Schulbasar organisieren: Schritt für Schritt zum guten Ablauf

Bei einem Schulbasar müssen Programm, Stände, Helfer und Versorgung früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Angebot und Zuständigkeiten fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Geländeplan, Strombedarf, Standmieten und der Freiwilligenplan. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferungen, klare Preise, beschriftete Stände und gut sichtbare Wegweiser. So vermeidest du typische Engpässe bei Aufbau, Bezahlung und Verpflegung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Versicherung prüfen
4
Lieferanten reservieren
5
Standbetreiber kontaktieren
3 Personen
6
Einladungen verschicken
3 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Social-Media-Ankündigung posten
2 Personen
9
Geländeplan erstellen
2 Personen
10
Stände einteilen
2 Personen
11
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Standmiete bestätigen
15
Freiwillige anmelden
2 Personen
16
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
17
Lieferungen bestätigen
18
Preisliste zusammenstellen
2 Personen
19
Zahlungsart festlegen
2 Personen
20
Bargeld bestellen
21
Standetiketten machen
2 Personen
22
Wegweiser entwerfen
2 Personen
23
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Bestand prüfen
2 Personen
26
Drucksachen anfertigen lassen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Frische Produkte abholen
2 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Kleidung und Materialien bereitlegen
2 Personen
31
Kassen vorbereiten
2 Personen
32
Wettervorhersage prüfen
33
Gelände freimachen
4 Personen
34
Stände aufbauen
6 Personen
35
Partyzelte aufstellen
4 Personen
36
Tische aufstellen
4 Personen
37
Stühle aufstellen
3 Personen
38
Stromkabel verlegen
3 Personen
39
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
4 Personen
41
Standetiketten anbringen
2 Personen
42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
43
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
44
Cateringstand einrichten
4 Personen
45
Kaffeestation einrichten
2 Personen
46
Snacks vorbereiten
4 Personen
47
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
48
Kassen testen
2 Personen
49
Freiwillige einweisen
3 Personen
50
Toiletten kontrollieren
2 Personen
51
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

52
Eröffnung ankündigen
2 Personen
53
Besucher begrüßen
3 Personen
54
Stände besetzen
12 Personen
55
Snacks servieren
4 Personen
56
Getränke servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
59
Spielaktivitäten betreuen
4 Personen
60
Kinderbereich betreuen
2 Personen
61
Gelände sauber halten
2 Personen
62
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
63
Fundsachen sammeln
64
Kassen zwischendurch abrechnen
2 Personen
65
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
66
Letzten Verkauf ankündigen
67
Kassen abschließen
2 Personen
68
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

69
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Beleuchtung abbauen
3 Personen
75
Stände abbauen
6 Personen
76
Partyzelte abbauen
4 Personen
77
Gelände gründlich reinigen
5 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
80
Materialien zurückgeben
2 Personen
81
Restbestand einlagern
2 Personen
82
Kasseneinnahmen sicher einzahlen
2 Personen
83
Rechnungen prüfen
84
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 16
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
MessethekenAnz. 12
StandtischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
StehtischeAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 100
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare LampenAnz. 10
KassenboxenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 2
Handmegafon
KabeltrommelnAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpenAnz. 3
TischdekorationAnz. 20
WegweiserAnz. 12
StandnamensschilderAnz. 16
KlebebandAnz. 10
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
MüllbeutelhalterAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
ToilettenmattenAnz. 6
Papier-SpenderAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 8
RecyclingbehälterAnz. 6
Wassersauger

Catering

Einkäufe
KassenbonsAnz. 500
ServiettenhalterAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
KühltaschenAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermobecherAnz. 30
KaraffeAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12
AllergiekärtchenAnz. 40
PreisschilderAnz. 80

Sportmaterial

WurfspielAnz. 2
RingwurfspielAnz. 2
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 8
FußbälleAnz. 4
ToreAnz. 2
ReifenAnz. 8
SpielmünzenAnz. 500
PokalpreiseAnz. 20
PreiseAnz. 60

Tipps

Lege Programm und Standanmeldung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Frage dabei direkt ab, ob ein Stand Strom braucht und welche Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen.
Erstelle den Geländeplan, bevor du Marktstände, Tische und Sitzplätze einteilst. Plane Wege, Kassen, Ausgänge und Stromanschlüsse so, dass Kabel nicht quer durch Besucherbereiche laufen.
Bestätige Lieferanten und Standbetreiber spätestens 7 Tage vor dem Basar erneut. Prüfe dabei auch Standmiete, Lieferzeit, benötigte Tische und die Anzahl der Personen vor Ort.
Plane die Kasse getrennt vom Verkauf: Bestelle Bargeld mindestens 3 Werktage vorher und teste Kartenlesegeräte am Vortag. Lege eine einheitliche Preisliste fest, damit niemand während des Basars Preise schätzen muss.
Rechne beim Aufbau mindestens 90 Minuten für Zelte, Tische, Tischdecken, Beschilderung und Technik ein. Halte Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, wiederaufladbare Lampen und Aufbewahrungsboxen gesammelt an einem Ausgabeort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Schulbasar organisieren?: Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. 4 bis 6 Wochen vor dem Termin sollten Standbetreiber, Lieferanten und Freiwillige angesprochen sein.
Wie viele Helfer braucht ein Schulbasar?: Plane pro Schicht mindestens eine verantwortliche Person für Kasse, Aufbau, Verpflegung und Besucherfragen ein. Bei mehreren Bereichen sind zwei bis drei Helfer je Bereich sinnvoll; erstelle den vollständigen Plan spätestens 2 Wochen vorher.
Wann muss man die Stände und den Geländeplan einteilen?: Teile die Stände etwa 3 Wochen vorher ein, sobald die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Aktualisiere den Plan 7 Tage vorher nach der letzten Strom- und Platzbedarfsmeldung.
Was muss man für die Bezahlung auf einem Schulbasar vorbereiten?: Lege spätestens 2 Wochen vorher fest, ob bar, per Karte oder beides bezahlt wird. Bestelle Bargeld 3 Werktage vorher, prüfe Kassenboxen und Kartenlesegeräte am Vortag und stelle die Preisliste an jedem Verkaufsstand bereit.

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