Eine Schulausstellung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Schulausstellung müssen zuerst Thema, Programm und Ausstellungsort feststehen. Danach erfasst du Teilnehmer und Werke, planst die Raumaufteilung und öffnest die Anmeldung. In den letzten Wochen kommen Einladungen, Bildunterschriften, Technik, Catering und Beschilderung hinzu. Plane den Aufbau nicht erst am Veranstaltungstag: Ausstellungspanels, Tische, Beleuchtung und Exponate brauchen eine feste Reihenfolge und eine abschließende Kontrolle.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Thema und Programm festlegen
3 Personen
- 2
Teilnehmer und Werke erfassen
2 Personen
- 3
Ausstellungsort reservieren
- 4
Aufbauplan für den Raum erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen gestalten
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 11
Catering bestellen
- 12
Technisches Equipment reservieren
- 13
Werke kontrollieren
3 Personen
- 14
Werkstücke codieren
2 Personen
- 15
Bildunterschriften verfassen
3 Personen
- 16
Besucherplan erstellen
2 Personen
- 17
Wegweiser und Raumschilder erstellen
2 Personen
- 18
Programm drucken
2 Personen
- 19
Besucherliste ausdrucken
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Exponate zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 22
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 23
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 24
Ausstellungspanels aufstellen
4 Personen
- 25
Tischdecken auflegen
2 Personen
- 26
Werke nach Thema einteilen
4 Personen
- 27
Werkarbeiten aufhängen
4 Personen
- 28
Exponate auf den Tischen platzieren
3 Personen
- 29
Beschriftungen anbringen
3 Personen
- 30
Beleuchtung auf die Exponate ausrichten
2 Personen
- 31
Infotisch einrichten
2 Personen
- 32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 33
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 34
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 36
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 37
Namensaufkleber bereitlegen
- 38
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
- 39
Toiletten auffüllen
- 40
Empfangsteam einweisen
3 Personen
Event
- 41
Türen öffnen
2 Personen
- 42
Besucher registrieren
2 Personen
- 43
Programme ausgeben
- 44
Besucher zu den Hallen leiten
2 Personen
- 45
Werke erläutern
4 Personen
- 46
Catering ausgeben
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 49
Geschirr sammeln
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
- 51
Ausstellung bewachen
2 Personen
- 52
Fotomoment begleiten
- 53
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 55
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Werke vorsichtig entfernen
4 Personen
- 57
Paneele und Dekoration abbauen
4 Personen
- 58
Catering aufräumen
3 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 62
Räume reinigen
3 Personen
- 63
Toiletten reinigen
2 Personen
- 64
Fundsachen sammeln
- 65
Materialien zählen und verpacken
3 Personen
- 66
Werke zurückbringen
4 Personen
- 67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Reste verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 40
- AusstellungspanelsAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
- HockerAnz. 6
Präsentation
- PräsentationstafelnAnz. 20
- BilderrahmenAnz. 30
- WerkstückständerAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- PinnwändeAnz. 6
- AcrylhalterAnz. 24
- SchmuckständerAnz. 6
- SkulpturfüßeAnz. 8
- VitrinenschränkeAnz. 2
- Schälchen für EtikettenAnz. 6
Dekoration
- GirlandenAnz. 8
- WimpelAnz. 6
- KunstpflanzenAnz. 8
- Dekorative StoffeAnz. 6
- VasenAnz. 10
- LED-KerzenAnz. 20
- Fotobox-Zubehör
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 20
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- BildschirmeAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 3
- USB-SticksAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- WasserkannenAnz. 6
Registrierung
- Registrierungstisch-Schild
- BesucherausweishüllenAnz. 100
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- NamensetikettenbögenAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- MüllbeutelhalterAnz. 8
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Staubsauger
- BesensetsAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 2
Sicherheit
- KabelabdeckungenAnz. 12
- WarnschilderAnz. 4
- ArbeitshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Ausstellungsort früh und erstelle anschließend einen maßstabsnahen Aufbauplan. Markiere darin Ausstellungspanels, Tische, Sitzplätze, Besucherwege, Toiletten und Stromanschlüsse.
- Erfasse jedes Werk mit einem Code und prüfe es vor dem Transport. Schreibe Bildunterschriften nicht erst beim Aufbau, sondern lege sie spätestens einige Tage vorher gesammelt zum Ausdrucken bereit.
- Plane die Anmeldung mit einer Frist von etwa 7 bis 10 Tagen. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab, damit du die Cateringmenge nicht anhand von Schätzungen bestellen musst.
- Teste Laptop, Bildschirme, Projektor, Leinwand und LED-Spots vor dem Aufbau gemeinsam. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und Kabelkanäle, da fehlende Stromwege am Veranstaltungstag häufig Zeit kosten.
- Bereite Wegweiser, Raumschilder, Programm und Besucherliste vor dem Aufbau vor. Kontrolliere am selben Tag zuerst Raum und Toiletten, stelle dann Mobiliar und Präsentationsflächen auf und bringe die Exponate erst danach hinein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Schulausstellung organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Thema, Programm und Raumreservierung. Spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin sollten Teilnehmer, Werke, Einladungen und Technik geplant sein.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Schulausstellung verschicken?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 3 bis 4 Wochen vor der Ausstellung. Setze für die Anmeldung eine Frist von 7 bis 10 Tagen, damit Catering und Besucherliste rechtzeitig feststehen.
- Wie plant man den Aufbau einer Schulausstellung?
- Erstelle den Aufbauplan mindestens 1 Woche vorher und trage Panels, Tische, Stühle, Exponate, Besucherwege und Stromquellen ein. Rechne am Veranstaltungstag je nach Raumgröße mit mehreren Stunden für Aufbau, Beschriftung und Techniktest.
- Was wird bei einer Schulausstellung häufig vergessen?
- Oft fehlen fertige Bildunterschriften, klare Wegweiser, Kabelkanäle oder eine gedruckte Besucherliste. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und kontrolliere Raum und Toiletten zusätzlich direkt vor dem Einlass.
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