Organiser une fête scolaire : la méthode de A à Z

Une fête scolaire se prépare d’abord sur papier, avant de réserver du matériel ou de diffuser les invitations. Commencez par fixer la date, le programme et les autorisations, puis construisez le plan du site autour des stands, des branchements électriques et des flux de visiteurs. Les inscriptions, les bénévoles et les besoins alimentaires doivent être suivis dans un même tableau. Enfin, gardez une dernière semaine pour confirmer les livraisons, les stocks, les prix et les consignes de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Réserver les fournisseurs
5
Contacter les exposants
3 personnes
6
Envoyer les invitations
3 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
2 personnes
9
Créer le plan du site
2 personnes
10
Répartir les stands
2 personnes
11
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer la location du stand
15
Inscrire les bénévoles
2 personnes
16
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
17
Confirmer les livraisons
18
Établir la liste des prix
2 personnes
19
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
20
Commander de l’argent liquide
21
Créer les étiquettes de stand
2 personnes
22
Concevoir les panneaux d’orientation
2 personnes
23
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Vérifier les stocks
2 personnes
26
Faire réaliser les imprimés
27
Faire les courses
3 personnes
28
Récupérer les produits frais
2 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
31
Préparer les caisses
2 personnes
32
Vérifier les prévisions météo
33
Dégager le site
4 personnes
34
Monter les stands
6 personnes
35
Installer les tentes de réception
4 personnes
36
Installer les tables
4 personnes
37
Installer les chaises
3 personnes
38
Poser les câbles électriques
3 personnes
39
Installer l'éclairage
3 personnes
40
Suspendre la décoration
4 personnes
41
Fixer les étiquettes des stands
2 personnes
42
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
43
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
44
Aménager le stand de restauration
4 personnes
45
Installer le point café
2 personnes
46
Préparer les en-cas
4 personnes
47
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
48
Tester les caisses
2 personnes
49
Briefer les bénévoles
3 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

52
Annoncer l'ouverture
2 personnes
53
Accueillir les visiteurs
3 personnes
54
Tenir les stands
12 personnes
55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
56
Servir les boissons
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
59
Encadrer les activités de jeux
4 personnes
60
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
61
Maintenir le site propre
2 personnes
62
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
63
Rassembler les objets trouvés
64
Prélever régulièrement l’excédent des caisses
2 personnes
65
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
66
Annoncer la dernière vente
67
Fermer les caisses
2 personnes
68
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

69
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Démonter l’éclairage
3 personnes
75
Démonter les stands
6 personnes
76
Démonter les tentes de fête
4 personnes
77
Nettoyer le site en profondeur
5 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Trier les objets empruntés
2 personnes
80
Retourner les matériels
2 personnes
81
Ranger le stock restant
2 personnes
82
Verser en toute sécurité les recettes de la caisse
2 personnes
83
Vérifier les factures
84
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 80
Planches de standqté 12
Tapis de standqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 6
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 10
Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphone à main
Rallonges à enrouleurqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Extincteursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 3
Décoration de tableqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 16
Ruban adhésifqté 10
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Supports de sacs poubelleqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Tapis de toilettesqté 6
Distributeurs de papierqté 6
Gants de nettoyageqté 8
Bacs de recyclageqté 6
Aspirateurs à eau

Catering

Courses
Reçusqté 500
Porte-serviettesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Sacs isothermesqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Mugs isothermesqté 30
Carafeqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Cartes des allergènesqté 40
Étiquettes de prixqté 80

Matériel de sport

Jeu de lancer de boîtesqté 2
Jeu de lancer d’anneauxqté 2
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Ballons de footballqté 4
Petits butsqté 2
Cerceauxqté 8
Jetons de jeuqté 500
Coupesqté 20
Prixqté 60

Conseils

Bloquez la date et le programme avant toute communication, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de réserver les fournisseurs. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour absorber les délais de réponse.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est stabilisé et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Fixez une date limite située 10 à 14 jours avant la fête pour pouvoir ajuster les quantités et les stands.
Dessinez le plan du site avant de répartir les stands : notez les points d’alimentation électrique, les rallonges nécessaires et les passages entre les tentes, tables et zones d’accueil. Un plan final doit être transmis aux exposants et aux bénévoles au plus tard 7 jours avant.
Ne laissez pas les paiements au dernier moment : choisissez le mode de paiement, préparez les caisses et commandez l’argent liquide au moins 5 jours ouvrés avant l’événement. Testez les terminaux de paiement et prévoyez une solution de secours.
Organisez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec un responsable identifié pour chaque zone. Confirmez les livraisons, la liste des courses et les stocks 48 heures avant, puis préparez les étiquettes, panneaux et consignes de sécurité la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête scolaire ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de valider les autorisations, l’assurance, les fournisseurs, les exposants, les inscriptions et le planning des bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une fête scolaire ?: Envoyez-les dès que la date et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la fête. Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant pour traiter les besoins alimentaires et répartir les stands.
Comment organiser les bénévoles d’une fête scolaire ?: Répartissez-les sur des créneaux de 2 à 3 heures et attribuez un responsable à chaque zone. Finalisez le planning au moins 7 jours avant, puis envoyez un rappel avec l’heure d’arrivée et la mission de chacun.
Quand préparer le matériel et les paiements ?: Confirmez les livraisons et vérifiez les stocks 48 heures avant. Commandez l’argent liquide au moins 5 jours ouvrés à l’avance, testez les terminaux de paiement et préparez les caisses avant l’ouverture.

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