Schullandheim organisieren: So planst du die Fahrt

Eine Schullandheimfahrt steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge: Erst Teilnehmende, Einverständnisse und medizinische Angaben klären, dann Transport, Unterkunft und Aktivitäten buchen. Danach folgen Zimmer- oder Zeltaufteilung, Tagesprogramm, Einkäufe und Materialkontrolle. Plane außerdem von Anfang an eine Regenalternative ein. Besonders häufig fehlen kurz vor der Abfahrt Notfallkontakte, gekühlte Lebensmittel, beschriftete Materialien oder klare Gepäckanweisungen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
5
Medizinische Informationen sammeln
2 Personen
6
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
7
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
8
Transport reservieren
9
Campingplatz reservieren
10
Aktivitäten reservieren
2 Personen
11
Campaufteilung erstellen
3 Personen
12
Zimmer- und Zeltaufteilung erstellen
3 Personen
13
Tagesprogramm ausarbeiten
3 Personen
14
Wettervorhersage prüfen
15
Alternatives Regenprogramm erstellen
3 Personen
16
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
17
Einkäufe bestellen
2 Personen
18
Campmaterial kontrollieren
3 Personen
19
Campingausrüstung ergänzen
2 Personen
20
Erste-Hilfe-Material auffüllen
2 Personen
21
Materialien beschriften
3 Personen
22
Gepäckanweisungen senden
23
Einkäufe abholen
3 Personen
24
Frische Lebensmittel kühlen
2 Personen
25
Gepäck sammeln
4 Personen
26
Transport beladen
4 Personen

Event

27
Anwesenheit erfassen
3 Personen
28
Gepäck einladen
4 Personen
29
Sicherheitsanweisungen geben
3 Personen
30
Zum Campgelände reisen
6 Personen
31
Zeltstandorte festlegen
3 Personen
32
Zelte aufbauen
10 Personen
33
Gepäck verteilen
4 Personen
34
Abendessen vorbereiten
4 Personen
35
Abendessen servieren
5 Personen
36
Campregeln erklären
3 Personen
37
Abendprogramm betreuen
6 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Abendsnack ausgeben
2 Personen
40
Nachtwache durchführen
3 Personen
41
Frühstück vorbereiten
4 Personen
42
Frühstück servieren
5 Personen
43
Tagesmaterial ausgeben
3 Personen
44
Morgenaktivität begleiten
6 Personen
45
Lunchpakete verteilen
4 Personen
46
Nachmittagsaktivität begleiten
8 Personen
47
Obst und Getränke ausgeben
3 Personen
48
Abendessen vorbereiten
5 Personen
49
Abendessen servieren
5 Personen
50
Abendspiel begleiten
6 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Nachtwache durchführen
3 Personen
53
Frühstück vorbereiten
4 Personen
54
Frühstück servieren
5 Personen
55
Morgenaktivität begleiten
6 Personen
56
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
57
Mittagessen servieren
5 Personen
58
Nachmittagsaktivität begleiten
8 Personen
59
Zelte kontrollieren
4 Personen
60
Abendessen vorbereiten
5 Personen
61
Abendessen servieren
5 Personen
62
Abschlussabend begleiten
6 Personen
63
Abendsnack ausgeben
2 Personen
64
Nachtwache durchführen
3 Personen
65
Frühstück vorbereiten
4 Personen
66
Frühstück servieren
5 Personen
67
Zelte abbauen
10 Personen
68
Gelände reinigen
8 Personen
69
Gepäck sortieren
4 Personen
70
Transport beladen
5 Personen
71
Anwesenheit prüfen
3 Personen
72
Rückreise begleiten
6 Personen

Nachbereitung

73
Gepäck ausladen
5 Personen
74
Fundsachen sammeln
2 Personen
75
Materialien reinigen
5 Personen
76
Geschirr abwaschen
4 Personen
77
Abfall entsorgen
3 Personen
78
Kühlboxen leeren
2 Personen
79
Material inventarisieren
3 Personen
80
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
81
Ort sauber übergeben
4 Personen
82
Eltern über den Abschluss informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CampingzelteAnz. 20
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 12
PicknickbänkeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
GasbrennerAnz. 4
KochtöpfeAnz. 8
PfannenAnz. 4
WasserkesselAnz. 4
KanisterAnz. 8
TablettsAnz. 8

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile LautsprecherAnz. 2
MegafoneAnz. 2
PowerbanksAnz. 8

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 12
StirnlampenAnz. 20
LichtergirlandeAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
KorbbälleAnz. 4
Volleyballnetz
VolleyballsAnz. 4
FrisbeesAnz. 8
SpringseileAnz. 8
KegelAnz. 30
BändchenAnz. 40
SpielkartenAnz. 8
GesellschaftsspieleAnz. 8

Reinigung

SpülbeckenAnz. 6
SpülbürstenAnz. 8
SchwämmeAnz. 12
Wiederverwendbare TücherAnz. 20
EimerAnz. 8
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchrollenAnz. 12

Catering

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
TrinkwassercontainerAnz. 6
LunchboxenAnz. 80
KühlelementeAnz. 40
Einkäufe

Tipps

Lege Teilnehmerliste und Anmeldungen früh zusammen und erfasse Ernährungswünsche, medizinische Informationen sowie Notfallkontakte in einer aktuellen Übersicht. Prüfe diese Angaben spätestens 7 Tage vor der Abfahrt erneut.
Reserviere Transport, Campingplatz und Aktivitäten erst, wenn die Gruppengröße belastbar ist. Bestätige alle Buchungen und Abfahrtszeiten mindestens 14 Tage vorher schriftlich.
Erstelle Zimmer- oder Zeltaufteilung und Campaufteilung nicht erst vor Ort. Teile die Plätze mindestens 3 Tage vor der Abfahrt zu und sende die Gepäckanweisungen gleichzeitig an alle Teilnehmenden.
Plane neben dem Tagesprogramm ein konkretes Regenprogramm mit Material und Zeitfenstern. Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor der Abfahrt und passe Kleidung, Aktivitäten und Einkäufe an.
Kontrolliere Campingausrüstung, Erste-Hilfe-Material, Gasbrenner, Kochtöpfe, Kühlboxen, Kanister und LED-Laternen vor dem Packen. Beschrifte Materialien, kühle frische Lebensmittel rechtzeitig und sammle das Gepäck spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schullandheim organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen und Reservierungen. Transport, Unterkunft und Aktivitäten sollten spätestens 4 Wochen vor der Abfahrt feststehen.
Was muss man vor einer Schullandheimfahrt von den Eltern abfragen?: Erfrage Anmeldung, Ernährungswünsche, medizinische Informationen, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen. Setze eine Rückgabefrist von mindestens 14 Tagen vor der Abfahrt und prüfe fehlende Angaben 7 Tage vorher nach.
Wann sollte man die Zimmer- oder Zeltaufteilung machen?: Erstelle die Aufteilung, sobald die Anmeldungen verbindlich sind, idealerweise 3 bis 7 Tage vor der Fahrt. So kannst du Unverträglichkeiten, besondere medizinische Hinweise und Gruppengrößen noch berücksichtigen.
Wann soll man das Gepäck für das Schullandheim sammeln?: Sammle das Gepäck spätestens am Vortag und kontrolliere es anhand der Gepäckanweisungen. Frische Lebensmittel gehören bis zur Abfahrt in Kühlboxen oder Kühlschränke; die Wettervorhersage solltest du 48 Stunden vorher nochmals prüfen.

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