Cómo organizar una feria escolar sin perder el control

Una feria escolar se organiza mejor por fases: primero fija la fecha, el programa y los permisos; después confirma puestos, proveedores y voluntarios. Cuando ya sabes cuánta gente participa, puedes distribuir el recinto, calcular el material y preparar los pagos. La última semana sirve para cerrar entregas, horarios, precios y señalización. Este orden evita dos fallos habituales: descubrir tarde que faltan conexiones eléctricas o que no hay suficientes personas para cubrir cada turno.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Reservar proveedores
5
Contactar a los puestos
3 personas
6
Enviar invitaciones
3 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Publicar anuncio en redes sociales
2 personas
9
Hacer un plano del recinto
2 personas
10
Distribuir los puestos
2 personas
11
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Confirmar el alquiler del puesto
15
Inscribir voluntarios
2 personas
16
Crear el horario de voluntarios
2 personas
17
Confirmar entregas
18
Elaborar la lista de precios
2 personas
19
Definir el método de pago
2 personas
20
Solicitar efectivo
21
Hacer etiquetas para los puestos
2 personas
22
Diseñar carteles de ruta
2 personas
23
Crear instrucciones de seguridad
2 personas
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Comprobar el inventario
2 personas
26
Encargar material impreso
27
Hacer la compra
3 personas
28
Recoger productos frescos
2 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Preparar ropa y materiales
2 personas
31
Preparar las cajas registradoras
2 personas
32
Comprobar el pronóstico del tiempo
33
Despejar el recinto
4 personas
34
Montar los puestos
6 personas
35
Colocar carpas
4 personas
36
Montar mesas
4 personas
37
Colocar sillas
3 personas
38
Tender cables de alimentación
3 personas
39
Colgar la iluminación
3 personas
40
Colgar la decoración
4 personas
41
Colocar las etiquetas del puesto
2 personas
42
Colocar señales de ruta
2 personas
43
Preparar el material del juego
3 personas
44
Montar el puesto de catering
4 personas
45
Instalar el punto de café
2 personas
46
Preparar aperitivos
4 personas
47
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
48
Probar las cajas registradoras
2 personas
49
Instruir a los voluntarios
3 personas
50
Comprobar los baños
2 personas
51
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

52
Anunciar la apertura
2 personas
53
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
54
Atender los puestos
12 personas
55
Servir aperitivos
4 personas
56
Servir las bebidas
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Reponer café y té
2 personas
59
Coordinar las actividades del juego
4 personas
60
Coordinar el rincón infantil
2 personas
61
Mantener limpio el recinto
2 personas
62
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
63
Recoger objetos perdidos
64
Retirar dinero de las cajas durante el evento
2 personas
65
Encender la iluminación nocturna
2 personas
66
Anunciar la última venta
67
Cerrar las cajas
2 personas
68
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

69
Recoger la comida y las bebidas
4 personas
70
Recoger la basura
4 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Recoger mesas y sillas
5 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Desmontar la iluminación
3 personas
75
Desmontar los puestos
6 personas
76
Desmontar las carpas
4 personas
77
Limpiar a fondo el recinto
5 personas
78
Inventariar materiales
2 personas
79
Clasificar los artículos prestados
2 personas
80
Devolver los materiales
2 personas
81
Guardar el stock restante
2 personas
82
Depositar de forma segura la recaudación de caja
2 personas
83
Revisar las facturas
84
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 16
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 80
Tablones del puestocant. 12
Mantitas para cambiadorcant. 12
Percheroscant. 6
Mesas altascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 10
Cajas de cajacant. 4
Datáfonoscant. 2
Megáfono de mano
Enrollacablescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Extintorescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 8
Abrebotellascant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bombas para globoscant. 3
Decoración de mesacant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de standcant. 16
Cinta adhesivacant. 10
Bridascant. 100

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Alfombrillas de bañocant. 6
Dispensadores de papelcant. 6
Guantes de limpiezacant. 8
Contenedores de reciclajecant. 6
Aspiradores de agua

Catering

Compras
Reciboscant. 500
Porta-servilletascant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Bolsas isotérmicascant. 10
Bandejas para mantener calientecant. 6
Vasos térmicoscant. 30
Jarracant. 6
Contenedores de alimentoscant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 40
Etiquetas de preciocant. 80

Material deportivo

Juego de lanzamiento de latascant. 2
Juego de lanzamiento de aroscant. 2
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 8
Balones de fútbolcant. 4
Porteríascant. 2
Aroscant. 8
Monedas del juegocant. 500
Copas premiocant. 20
Premioscant. 60

Consejos

Cierra permisos, seguro y proveedores antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 4 semanas para confirmar puestos, entregas y requisitos del recinto.
Abre un formulario único para participantes y voluntarios. Pide las preferencias dietéticas desde el principio y fija una fecha límite de inscripción de 7 días antes de la feria.
Haz el plano después de inventariar los puntos de corriente. Sitúa las máquinas de café, neveras y puestos cerca de las tomas, y deja recorridos despejados para el público.
Prepara el horario de voluntarios con turnos de 2 horas y una persona de reserva por franja. Confirma cada turno 48 horas antes, porque las ausencias de última hora suelen concentrarse en el montaje y el cierre.
Define precios y método de pago antes de imprimir carteles o preparar las cajas. Comprueba los datáfonos, el efectivo y los cables el día anterior, y etiqueta cada puesto para que las entregas no se mezclen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria escolar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fecha, programa, permisos y seguro; deja la última semana para confirmar entregas, voluntarios, precios y material.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria escolar?: Ábrelas unas 4 semanas antes y ciérralas 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, confirmar el alquiler de cada puesto y terminar el plano del recinto.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria escolar?: Calcula una persona por puesto y añade una persona de apoyo por cada 5 puestos. Organiza turnos de 2 horas y confirma la disponibilidad 48 horas antes para cubrir cambios.
¿Cuándo se prepara el material de una feria escolar?: Haz un inventario preliminar 7 días antes y una comprobación final el día anterior. Revisa especialmente mesas, carpas, vajilla, cajas de caja, datáfonos, cables alargadores, regletas y megáfono.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.