Een schrijversavond organiseren: zo pak je het aan

Begin een schrijversavond niet met de aankleding, maar met het programma en de mensen op het podium. Leg eerst de datum, auteurs, moderator, locatie en zaalindeling vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Verzamel auteursinformatie en publieksvragen ruim vóór de avond, zodat de moderator gericht kan werken. Test op de dag zelf alle microfoons, luidsprekers, laptopverbindingen en leeslampen voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma bevestigen
2 personen
2
Auteurs en moderator vastleggen
2 personen
3
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Techniek en microfoons reserveren
8
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
9
Programma en tijdschema maken
2 personen
10
Auteursinformatie verzamelen
11
Publieksvragen verzamelen
12
Herinnering aan bezoekers sturen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Programma's en naambadges printen
16
Auteursstukken klaarleggen
17
Bezoekerslijst en pennen klaarleggen
18
Zaal en toiletten controleren
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen opstellen
3 personen
21
Spreektafel en leeslamp plaatsen
2 personen
22
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
23
Microfoons testen
2 personen
24
Verlichting instellen
2 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
27
Boekentafel inrichten
2 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen

Event

29
Auteurs en moderator ontvangen
2 personen
30
Bezoekers registreren
3 personen
31
Programma's uitdelen
2 personen
32
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
33
Openingswoord verzorgen
34
Eerste auteursgesprek begeleiden
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
38
Tweede auteursgesprek begeleiden
2 personen
39
Publieksvragen modereren
40
Buffet klaarzetten
3 personen
41
Buffet serveren
4 personen
42
Tafels afruimen
3 personen
43
Derde auteursgesprek begeleiden
2 personen
44
Boekverkoop begeleiden
2 personen
45
Auteurs laten signeren
2 personen
46
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
47
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

48
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
49
Boekentafel afbouwen
2 personen
50
Servies verzamelen
3 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
53
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
54
Zaal en toiletten schoonmaken
2 personen
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Spreektafel
Boekentafelaantal 2
Garderoberekaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Leeslampenaantal 3
Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Boekensteunenaantal 6
Naamkaartjesaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 3
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 20 tot 30 minuten en reserveer aan het einde minstens 15 minuten voor publieksvragen. Zo loopt een uitgelopen auteursgesprek niet meteen door in de catering of afsluiting.
Vraag auteurs uiterlijk 7 dagen vooraf om hun bio, leestekst en uitspraak van hun naam. Leg de stukken per auteur klaar bij de spreektafel en zet de benodigde leeslampen vooraf op de juiste hoogte.
Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken vooraf en stuur 2 dagen voor de avond een herinnering. Gebruik de aanmeldingen om dieetwensen, de bezoekerslijst en het aantal programma's en naamkaartjes te bepalen.
Bereken koffie, thee en andere dranken apart voor ontvangst en pauze; koel dranken uiterlijk 2 uur voor aanvang en zet koffie in thermoskannen klaar. Zet servies en opscheplepels op één vaste plek, zodat de catering niet tijdens een gesprek hoeft te worden aangevuld.
Bouw de techniek minstens 90 minuten voor aanvang op. Test beide draadloze microfoons, het mengpaneel, de HDMI-verbinding en het geluid vanaf de achterste stoel; leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een schrijversavond?: Reken voor een programma met twee of drie auteurs op 2 tot 2,5 uur. Plan bijvoorbeeld 90 minuten voor gesprekken en voordrachten, 15 minuten publieksvragen en 15 tot 30 minuten voor ontvangst of pauze.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een schrijversavond?: Stuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor de avond. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 2 tot 3 dagen vooraf, zodat je catering, stoelen, naamkaartjes en de bezoekerslijst kunt afronden.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een schrijversavond?: Voor een moderator en twee auteurs heb je meestal 3 microfoons nodig: één per spreker. Reserveer daarnaast minimaal één microfoonstandaard en test het volledige systeem 90 minuten voor aanvang.
Wanneer test je de techniek voor een schrijversavond?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en HDMI-verbinding uiterlijk 90 minuten voor de start. Doe daarna nog een korte controle zodra de zaal is ingericht, omdat verplaatste stoelen of tafels het geluid kunnen beïnvloeden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.