Ein Schulmusical Schritt für Schritt organisieren

Ein Schulmusical gelingt, wenn du zuerst Termin, Saal und Stück festlegst und danach Besetzung, Proben und Technik planst. Rechne rückwärts vom Aufführungstag: Genehmigungen, Einladungen, Ticketverkauf und Kostüme brauchen mehr Vorlauf als gedacht. Besonders oft fehlen am Ende beschriftete Kostüme, vollständige Musikdateien oder ein getesteter Anschluss zwischen Laptop, Mischpult und Lautsprechern. Mit einem festen Ablauf behältst du Bühne, Backstage, Publikum und Bewirtung gleichzeitig im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Saal festlegen
2 Personen
2
Musical und Besetzung festlegen
4 Personen
3
Genehmigungen und Absprachen prüfen
2 Personen
4
Budget und Ticketpreis festlegen
2 Personen
5
Rollen und Probenzeiten planen
3 Personen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
10
Ticketverkauf und Gästeliste führen
2 Personen
11
Reservierungen vornehmen
2 Personen
12
Programm und Raumaufteilung erstellen
2 Personen
13
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
14
Requisitenliste zusammenstellen
2 Personen
15
Kostüme anprobieren und beschriften
4 Personen
16
Lichtplan erstellen
2 Personen
17
Schallkonzept erstellen
2 Personen
18
Dekor und Requisiten herstellen
6 Personen
19
Kostüme vervollständigen
4 Personen
20
Musikdateien sammeln
2 Personen
21
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
22
Freiwilligenanweisungen erstellen
2 Personen
23
Cateringmengen berechnen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
27
Generalprobe abhalten
8 Personen
28
Kostüme bereitlegen
3 Personen
29
Dekorationsteile bereitstellen
4 Personen

Event

30
Saal und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
31
Technik testen
3 Personen
32
Licht einstellen
2 Personen
33
Mikrofone testen
2 Personen
34
Dekor aufbauen
6 Personen
35
Requisiten bereitstellen
3 Personen
36
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
37
Catering-Tisch aufbauen
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen
41
Programme bereitlegen
2 Personen
42
Publikum empfangen
4 Personen
43
Eintrittskarten kontrollieren
2 Personen
44
Garderobe besetzen
2 Personen
45
Erste Vorstellung begleiten
6 Personen
46
Pausengetränke servieren
5 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
49
Saal zwischendurch kontrollieren
2 Personen
50
Zweite Vorstellung vorbereiten
5 Personen
51
Publikum erneut empfangen
4 Personen
52
Zweite Vorstellung begleiten
6 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Publikum verabschieden
4 Personen
55
Garderobe abschließen
2 Personen
56
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

57
Deko abbauen
6 Personen
58
Requisiten sortieren
3 Personen
59
Kostüme einsammeln
4 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Abfall sammeln
3 Personen
62
Saal reinigen
4 Personen
63
Küche reinigen
2 Personen
64
Technik abkoppeln
3 Personen
65
Materialien zurückbringen
3 Personen
66
Geliehene Kostüme zurückgeben
2 Personen
67
Saalinventar zurückstellen
3 Personen
68
Fundsachen sammeln
2 Personen
69
Fotos und Dateien archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 200
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 6
UmkleidestühleAnz. 24

Geschirr

GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
TortengabelnAnz. 220
MesserAnz. 80

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8
ScherenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Messer für die KücheAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 4
DekorplattenAnz. 12
Dekorative PflanzenAnz. 8
KunstblumenAnz. 20
PapiergirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonbandAnz. 4
KlebebandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
KartonplattenAnz. 30
AcrylfarbeAnz. 12
PinselAnz. 20
FarbrollenAnz. 6
AbdeckbandAnz. 8
HeißklebepistolenAnz. 4
KlebestifteAnz. 40
TackerAnz. 4
HeftklammernAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
KabelkanäleAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
KleiderhüllenAnz. 40
KleideretikettenAnz. 60

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
HäppchenplattenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 6
KaffeefilterAnz. 100
ServiettenAnz. 500
TischdeckenAnz. 12
MenükartenhalterAnz. 8
ThermometerAnz. 2
Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Saal zuerst fest und prüfe anschließend Genehmigungen, Absprachen und Raumaufteilung. Plane mindestens einen vollständigen Technik- und Bühnenaufbau vor der Aufführung ein.
Bestimme Musical und Besetzung, bevor du Probenzeiten verteilst. Reserviere pro Woche feste Probezeiten und plane in den letzten 7 Tagen mindestens eine Probe mit Kostümen, Requisiten und Mikrofonen.
Starte Einladungen und Ticketverkauf erst mit einer klaren Gästeliste und einem Anmeldeschluss. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Aufführung, damit die Cateringmengen verlässlich berechnet werden können.
Erstelle Licht- und Schallplan nicht erst am Aufführungstag. Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
Beschrifte Kostüme und ordne Requisiten nach Szenen. Richte Umkleidetische, Umkleidestühle und Kleiderständer so ein, dass Darsteller mindestens 30 Minuten vor Beginn alles finden und wechseln können.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Schulmusical organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Stück und Besetzung. Einladungen und Ticketverkauf sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung starten.
Wie viele Proben braucht ein Schulmusical?: Plane mindestens 6 bis 8 gemeinsame Proben ein, zusätzlich zu einzelnen Proben für Rollen und Musik. In der letzten Woche sollte eine komplette Durchlaufprobe mit Technik, Kostümen und Requisiten stattfinden.
Wann muss man die Technik für ein Schulmusical testen?: Führe den vollständigen Techniktest mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Musikdateien, Laptop, HDMI-Kabel und Stromversorgung gemeinsam mit dem Ablaufplan.
Wann soll man das Catering für ein Schulmusical bestellen?: Berechne die Mengen nach dem Anmeldeschluss, spätestens 5 Tage vor der Aufführung. Berücksichtige dabei bestätigte Gäste, Helfer sowie gemeldete Ernährungswünsche und plane Getränke für die Pause separat ein.

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