas
- 37
Servir aperitivos
3 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Servir café y té
2 personas
- 40
Recoger la basura y las botellas vacías
2 personas
- 41
Coordinar el programa de la noche
4 personas
- 42
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 43
Recoger el material de actividades
5 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 45
Desmontar las carpas
4 personas
- 46
Lavar la vajilla
3 personas
- 47
Limpiar la cocina
3 personas
- 48
Limpiar los baños
2 personas
- 49
Limpiar el recinto
4 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Devolver los materiales
3 personas
- 52
Devolver el material prestado
2 personas
- 53
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 50
- Tazas de cafécant. 50
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Jarras medidorascant. 2
Equipo
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles informativoscant. 10
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 4
- Cuerda para tira y afloja
- Conoscant. 30
- Juegos de brújulascant. 10
- Manteles para manualidadescant. 6
- Sets de tijerascant. 10
- Rotuladores de colorescant. 10
- Rollos de cuerdacant. 4
- Bastones de maderacant. 30
- Tarjetas de búsqueda del tesoro en papelcant. 80
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa con varias semanas de margen. Reserva bloques concretos para la recepción, las actividades y la búsqueda del tesoro, para que las familias sepan cuánto dura cada parte.
- Pide las inscripciones junto con las preferencias dietéticas y envía el programa antes del evento. Así puedes calcular aperitivos, bebidas, vasos, platos y cubiertos sin comprar a ciegas.
- Asigna turnos de voluntarios por horas, incluyendo recepción, actividades, comida y desmontaje. Reserva al menos una persona para resolver imprevistos y cubrir descansos.
- Comprueba el pronóstico del tiempo y revisa el recinto el día anterior. Si hay actividades al aire libre, monta las carpas y prepara una alternativa cubierta antes de que empiece la jornada.
- Saca el material del almacén y revisa cada estación antes de montar mesas y sillas. Prueba también los cables, regletas, altavoces y micrófono; los fallos de sonido suelen descubrirse demasiado tarde.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar una jornada de puertas abiertas scout?
- Fija la fecha y el programa al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones con tiempo suficiente para cerrar inscripciones, preferencias dietéticas, compras y turnos de voluntarios durante la semana anterior.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una jornada scout?
- Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 10 % de margen. Para una recepción de una hora, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona y confirma las necesidades dietéticas antes de hacer la compra.
- ¿Cuándo debo montar las carpas y las estaciones de actividades?
- Monta carpas, recepción y estaciones entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los visitantes. Deja la búsqueda del tesoro preparada y señalizada como mínimo 30 minutos antes de abrir las puertas.
- ¿Qué hago si llueve el día de puertas abiertas scout?
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la misma mañana. Prepara una alternativa bajo carpa o en un espacio cubierto y decide quién cambia el montaje al menos 2 horas antes del inicio.
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