Einen Autorenabend Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Autorenabend entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Abend ruhig beginnt oder schon beim Einlass stockt. Kläre zuerst Datum, Programm, Autoren, Moderation und Raum; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Technik. Plane Zeit für Ernährungswünsche, Publikumsfragen und den Büchertisch ein. Am Veranstaltungstag prüfst du Saal, Toiletten, Mikrofone und Beleuchtung, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm bestätigen
2 Personen
2
Autoren und Moderator festlegen
2 Personen
3
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Technik und Mikrofone reservieren
8
Cateringmengen berechnen
2 Personen
9
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
10
Autoreninformationen sammeln
11
Publikumsfragen sammeln
12
Erinnerung an Besucher senden
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Getränke kühlen
2 Personen
15
Programme und Namensschilder drucken
16
Autorenunterlagen bereitlegen
17
Besucherliste und Stifte bereitlegen
18
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
19
Tische aufstellen
3 Personen
20
Stühle aufstellen
3 Personen
21
Rednertisch und Leselampe aufstellen
2 Personen
22
Tontechnik anschließen
2 Personen
23
Mikrofone testen
2 Personen
24
Beleuchtung einrichten
2 Personen
25
Dekoration aufhängen
2 Personen
26
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
27
Büchertisch einrichten
2 Personen
28
Empfangstheke einrichten
2 Personen

Event

29
Autorinnen und Moderatorin empfangen
2 Personen
30
Besucher registrieren
3 Personen
31
Programme ausgeben
2 Personen
32
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
33
Eröffnungsrede halten
34
Erstes Autorengespräch begleiten
2 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
38
Zweites Autorengespräch begleiten
2 Personen
39
Publikumsfragen moderieren
40
Buffet vorbereiten
3 Personen
41
Buffet servieren
4 Personen
42
Tische abräumen
3 Personen
43
Drittes Autorengespräch begleiten
2 Personen
44
Buchverkauf begleiten
2 Personen
45
Autoren signieren lassen
2 Personen
46
Abschiedsgetränke servieren
2 Personen
47
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

48
Tonanlage ausschalten
2 Personen
49
Büchertisch abbauen
2 Personen
50
Geschirr sammeln
3 Personen
51
Abfall sammeln
2 Personen
52
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
53
Küche und Buffet reinigen
3 Personen
54
Saal und Toiletten reinigen
2 Personen
55
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
56
Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 10
Rednertisch
BüchertischAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

LeselampenAnz. 3
StimmungsleuchtenAnz. 6

Dekoration

TischläuferAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
BuchstützenAnz. 6
NamensschilderAnz. 10

Küche

KühlboxenAnz. 3
WasserkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Programm, Autoren und Moderation zuerst und verschicke die Einladungen anschließend. So stehen in der Einladung verlässliche Informationen zu Ablauf und Mitwirkenden.
Sammle Anmeldungen, Ernährungswünsche und Publikumsfragen in einer Liste. Schicke registrierten Gästen spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Abend eine Erinnerung mit Beginn, Einlass und Anreisehinweisen.
Plane die Technik nicht erst beim Aufbau: Reserviere Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und Mischpult mindestens 7 Tage vorher. Teste jedes Mikrofon sowie Laptop, HDMI-Kabel und Stromversorgung am Veranstaltungstag.
Bereite den Raum mindestens 2 Stunden vor dem Einlass vor. Stelle zuerst Tische und Stühle, danach Rednertisch, Leselampen, Beleuchtung und Dekoration auf; für den Techniktest bleiben so mindestens 30 Minuten.
Lege Autorenunterlagen, Besucherliste, Stifte, Programme und Namensschilder an einem festen Empfangspunkt bereit. Kühle Getränke frühzeitig und berechne Catering nach den bestätigten Anmeldungen statt nach einer groben Schätzung.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Autorenabend planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Autoren und Moderation. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Autorenabend?: Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Sitzplätze, Rednertisch, Büchertisch und Dekoration ein. Für Tontechnik, Mikrofonprobe und Beleuchtung solltest du zusätzlich 30 bis 45 Minuten reservieren.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Autorenabend?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Bei Kaffee solltest du zusätzlich 2 Tassen pro Gast einplanen und einige koffeinfreie Optionen vorsehen.
Wann sollte man die Gäste an einen Autorenabend erinnern?: Sende die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Nenne darin Beginn, Einlass, Adresse, Hinweise zur Anmeldung und gegebenenfalls den Ablauf, damit am Empfang weniger Rückfragen entstehen.

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