Zo organiseer je een schrijfwedstrijd

Begin niet met uitnodigingen, maar met de spelregels en de schrijfopdracht. Leg daarna de jury, locatie, inschrijving en planning vast, zodat deelnemers precies weten waar ze aan toe zijn. Reken tijd voor het verwerken van aanmeldingen, het verzamelen van dieetwensen en het maken van naamkaartjes. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, voldoende schrijfmateriaal en een jurybriefing vóór de eerste inzending wordt beoordeeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
2
Schrijfopdracht bepalen
2 personen
3
Juryleden uitnodigen
4
Locatie reserveren
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Juryafspraken bevestigen
10
Prijzen bestellen
11
Bevestigingen versturen
12
Deelnemerslijst controleren
13
Catering bestellen
14
Wedstrijdmateriaal inkopen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Regels en programma printen
17
Beoordelingsformulieren printen
18
Certificaten invullen
2 personen
19
Jurybriefing voorbereiden
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Prijzen controleren
22
Materialen per tafel verdelen
2 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Jurytafel inrichten
2 personen
28
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
29
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
30
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
31
Deelnemers registreren
3 personen
32
Opening en uitleg geven
2 personen
33
Schrijfopdracht uitdelen
3 personen
34
Schrijfwedstrijd begeleiden
4 personen
35
Tijdwaarschuwingen geven
36
Inzendingen innemen
3 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Inzendingen aan jury geven
2 personen
40
Jurybeoordeling begeleiden
4 personen
41
Publiekslezingen begeleiden
2 personen
42
Uitslag voorbereiden
2 personen
43
Winnaars bekendmaken
2 personen
44
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
45
Groepsfoto maken
2 personen
46
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Restanten veilig verpakken
2 personen
48
Afval verzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen
52
Materialen inventariseren
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Ongepubliceerde inzendingen archiveren
55
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Jurytafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker

Kantoorartikelen

Schrijfblokkenaantal 60
Balpennenaantal 100
Potlodenaantal 60
Gummenaantal 30
Puntenslijpersaantal 10
Klembordenaantal 10
Enveloppenaantal 70
Documentmappenaantal 10
Tafelnummersaantal 8
Stembriefjesaantal 60
Stembus
Notitieblokken juryaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4
Badgehoudersaantal 60

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafellopersaantal 8
Prijzentafelbord

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Veger en blikaantal 2
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de regels vast vóór je het aanmeldformulier maakt. Zet daarin onder meer de maximale lengte, schrijftijd, beoordelingscriteria, manier van inleveren en wat er gebeurt bij een gelijke eindscore.
Nodig juryleden vroeg uit en bevestig hun afspraken opnieuw in de laatste week. Geef ze vooraf de schrijfopdracht, beoordelingsformulieren en een korte briefing, zodat de beoordeling niet pas op locatie wordt uitgelegd.
Maak de inschrijving sluitend met een deelnemerslijst. Controleer namen, contactgegevens en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf; maak daarna naamkaartjes en bevestigingen, zodat de registratietafel niet hoeft te zoeken.
Verdeel het wedstrijdmateriaal per tafel voordat deelnemers binnenkomen. Leg bijvoorbeeld schrijfblokken, balpennen, potloden, gummen, puntenslijpers en klemborden klaar en houd reserve-exemplaren apart bij de organisatie.
Plan de opbouw achteruit vanaf het startmoment. Zet tafels en stoelen klaar, richt een registratietafel en jurytafel in, controleer verlengsnoeren en stekkerdozen en zorg dat regels, programma en stembriefjes al geprint zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schrijfwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je regels, schrijfopdracht, jury en locatie vast; daarna volgen inschrijving, catering, prijzen en materialen.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een schrijfwedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden als je deelnemers eerlijk wilt vergelijken en een gelijke score wilt kunnen opvangen. Geef ieder jurylid vóór de start dezelfde criteria en beoordelingsformulieren.
Wanneer moet je de inschrijving voor een schrijfwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen vóór de wedstrijd. Dan heb je tijd om de deelnemerslijst te controleren, naamkaartjes te maken, dieetwensen door te geven en voldoende materiaal per tafel klaar te leggen.
Wat moet je op de dag van een schrijfwedstrijd klaarzetten?: Zet minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de deelnemers de tafels, stoelen, registratie- en jurytafel klaar. Controleer daarna schrijfmateriaal, geprinte regels, beoordelingsformulieren, stembriefjes, stembus, prijzen en de briefing voor de jury.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.