Zo organiseer je een schoolkamp zonder last-minute chaos

Begin een schoolkamp niet met activiteiten, maar met overzicht. Leg eerst vast wie meegaat, welke medische gegevens en dieetwensen gelden en welke toestemmingen nog ontbreken. Reserveer daarna vervoer, kampeerterrein en activiteiten, voordat je de indeling en het programma maakt. In de laatste weken verschuift de aandacht naar materiaal, boodschappen, bagage en het weer. Zo voorkom je dat een ontbrekende tent, onduidelijk noodcontact of vergeten allergie pas op locatie wordt ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
2 personen
5
Medische informatie verzamelen
2 personen
6
Noodcontacten controleren
2 personen
7
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
8
Vervoer reserveren
9
Kampeerterrein reserveren
10
Activiteiten reserveren
2 personen
11
Kampindeling maken
3 personen
12
Kamer- en tentindeling maken
3 personen
13
Dagprogramma uitwerken
3 personen
14
Weersvoorspelling controleren
15
Alternatief regenprogramma maken
3 personen
16
Boodschappenlijst maken
2 personen
17
Boodschappen bestellen
2 personen
18
Kampmateriaal controleren
3 personen
19
Kampeermateriaal aanvullen
2 personen
20
EHBO-materiaal aanvullen
2 personen
21
Materialen labelen
3 personen
22
Bagage-instructies versturen
23
Boodschappen ophalen
3 personen
24
Vers voedsel koelen
2 personen
25
Bagage verzamelen
4 personen
26
Vervoer laden
4 personen

Event

27
Aanwezigheid registreren
3 personen
28
Bagage inladen
4 personen
29
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
30
Naar kampterrein reizen
6 personen
31
Tentlocaties aanwijzen
3 personen
32
Tenten opzetten
10 personen
33
Bagage verdelen
4 personen
34
Avondeten voorbereiden
4 personen
35
Avondeten serveren
5 personen
36
Kampregels uitleggen
3 personen
37
Avondactiviteit begeleiden
6 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Avondsnack uitdelen
2 personen
40
Nachttoezicht uitvoeren
3 personen
41
Ontbijt voorbereiden
4 personen
42
Ontbijt serveren
5 personen
43
Dagmateriaal uitdelen
3 personen
44
Ochtendactiviteit begeleiden
6 personen
45
Lunchpakketten uitdelen
4 personen
46
Middagactiviteit begeleiden
8 personen
47
Fruit en drinken uitdelen
3 personen
48
Diner voorbereiden
5 personen
49
Diner serveren
5 personen
50
Avondspel begeleiden
6 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Nachttoezicht uitvoeren
3 personen
53
Ontbijt voorbereiden
4 personen
54
Ontbijt serveren
5 personen
55
Ochtendactiviteit begeleiden
6 personen
56
Lunch voorbereiden
4 personen
57
Lunch serveren
5 personen
58
Middagactiviteit begeleiden
8 personen
59
Tenten controleren
4 personen
60
Diner voorbereiden
5 personen
61
Diner serveren
5 personen
62
Slotavond begeleiden
6 personen
63
Avondsnack uitdelen
2 personen
64
Nachttoezicht uitvoeren
3 personen
65
Ontbijt voorbereiden
4 personen
66
Ontbijt serveren
5 personen
67
Tenten afbreken
10 personen
68
Terrein schoonmaken
8 personen
69
Bagage sorteren
4 personen
70
Vervoer laden
5 personen
71
Aanwezigheid controleren
3 personen
72
Terugreis begeleiden
6 personen

Nazorg

73
Bagage uitladen
5 personen
74
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
75
Materialen schoonmaken
5 personen
76
Servies afwassen
4 personen
77
Afval afvoeren
3 personen
78
Koelboxen legen
2 personen
79
Materiaal inventariseren
3 personen
80
Geleend materiaal retourneren
2 personen
81
Locatie schoon opleveren
4 personen
82
Ouders informeren over afronding

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertentenaantal 20
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Picknickbankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 100
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks-messenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Gasbrandersaantal 4
Kookpannenaantal 8
Koekenpannenaantal 4
Waterketelsaantal 4
Jerrycansaantal 8
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 20
Slingerverlichtingaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Korfballenaantal 4
Volleybalnet
Volleyballenaantal 4
Frisbeesaantal 8
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 30
Lintjesaantal 40
Spelkaartenaantal 8
Gezelschapsspellenaantal 8

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 6
Afwasborstelsaantal 8
Sponzenaantal 12
Herbruikbare doekenaantal 20
Emmersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekrollenaantal 12

Catering

EHBO-koffersaantal 3
Drinkwatercontainersaantal 6
Lunchboxenaantal 80
Koelelementenaantal 40
Boodschappen

Tips

Verzamel toestemmingsformulieren, medische informatie, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk twee weken voor vertrek. Controleer daarna per leerling of alle gegevens compleet zijn; één ontbrekend formulier kan de bagage- of groepsindeling vertragen.
Maak de kamer- en tentindeling pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Houd per slaapruimte een overzicht bij en zet een reserveoptie klaar voor een afmelding of wijziging op de laatste dag.
Werk het dagprogramma uit met vaste eet-, rust- en verzamelmomenten. Plan activiteiten niet aansluitend zonder buffer: houd minstens 15 minuten over tussen vervoer, maaltijden en programmaonderdelen.
Controleer kampmateriaal en EHBO-materiaal minimaal één week vooraf. Test gasbranders, verlengkabels, stekkerdozen en LED-lantaarns en label opbergkratten, kookmateriaal en persoonlijke bagage voordat alles wordt verzameld.
Maak naast de weersvoorspelling ook een regenprogramma dat een volledig dagdeel kan vullen. Controleer 24 uur voor vertrek opnieuw het weer en haal vers voedsel pas op de dag zelf of maximaal één dag eerder op, zodat het gekoeld blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolkamp organiseren?: Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf met het kampeerterrein, vervoer en activiteiten. Verzamel formulieren en gezondheidsinformatie uiterlijk 2 weken voor vertrek en controleer materiaal 7 dagen vooraf.
Wanneer verstuur je de bagage-instructies voor een schoolkamp?: Stuur de bagage-instructies ongeveer 2 weken voor vertrek. Geef uiterlijk 3 dagen vooraf een korte herinnering met vertrektijd, verzamelplaats, slaapindeling en wat kinderen niet mogen meenemen.
Hoe maak je een goede kampindeling voor een schoolkamp?: Maak eerst de definitieve deelnemerslijst en verwerk daarna medische aandachtspunten, slaapvoorkeuren en toezicht. Rond de kamer- of tentindeling 7 dagen vooraf af en deel de indeling alleen met de begeleiders als privacy dat vereist.
Hoeveel tijd plan je voor de voorbereiding van een schoolkamp?: Reken op minstens 2 voorbereidende momenten: een controle 2 weken vooraf en een materiaal- en boodschappencheck 1 week vooraf. Reserveer op de vertrekdag 60 tot 90 minuten voor bagage verzamelen, vers voedsel koelen en de laatste telling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.