Organiser un camp scolaire sans rien laisser au hasard

Un camp scolaire se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les dates et le budget, puis les inscriptions, les autorisations et la logistique. Les oublis les plus gênants concernent souvent les données médicales, les besoins alimentaires, la répartition des tentes et le matériel réellement disponible. Prévoyez aussi un programme avec des horaires réalistes, un responsable par groupe et une vérification finale des achats, des prévisions météo et des bagages. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’à l’enregistrement des élèves au départ.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du camp
2 personnes
2
Réserver des emplacements de camping
3
Réserver le transport
4
Élaborer le programme et l’itinéraire
3 personnes
5
Établir le budget et les modalités de paiement
2 personnes
6
Inviter les parents
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Vérifier les données médicales
2 personnes
10
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
11
Regrouper les contacts d’urgence
2 personnes
12
Constituer les groupes et répartir les tentes
3 personnes
13
Acheter les activités et les jeux
2 personnes
14
Planifier les repas et le menu
3 personnes
15
Établir la liste de courses
2 personnes
16
Vérifier le matériel de tente
2 personnes
17
Vérifier le matériel de cuisine
2 personnes
18
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
3 personnes
21
Réfrigérer et répartir les courses
3 personnes
22
Étiqueter le matériel
3 personnes
23
Charger les bagages et le matériel
4 personnes
24
Envoyer les informations de départ

Événement

25
Enregistrer la présence
2 personnes
26
Charger les bagages
4 personnes
27
Accompagner le trajet aller
5 personnes
28
Expliquer le site et les règles de sécurité
3 personnes
29
Monter les tentes
10 personnes
30
Répartir les bagages dans les tentes
4 personnes
31
Préparer les boissons de bienvenue
2 personnes
32
Préparer le repas du soir
4 personnes
33
Servir le dîner
4 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Animer le jeu du soir
5 personnes
36
Accompagner la toilette du soir et le brossage des dents
3 personnes
37
Répartir la surveillance de nuit
2 personnes
38
Effectuer une ronde du site
2 personnes
39
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
40
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
41
Nettoyer les tables et la cuisine
4 personnes
42
Encadrer l’activité du matin
5 personnes
43
Préparer les paniers-repas
4 personnes
44
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
45
Accompagner le parcours de randonnée
5 personnes
46
Animer le jeu de l’après-midi
5 personnes
47
Distribuer des collations
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Préparer un repas chaud
5 personnes
50
Servir le repas chaud
5 personnes
51
Animer la soirée feu de camp
4 personnes
52
Distribuer les en-cas du soir
2 personnes
53
Vérifier les tentes et le terrain
2 personnes
54
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
55
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
56
Démonter les tentes
8 personnes
57
Débarrasser le site des déchets
6 personnes
58
Charger les bagages et le matériel
5 personnes
59
Effectuer le contrôle de départ
3 personnes
60
Accompagner le retour
5 personnes
61
Remettre les élèves aux parents
3 personnes

Suivi

62
Décharger le matériel
4 personnes
63
Faire sécher le matériel de tente
3 personnes
64
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
65
Nettoyer les glacières et les bacs
2 personnes
66
Collecter et jeter les déchets
3 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Ranger le stock non périssable restant
2 personnes
69
Traiter les notes de frais et les factures
2 personnes
70
Rendre les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 36
Tables de pique-niqueqté 6
Poubellesqté 6

Camping

Tentes pour 4 personnesqté 10
Matelas de couchageqté 35
Sacs de couchageqté 35
Coussinsqté 35
Bâches de solqté 10
Piquetsqté 80
Haubansqté 20
Marteaux en caoutchoucqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Thermosqté 4

Cuisine

Brûleurs à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 4
Grandes marmitesqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 3
Bidons d'eauqté 6

Équipement

Rallonges électriquesqté 3
Lampes de pocheqté 10
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Corde de tir à la corde
Boussoleqté 6
Cartes de parcours imperméablesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 8
Extincteursqté 2

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Serviettesqté 12

Administration

Étiquettes nominativesqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Pochettes de documents imperméablesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu, les emplacements de camping et le transport. Gardez une marge d’au moins 30 minutes dans l’itinéraire pour les pauses, les retards et l’installation sur place.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le départ. Vous aurez alors le temps de relancer les familles, de vérifier les autorisations, les contacts d’urgence et les informations médicales.
Répartissez les élèves en groupes et dans les tentes avant le jour du départ. Pour une tente de 4 personnes, confirmez qui dort avec qui et notez les besoins particuliers dans un document accessible aux encadrants.
Planifiez les repas à partir du nombre final de participants, en séparant les régimes et allergies avant les courses. Réfrigérez ensuite les produits concernés et répartissez les provisions par repas ou par journée.
Faites une vérification matérielle 24 à 48 heures avant le départ : tentes, matelas, sacs de couchage, bâches, piquets, réchauds, bouteilles de gaz, bidons d’eau, lampes et trousse de premiers secours. Étiquetez les sacs et chargez le matériel selon l’ordre d’utilisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp scolaire ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le camping et le transport, d’obtenir les autorisations, de traiter les inscriptions et d’ajuster les repas et les groupes.
Quand envoyer les informations de départ aux parents ?: Envoyez les informations définitives 7 jours avant le départ, puis un rappel 24 heures avant. Indiquez l’heure et le lieu de rendez-vous, les affaires à prévoir, le programme, les coordonnées d’urgence et l’heure estimée du retour.
Comment gérer les repas d’un camp scolaire ?: Demandez les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis arrêtez le menu au plus tard 10 jours avant le départ. Prévoyez les quantités pour chaque repas et conservez les aliments sensibles dans des glacières adaptées.
Quand vérifier le matériel de camping ?: Contrôlez tout le matériel 48 heures avant le départ et faites un dernier comptage au chargement. Testez notamment les tentes, les haubans, les lampes, les batteries externes et le matériel de cuisine avant de quitter l’établissement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.