Zo organiseer je een schoolbraderie zonder last-minute chaos

Begin met datum, programma en terreinindeling voordat je kraamhouders uitnodigt. Controleer daarna vergunningen en verzekering, leg leveranciers vast en open het aanmeldformulier. Zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen, kun je kramen, stroompunten, vrijwilligers en catering logisch plannen. De laatste week draait vooral om bevestigen: leveringen, kraamhuur, betalingen, dieetwensen, routeborden en veiligheidsinstructies. Zo voorkom je dat op de ochtend zelf nog tafels, contant geld of verlengkabels moeten worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Leveranciers reserveren
5
Kraamhouders benaderen
3 personen
6
Uitnodigingen versturen
3 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Sociale aankondiging plaatsen
2 personen
9
Plattegrond van terrein maken
2 personen
10
Kramen indelen
2 personen
11
Stroompunten inventariseren
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Kraamhuur bevestigen
15
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
16
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
17
Leveringen bevestigen
18
Prijslijst samenstellen
2 personen
19
Betaalwijze bepalen
2 personen
20
Contant geld bestellen
21
Kraamlabels maken
2 personen
22
Routeborden ontwerpen
2 personen
23
Veiligheidsinstructies maken
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Voorraad controleren
2 personen
26
Drukwerk laten maken
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Versproducten ophalen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Kleding en materialen klaarzetten
2 personen
31
Kassa's voorbereiden
2 personen
32
Weersverwachting controleren
33
Terrein vrijmaken
4 personen
34
Kramen opbouwen
6 personen
35
Partytenten plaatsen
4 personen
36
Tafels opstellen
4 personen
37
Stoelen neerzetten
3 personen
38
Stroomkabels leggen
3 personen
39
Verlichting ophangen
3 personen
40
Versiering ophangen
4 personen
41
Kraamlabels bevestigen
2 personen
42
Routeborden plaatsen
2 personen
43
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
44
Cateringkraam inrichten
4 personen
45
Koffiepunt installeren
2 personen
46
Hapjes voorbereiden
4 personen
47
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
48
Kassa's testen
2 personen
49
Vrijwilligers instrueren
3 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

52
Opening aankondigen
2 personen
53
Bezoekers verwelkomen
3 personen
54
Kramen bemannen
12 personen
55
Hapjes serveren
4 personen
56
Dranken serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Koffie en thee bijvullen
2 personen
59
Spelactiviteiten begeleiden
4 personen
60
Kinderhoek begeleiden
2 personen
61
Terrein schoonhouden
2 personen
62
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
64
Kassa's tussentijds afromen
2 personen
65
Avondverlichting inschakelen
2 personen
66
Laatste verkoop aankondigen
67
Kassa's afsluiten
2 personen
68
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

69
Eten en dranken opruimen
4 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
73
Decoratie verwijderen
3 personen
74
Verlichting demonteren
3 personen
75
Kramen afbreken
6 personen
76
Partytenten afbreken
4 personen
77
Terrein grondig schoonmaken
5 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende spullen sorteren
2 personen
80
Materialen retourneren
2 personen
81
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
82
Kassaopbrengst veilig afstorten
2 personen
83
Facturen controleren
84
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 16
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Kraamplankenaantal 12
Kraamkleedjesaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Statafelsaantal 6
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 10
Kassaboxenaantal 4
Pinapparatenaantal 2
Handmegafoon
Kabelhaspelsaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Brandblussersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompenaantal 3
Tafeldecoratieaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Kraamnaambordenaantal 16
Plakbandaantal 10
Tie-wrapsaantal 100

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalzakhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Toiletmattenaantal 6
Papierdispensersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Recyclingbakkenaantal 6
Waterzuigers

Catering

Boodschappen
Kassabonnenaantal 500
Servettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Koelzakkenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermosbekersaantal 30
Schenkkanaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Allergenenkaartjesaantal 40
Prijskaartjesaantal 80

Sportmateriaal

Blikwerpspelaantal 2
Ringwerpspelaantal 2
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Voetballenaantal 4
Doeltjesaantal 2
Hoepelsaantal 8
Spelmuntenaantal 500
Prijsbekersaantal 20
Prijzenaantal 60

Tips

Maak de plattegrond zodra je weet hoeveel kramen meedoen. Houd looppaden vrij en zet eet- en drinkkramen niet allemaal op één plek; noteer ook waar stroompunten en kabelhaspels nodig zijn.
Bevestig kraamhouders uiterlijk één week vooraf met hun plek, kraamhuur en aankomsttijd. Vraag meteen of zij zelf een kraamkleed, stroomaansluiting of extra tafel nodig hebben.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van twee uur en plan per blok iemand voor ontvangst, betalingen en opruimen. Reserveer daarnaast minstens twee mensen voor opbouw en afbouw.
Bepaal vooraf of je contant, met pin of met beide betaalwijzen werkt. Bestel contant geld minimaal drie werkdagen van tevoren en test pinapparaten vóór de braderie.
Doe 24 uur vooraf een voorraad- en boodschappencontrole. Tel herbruikbare bekers, borden, bestek, koffiebenodigdheden en koelruimte na; controleer ook alle verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare lampen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolbraderie organiseren?: Begin minimaal acht weken vooraf met datum, programma, vergunningen en verzekering. Benader kraamhouders en vrijwilligers bij voorkeur zes weken voor de braderie, zodat je vier weken vooraf de indeling kunt maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolbraderie?: Reken op minimaal één vrijwilliger per actieve taakpost en plan daarnaast twee mensen voor ontvangst en twee voor opbouw en afbouw. Werk met diensten van ongeveer twee uur, zodat je tijdens een dagprogramma genoeg wisseling hebt.
Wanneer moet je kraamhouders bevestigen?: Stuur de definitieve bevestiging uiterlijk zeven dagen vooraf. Vermeld daarin de kraamplek, aankomsttijd, kraamhuur, betaalwijze en eventuele afspraken over stroom, tafels en eigen materiaal.
Wat moet je de dag voor een schoolbraderie controleren?: Controleer 24 uur vooraf de aanmeldingen, kraamlabels, plattegrond, vrijwilligersrooster, routeborden, betalingen, voorraad en leveringen. Test ook pinapparaten en leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare lampen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.