Zo organiseer je een schoolmusical zonder last-minute stress

Begin met de datum, zaal en musicalkeuze voordat je uitnodigingen of kaartverkoop opzet. Daarna leg je de cast, rollen en repetities vast en werk je stap voor stap aan decor, kostuums, licht en geluid. Houd kaartverkoop, dieetwensen en reserveringen bij in één overzicht. In de laatste weken draait het vooral om testen, labelen en een draaiboek waarmee vrijwilligers en techniek precies weten wat er wanneer gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2 personen
2
Musical en cast bepalen
4 personen
3
Vergunningen en afspraken controleren
2 personen
4
Begroting en ticketprijs vaststellen
2 personen
5
Rollen en repetitiedata plannen
3 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Kaartverkoop en gastenlijst bijhouden
2 personen
11
Reserveringen maken
2 personen
12
Programma en zaalindeling maken
2 personen
13
Decorontwerp uitwerken
3 personen
14
Rekwisietenlijst samenstellen
2 personen
15
Kostuums passen en labelen
4 personen
16
Lichtplan maken
2 personen
17
Geluidsplan maken
2 personen
18
Decor en rekwisieten maken
6 personen
19
Kostuums compleet maken
4 personen
20
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
21
Draaiboek afdrukken
2 personen
22
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
23
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Voorraad en materialen controleren
2 personen
27
Laatste repetitie houden
8 personen
28
Kostuums klaarleggen
3 personen
29
Decoronderdelen klaarzetten
4 personen

Event

30
Zaal en nooduitgangen controleren
2 personen
31
Techniek testen
3 personen
32
Licht instellen
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Decor opbouwen
6 personen
35
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
36
Kleedkamers inrichten
3 personen
37
Cateringtafel opbouwen
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Kassa en entree inrichten
2 personen
41
Programma's klaarleggen
2 personen
42
Publiek ontvangen
4 personen
43
Kaartjes controleren
2 personen
44
Garderobe bemannen
2 personen
45
Eerste voorstelling begeleiden
6 personen
46
Pauzedranken serveren
5 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
49
Zaal tussentijds controleren
2 personen
50
Tweede voorstelling voorbereiden
5 personen
51
Publiek opnieuw ontvangen
4 personen
52
Tweede voorstelling begeleiden
6 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Publiek uitgeleiden
4 personen
55
Garderobe afronden
2 personen
56
Kas afsluiten
2 personen

Nazorg

57
Decor afbreken
6 personen
58
Rekwisieten sorteren
3 personen
59
Kostuums verzamelen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Zaal schoonmaken
4 personen
63
Keuken schoonmaken
2 personen
64
Techniek afkoppelen
3 personen
65
Materialen terugbrengen
3 personen
66
Geleende kostuums retourneren
2 personen
67
Zaalinventaris terugzetten
3 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
69
Foto's en bestanden archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 200
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 6
Kleedkamerstoelenaantal 24

Servies

Glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Taartvorkjesaantal 220
Messenaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messen voor keukenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 4
Decorpanelenaantal 12
Decoratieve plantenaantal 8
Kunstbloemenaantal 20
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonnenlintaantal 4
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Touwaantal 4
Kartonplatenaantal 30
Acrylverfaantal 12
Kwastenaantal 20
Verfrollersaantal 6
Schilderstapeaantal 8
Lijmpistolenaantal 4
Lijmsticksaantal 40
Nietmachinesaantal 4
Nietenaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Kabelgotenaantal 12
Naamlabelsaantal 100
Kledinghoezenaantal 40
Kledinglabelsaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Hapjesschalenaantal 12
Broodmandenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Servettenaantal 500
Tafelkledenaantal 12
Menukaartenhoudersaantal 8
Thermometeraantal 2
Boodschappen

Tips

Plan de zaal eerst en controleer meteen vergunningen, afspraken en beschikbare techniek. Reserveer extra tijd voor opbouw, soundcheck en het opruimen; die uren worden vaak vergeten.
Leg repetitiedata en verantwoordelijkheden vroeg vast. Plan naast scènes ook aparte momenten voor muziek, microfoons, decorwissels en een volledige doorloop.
Maak één bijgewerkte gastenlijst waarin kaartverkoop, reserveringen en dieetwensen samenkomen. Controleer die lijst uiterlijk 48 uur voor de voorstelling en geef wijzigingen door aan de catering.
Test licht en geluid niet pas op de speeldag. Controleer alle draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, de laptop en HDMI- en verlengkabels tijdens een technische repetitie.
Label kostuums per speler en leg rekwisieten per scène klaar. Druk het draaiboek en de vrijwilligersinstructies af en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan, zodat vragen niet bij één persoon blijven liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolmusical organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, zaal, musical en cast. Reserveer de laatste 2 weken voor technische repetities, kostuumcontroles en een volledige doorloop.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een schoolmusical?: Reken meestal op 8 tot 12 repetities, afhankelijk van de lengte en moeilijkheidsgraad. Plan daarnaast minimaal 1 aparte technische repetitie en 1 volledige doorloop in de zaal.
Wanneer moet je kaartjes voor een schoolmusical versturen of verkopen?: Start de kaartverkoop ongeveer 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Sluit de reserveringen 2 tot 3 dagen vooraf af, zodat je gastenlijst en cateringhoeveelheden nog kunt controleren.
Hoeveel drank en catering heb je nodig bij een schoolmusical?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en stem hapjes af op het aantal verkochte plaatsen. Controleer dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en koop bederfelijke producten pas kort voor de voorstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.