Zo organiseer je een scoutingfestival zonder gaten in de planning

Begin met de datum, locatie en meldingen voordat je activiteiten of muziek vastlegt. Daarna bouw je het festival op rond aanmeldingen, vrijwilligers en een programma met duidelijke tijdvakken. Voor een scoutingfestival moet je bovendien spelmateriaal, geluid, EHBO en bewegwijzering tegelijk controleren. Werk de laatste week met één draaiboek en een plattegrond, zodat elke vrijwilliger weet waar hij moet zijn en wat er klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Programma samenstellen
3 personen
7
Spelactiviteiten selecteren
3 personen
8
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Indeling vrijwilligers maken
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Plattegrond afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
17
Spelmateriaal controleren
2 personen
18
Geluidsapparatuur testen
2 personen
19
EHBO-materialen controleren
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
4 personen
23
Materialen verzamelen
4 personen
24
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
25
Verse producten koelen
2 personen
26
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
27
Terrein inspecteren
3 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
30
Podiumplek vrijmaken
3 personen
31
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Stroomkabels veilig wegwerken
2 personen
34
Decoratie ophangen
4 personen
35
Informatiebalie inrichten
2 personen
36
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
37
Spelposten uitzetten
6 personen
38
Creatieve hoek inrichten
3 personen
39
Eetkraam inrichten
4 personen
40
Dranken koud zetten
3 personen
41
Hapjes voorbereiden
5 personen
42
Buffet klaarzetten
4 personen
43
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
44
Afvalpunten plaatsen
2 personen
45
Toiletten controleren
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

47
Openingsmuziek starten
48
Bezoekers ontvangen
4 personen
49
Aanmeldingen registreren
3 personen
50
Naambadges uitdelen
2 personen
51
Programma toelichten
52
Spelactiviteiten begeleiden
10 personen
53
Creatieve activiteiten begeleiden
4 personen
54
Kampvuuractiviteiten begeleiden
3 personen
55
Hapjes serveren
4 personen
56
Buffet serveren
5 personen
57
Dranken uitgeven
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Koffie en thee verzorgen
2 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
62
Eindprogramma aankondigen
63
Bezoekers uitzwaaien
4 personen
64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

65
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Terrein grof opruimen
6 personen
68
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
69
Partytenten afbreken
6 personen
70
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
73
Verlichting verwijderen
3 personen
74
Servies afwassen
4 personen
75
Keuken schoonmaken
3 personen
76
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
77
Terrein schoonmaken
5 personen
78
Toiletten schoonmaken
2 personen
79
Materialen terugbrengen
3 personen
80
Geleende spullen retourneren
2 personen
81
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelaantal 4
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 220
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekopjesaantal 40
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Papieren slingersaantal 10
Naambadgesaantal 220
Stiftenaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Handmegafoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Scharenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Vuilniszakhoudersaantal 6
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 5
Schoonmaakhandschoenenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Frisbeesaantal 12
Touwtrektouwaantal 2
Springtouwenaantal 10
Pionnenaantal 40
Estafettestokkenaantal 12
Waterballonnenaantal 500
Knutselkartonaantal 100
Verfpottenaantal 20
Kwastenaantal 30
Lijmsticksaantal 30
Veiligheidsscharenaantal 20
Stoepkrijtaantal 20
Touwaantal 4
Houten stokkenaantal 30
Pionlintaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 100
Veiligheidshesjesaantal 15
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 4
Afzetlintaantal 4
Nooddekenaantal 6

Administratie

Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Contantgeldkist
Polsbandjesaantal 220
Plakbandaantal 8
Nietmachinesaantal 3

Tips

Leg datum, locatie en vergunningen eerst vast. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf; zonder duidelijkheid hierover kun je uitnodigingen, reserveringen en het programma niet betrouwbaar plannen.
Open de aanmeldingen voordat je hoeveelheden bestelt. Verzamel meteen dieetwensen en sluit de inschrijving bijvoorbeeld 10 dagen voor het festival, zodat je eten, badges en vrijwilligersindeling kunt afronden.
Maak het programma in blokken van 30 tot 60 minuten. Plan naast spelactiviteiten ook wisseltijd, eetmomenten en een alternatief bij slecht weer; juist die ruimte ontbreekt vaak in een eerste versie.
Test geluid en stroom niet pas op de festivaldag. Controleer actieve speakers, mengpaneel, microfoons, standaards, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 2 dagen vooraf op één plek.
Zet houdbare voorraad en materialen eerder klaar, maar koel verse producten pas op het laatste moment. Print draaiboek, plattegrond, routeborden en programmaposters uiterlijk de avond ervoor en wijs één persoon aan voor de eindcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een scoutingfestival organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en meldingen. Plan de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligersindeling, materiaalcontrole en het definitieve draaiboek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een scoutingfestival?: Maak eerst per onderdeel een bezetting en plan per post minstens 2 personen als er toezicht of aflossing nodig is. Houd daarnaast een reserve van ongeveer 10% van je totale vrijwilligersgroep vrij voor uitval en onverwachte taken.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een scoutingfestival?: Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het festival. Dan heb je nog tijd om dieetwensen te verwerken, naambadges te maken, boodschappen te controleren en de vrijwilligersindeling af te ronden.
Wanneer controleer je het geluid en de spelmaterialen?: Controleer spelmateriaal en EHBO-materialen uiterlijk 2 dagen vooraf. Test het volledige geluidssysteem op dezelfde termijn en doe op de festivaldag nog één korte controle van kabels, microfoons en stroompunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.