Einen Schreibwettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Schreibwettbewerb entscheidet nicht nur die Schreibaufgabe über den Ablauf. Du brauchst früh klare Regeln, eine verlässliche Jury, einen passenden Raum und ausreichend Material für jeden Tisch. Beginne mit Format und Bewertung, öffne danach die Anmeldung und plane Verpflegung sowie Preise anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Schreibplätze und Juryunterlagen getrennt vorbereitet sein, damit der Wettbewerb pünktlich starten kann.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Spielregeln festlegen
2 Personen
- 2
Schreibaufgabe festlegen
2 Personen
- 3
Jurymitglieder einladen
- 4
Location reservieren
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Jurytermine bestätigen
- 10
Preise bestellen
- 11
Bestätigungen versenden
- 12
Teilnehmerliste prüfen
- 13
Catering bestellen
- 14
Wettkampfmaterial kaufen
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Regeln und Programm drucken
- 17
Bewertungsformulare drucken
- 18
Zertifikate ausfüllen
2 Personen
- 19
Jurybriefing vorbereiten
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Preise prüfen
- 22
Materialien pro Tisch verteilen
2 Personen
Event
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 27
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 28
Wettkampfmaterial bereitlegen
3 Personen
- 29
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 30
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 31
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 32
Eröffnung und Erklärung geben
2 Personen
- 33
Schreibaufgabe austeilen
3 Personen
- 34
Schreibwettbewerb betreuen
4 Personen
- 35
Zeitwarnungen geben
- 36
Einreichungen annehmen
3 Personen
- 37
Snacks servieren
3 Personen
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Beiträge der Jury übergeben
2 Personen
- 40
Jurybewertung begleiten
4 Personen
- 41
Publikumsvorträge betreuen
2 Personen
- 42
Ergebnis vorbereiten
2 Personen
- 43
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 44
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
- 45
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 46
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 47
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 48
Abfall sammeln
3 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 50
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 51
Location reinigen
3 Personen
- 52
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 53
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 54
Unveröffentlichte Einsendungen archivieren
- 55
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- Jurytisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaraffeAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
Büromaterial
- SchreibblöckeAnz. 60
- KugelschreiberAnz. 100
- BleistifteAnz. 60
- RadiergummisAnz. 30
- BleistiftspitzerAnz. 10
- KlemmbretterAnz. 10
- UmschlägeAnz. 70
- DokumentenmappenAnz. 10
- TischnummernAnz. 8
- StimmzettelAnz. 60
- Wahlurne
- Notizblöcke JuryAnz. 6
- MarkerAnz. 12
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- BadgehalterAnz. 60
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- TischläuferAnz. 8
- Preistischschild
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Kehrschaufel und BesenAnz. 2
- Wischset
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Schreibaufgabe, Zeitlimit und Bewertungskriterien fest, bevor du Einladungen verschickst. Drucke die Regeln und das Programm spätestens 2 Tage vorher aus und gib der Jury dieselbe Version.
- Lade mindestens 3 Jurymitglieder ein und bestätige ihre Termine 7 Tage vor dem Wettbewerb. Bereite pro Jurymitglied ein Bewertungsformular-Set und einen Notizblock vor.
- Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin und prüfe danach die Teilnehmerliste. Erfasse Ernährungswünsche zu diesem Zeitpunkt, damit das Catering nicht nachträglich geändert werden muss.
- Plane pro Schreibplatz einen Schreibblock, einen Kugelschreiber, einen Bleistift, einen Radiergummi und ein Klemmbrett ein. Lege das Material vor dem Einlass auf den Tischen aus, statt es bei der Registrierung zu verteilen.
- Sei mindestens 90 Minuten vor Beginn in der Location. Stelle Registrierungstisch und Jurytisch getrennt auf, prüfe Verlängerungskabel und Lautsprecher und lege Umschläge, Stimmzettel und Wahlurne für die Auswertung bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Schreibwettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Reserviere den Raum und lade die Jury zuerst ein; die Anmeldung kann danach starten und etwa 3 bis 5 Tage vor dem Termin schließen.
- Wie viele Jurymitglieder braucht ein Schreibwettbewerb?
- Plane mindestens 3 Jurymitglieder ein, damit die Bewertung nicht an einer einzelnen Person hängt. Bestätige ihre Verfügbarkeit spätestens 7 Tage vorher und bereite für jede Person eigene Bewertungsunterlagen vor.
- Wie viel Material braucht man pro Teilnehmer?
- Rechne pro Teilnehmer mit mindestens einem Schreibblock, einem Kugelschreiber, einem Bleistift, einem Radiergummi und einem Klemmbrett. Lege zusätzlich einige Ersatzteile bereit, etwa 10 Prozent über der Teilnehmerzahl.
- Wann sollte man die Location für den Schreibwettbewerb öffnen?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit stellst du Tische und Stühle auf, verteilst das Material, richtest die Registrierung ein und prüfst Technik sowie Jurybereich.
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