Organiser un festival de scoutisme : la méthode

Un festival de scoutisme demande d’abord une organisation solide, puis une mise en place très concrète. Commence par confirmer la date et le lieu, vérifier les autorisations et ouvrir les inscriptions avant de construire le programme. Prévois ensuite les bénévoles, les activités, la musique, les repas et le matériel par zones. Les dernières vérifications concernent la météo, les stocks, le son, les premiers secours et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir les inscriptions
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Établir le programme
3 personnes
7
Sélectionner les activités de jeu
3 personnes
8
Établir le programme musical
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Imprimer le plan
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
17
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
18
Tester le matériel sonore
2 personnes
19
Vérifier le matériel de premiers secours
20
Vérifier les prévisions météo
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
4 personnes
23
Rassembler le matériel
4 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
25
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
26
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
27
Inspecter le site
3 personnes
28
Monter les tentes de réception
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Libérer l'emplacement du podium
3 personnes
31
Installer l’équipement sonore
3 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Cacher les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
34
Installer la décoration
4 personnes
35
Installer le comptoir d'information
2 personnes
36
Installer la table d’inscription
2 personnes
37
Installer les postes de jeu
6 personnes
38
Aménager l'espace créatif
3 personnes
39
Installer le stand de restauration
4 personnes
40
Mettre les boissons au frais
3 personnes
41
Préparer les en-cas
5 personnes
42
Mettre le buffet en place
4 personnes
43
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
44
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

47
Lancer la musique d’ouverture
48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
50
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
51
Présenter le programme
52
Encadrer les activités de jeux
10 personnes
53
Encadrer les activités créatives
4 personnes
54
Animer les activités autour du feu de camp
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
56
Servir le buffet
5 personnes
57
Distribuer les boissons
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Préparer le café et le thé
2 personnes
60
Rassembler les déchets
2 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
62
Annoncer le programme final
63
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes
64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

65
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer grossièrement le terrain
6 personnes
68
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
69
Démonter les tentes de fête
6 personnes
70
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Ranger le matériel audio
3 personnes
73
Retirer l'éclairage
3 personnes
74
Faire la vaisselle
4 personnes
75
Nettoyer la cuisine
3 personnes
76
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
77
Nettoyer le site
5 personnes
78
Nettoyer les toilettes
2 personnes
79
Rapporter le matériel
3 personnes
80
Rendre les articles empruntés
2 personnes
81
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Table de buffetqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Tasses à caféqté 40
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Guirlandes en papierqté 10
Badges nominatifsqté 220
Marqueursqté 20
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Mégaphone à main

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Ciseauxqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Porte-sacs-poubelleqté 6
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 5
Gants de nettoyageqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Frisbeesqté 12
Corde de tir à la cordeqté 2
Cordes à sauterqté 10
Cônesqté 40
Témoins de relaisqté 12
Balles d'eauqté 500
Carton à bricolageqté 100
Pots de peintureqté 20
Pinceauxqté 30
Bâtons de colleqté 30
Ciseaux de sécuritéqté 20
Craie de trottoirqté 20
Cordeqté 4
Bâtons en boisqté 30
Ruban de balisageqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 100
Gilets de sécuritéqté 15
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 4
Ruban de balisageqté 4
Couverture de survieqté 6

Administration

Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 500
Caisse d'espèces
Braceletsqté 220
Ruban adhésifqté 8
Agrafeusesqté 3

Conseils

Bloque la date et le lieu plusieurs mois à l’avance : les autorisations, les réservations et le recrutement des bénévoles prennent souvent plus de temps que prévu. Vérifie aussi les règles locales avant d’envoyer les invitations.
Ferme les inscriptions avec une date limite clairement annoncée, idéalement 10 à 14 jours avant le festival. Utilise le nombre de participants pour ajuster les repas, les badges, les sièges et la répartition des bénévoles.
Prépare le déroulé et le plan sur papier, puis imprime-les avant le jour J. Affiche le programme, les panneaux indicateurs et les consignes de sécurité à des endroits visibles dès l’arrivée.
Teste le matériel sonore au moins la veille : table de mixage, microphones, pieds de micro, rallonges et multiprises. Garde les câbles hors des passages et prévois une solution simple si le son tombe en panne.
Fais les courses après avoir vérifié la liste des inscrits et les besoins alimentaires. Installe les produits non périssables à l’avance, mais réfrigère les produits frais dès leur réception et contrôle les prévisions météo le dernier jour.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de scoutisme ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec inscriptions, autorisations, programme et bénévoles. Commence encore plus tôt si le lieu ou le matériel doit être réservé.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un festival scout ?: Ouvre les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant l’événement et fixe une date de clôture 10 à 14 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartis les bénévoles par fonctions : accueil, activités, repas, technique, sécurité et rangement. Pour un petit festival, prévois au minimum 1 responsable par zone et une réserve de 2 à 3 personnes pour les pauses ou les imprévus.
Quand préparer le matériel et la signalétique ?: Rassemble le matériel non périssable 2 à 3 jours avant, puis vérifie le son, les jeux et les premiers secours la veille. Installe les panneaux, les tables et les espaces d’accueil le jour même, avant l’arrivée des participants.

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