Zo organiseer je een schooltentoonstelling

Begin met het programma, het thema en een overzicht van alle deelnemers en werkstukken. Reserveer daarna de locatie en maak een indeling waarin bezoekers logisch langs de presentatie lopen. Regel uitnodigingen, aanmeldingen en catering op basis van aantallen, terwijl je werkstukken controleert, codeert en van bijschriften voorziet. Plan de laatste dagen vooral voor techniek, bewegwijzering, transport en de opbouw van tafels, panelen en presentatiemateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en programma vaststellen
3 personen
2
Deelnemers en werkstukken inventariseren
2 personen
3
Tentoonstellingslocatie reserveren
4
Opbouwplan voor de ruimte maken
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
11
Catering bestellen
12
Technische benodigdheden reserveren
13
Werkstukken controleren
3 personen
14
Werkstukken coderen
2 personen
15
Bijschriften opstellen
3 personen
16
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
17
Route- en zaalbordjes maken
2 personen
18
Programma afdrukken
2 personen
19
Bezoekerslijst afdrukken
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Werkstukken naar locatie brengen
4 personen
22
Locatie en toiletten controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Tentoonstellingspanelen plaatsen
4 personen
25
Tafelkleden aanbrengen
2 personen
26
Werkstukken per thema indelen
4 personen
27
Werkstukken ophangen
4 personen
28
Werkstukken op tafels plaatsen
3 personen
29
Bijschriften bevestigen
3 personen
30
Verlichting op werkstukken richten
2 personen
31
Informatietafel inrichten
2 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Hapjes op schalen leggen
3 personen
37
Naamstickers klaarleggen
38
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
39
Toiletten bevoorraden
40
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

41
Deuren openen
2 personen
42
Bezoekers registreren
2 personen
43
Programma's uitdelen
44
Bezoekers naar zalen verwijzen
2 personen
45
Werkstukken toelichten
4 personen
46
Catering serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Afvalbakken legen
51
Tentoonstelling bewaken
2 personen
52
Fotomoment begeleiden
53
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

56
Werkstukken voorzichtig verwijderen
4 personen
57
Panelen en decoratie afbreken
4 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
62
Zalen schoonmaken
3 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen
65
Materialen tellen en verpakken
3 personen
66
Werkstukken terugbrengen
4 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Restanten opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Tentoonstellingspanelenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 6

Presentatie

Presentatiebordenaantal 20
Fotolijstenaantal 30
Werkstukstandaardsaantal 20
Klembordenaantal 6
Prikbordenaantal 6
Acrylhoudersaantal 24
Sieradenstandaardsaantal 6
Sculptuurvoetenaantal 8
Vitrinekastenaantal 2
Schaaltjes voor labelsaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 8
Vlaggetjesaantal 6
Kunstplantenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Vaasjesaantal 10
LED-kaarsenaantal 20
Fotohokje-accessoires

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beeldschermenaantal 2
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Waterkannenaantal 6

Registratie

Registratietafelbord
Bezoekersbadgehoudersaantal 100
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Naamstickervellenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Veiligheid

Kabelafdekkersaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf een inventaris van alle werkstukken. Noteer per stuk de maker, afmetingen, kwetsbaarheid en benodigde standaard, lijst, vitrine of ophanging.
Werk de plattegrond uit voordat je tafels en tentoonstellingspanelen reserveert. Houd een duidelijke looproute vrij en plan bij elk werkstuk ruimte voor een leesbaar bijschrift.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging klaar is en sluit het minimaal zeven dagen voor de tentoonstelling. Gebruik het eindtotaal voor bezoekers, dieetwensen, programma's en catering.
Test laptop, beeldschermen, projector, projectiescherm, LED-spots en kabels minstens één week vooraf op de locatie. Controleer daarna of verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten veilig kunnen liggen.
Plan de opbouw niet op het laatste moment: reserveer minimaal drie uur voor tafels, stoelen, panelen, tafelkleden, werkstukken, bordjes en een laatste controle van toiletten en route.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een schooltentoonstelling?: Begin ongeveer acht weken vooraf met thema, programma, deelnemers en locatie. Reserveer de techniek en bestel de catering uiterlijk twee weken van tevoren; sluit de aanmeldingen zeven dagen voor de opening.
Hoeveel tijd heb je nodig om een schooltentoonstelling op te bouwen?: Reken op minimaal drie uur voor een kleine tot middelgrote tentoonstelling. Voeg extra tijd toe wanneer werkstukken kwetsbaar zijn, er een projector moet worden getest of de ruimte met meerdere panelen wordt ingericht.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een schooltentoonstelling?: Stuur de uitnodigingen ongeveer vier weken voor de tentoonstelling. Vermeld een uiterste aanmelddatum van zeven dagen vooraf, zodat je bezoekerslijst, programma en cateringhoeveelheden op tijd kunt afronden.
Hoe maak je een goede indeling voor een schooltentoonstelling?: Begin met de grootste werkstukken en vaste onderdelen zoals vitrinekasten, projectiescherm en presentatieborden. Laat daarna een vrije bezoekersroute over en plaats bijschriften direct naast de werken; reserveer ten minste 30 centimeter leesruimte rond elk label.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.