Zo organiseer je een schoolbal zonder verrassingen

Begin een schoolbal niet met decoratie, maar met datum, thema, locatie en budget. Daarna leg je het programma vast en verdeel je verantwoordelijkheden voor toezicht, EHBO, catering en techniek. Werk vervolgens de bezoekersregistratie, ouderinformatie en plattegrond uit. In de laatste week controleer je alle reserveringen, test je muziek en verlichting en leg je een draaiboek klaar. Zo voorkom je dat apparatuur, dieetwensen of veiligheidsafspraken pas op de avond zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en thema vastleggen
3 personen
2
Locatie reserveren
2 personen
3
Vergunningen controleren
2 personen
4
Budget vastleggen
3 personen
5
Programma opstellen
3 personen
6
Muziekstijl bepalen
4 personen
7
DJ of playlist regelen
2 personen
8
Cateringmenu bepalen
3 personen
9
Toezichtsteam samenstellen
3 personen
10
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
11
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
2 personen
15
Ouderinformatie versturen
2 personen
16
Plattegrond maken
2 personen
17
Reservering garderobe maken
18
Reservering lichtapparatuur maken
19
Muziekrechten controleren
20
Draaiboek afdrukken
2 personen
21
Bezoekerslijst afdrukken
2 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
3 personen
23
Polsbandjes sorteren
2 personen
24
Decoratie controleren
2 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
4 personen
28
Dranken koelen
3 personen
29
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Vloer en zaal controleren
3 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Entreebalie inrichten
2 personen
36
Buffettafels klaarzetten
3 personen
37
Servies klaarzetten
3 personen
38
Drankstation inrichten
3 personen
39
Hapjes voorbereiden
5 personen
40
Dieetopties apart zetten
2 personen
41
Versiering ophangen
4 personen
42
Fotowand opbouwen
3 personen
43
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
44
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
45
Microfoons testen
2 personen
46
Muziek afspeellijst testen
2 personen
47
Toiletten controleren
2 personen
48
Afvalbakken plaatsen
2 personen
49
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
50
Team kort instrueren
4 personen

Event

51
Entree bemannen
2 personen
52
Garderobe bemannen
2 personen
53
Gasten ontvangen
3 personen
54
Polsbandjes uitdelen
2 personen
55
Aankomst registreren
2 personen
56
Openingswoord verzorgen
57
Muziek starten
58
Hapjes serveren
4 personen
59
Dranken bijvullen
3 personen
60
Buffet aanvullen
3 personen
61
Dieetbuffet controleren
62
Dansvloer begeleiden
2 personen
63
Fotowand begeleiden
2 personen
64
Wedstrijd begeleiden
2 personen
65
Prijzen uitreiken
2 personen
66
Toezicht houden
4 personen
67
Toiletten controleren
2 personen
68
Afval verzamelen
2 personen
69
Afscheidsmuziek draaien
70
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
71
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

72
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
73
Decoratie afhalen
4 personen
74
Buffet leegmaken
3 personen
75
Eten verpakken
3 personen
76
Servies afwassen
4 personen
77
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
78
Garderobe opruimen
2 personen
79
Afval naar containers brengen
3 personen
80
Zaal vegen
2 personen
81
Zaal dweilen
2 personen
82
Toiletten schoonmaken
2 personen
83
Locatie nalopen
2 personen
84
Geleende spullen verzamelen
2 personen
85
Apparatuur retourneren
2 personen
86
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
87
Garderobenummers controleren
88
Gevonden voorwerpen bewaren
89
Foto's veilig opslaan
90
Bedankbericht versturen
2 personen
91
Verloren spullen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 20
Tafelrokkenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Serveerkommenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 30

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Discolampenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 2
Ballontapeaantal 4
Slingersaantal 12
Confettiballonnenaantal 30
Fotowandachtergrond
Fotopropsaantal 20
Kunstbloemenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 20
Themalopersaantal 10
Kaarsloze ledlichtjesaantal 30
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Schaaltjes voor sauzenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Voedselbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20
Wasmandenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Etikettenaantal 100

Catering

Boodschappen

Entree

Entreebalie
Naamkaartjesaantal 200
Polsbandjesaantal 220
Garderobenummersaantal 200
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Bezoekerslijstenaantal 10
Draaiboekenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Nooduitgangsbordenaantal 4
Antislipmattenaantal 6

Tips

Reserveer de locatie zodra datum en verwachte opkomst bekend zijn. Controleer daarbij direct vergunningen, muziekrechten, garderobe en de beschikbare stroompunten voor luidsprekers, licht en laptop.
Maak het programma per half uur, inclusief ontvangst, eetmoment, openingsmomenten en eindtijd. Plan minstens 30 minuten tussen opbouw en ontvangst voor een volledige techniek- en veiligheidscontrole.
Wijs toezicht en EHBO vóór het versturen van de uitnodigingen toe. Leg vast wie tijdens het schoolbal aanspreekbaar is en wie de bezoekerslijst, polsbandjes en naamkaartjes beheert.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor het bal door aan de catering. Zet buffettafels, serveerkommen, borden, bestek en herbruikbare glazen op de plattegrond.
Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, ledspots en discolampen minstens 1 dag vooraf. Neem verlengkabels, stekkerdozen, kabelmatten en oplaadkabels mee; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak bij de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolbal organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, thema, locatie en budget. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de belangrijkste praktische informatie vaststaan, meestal 6 tot 8 weken voor het bal.
Hoeveel toezicht heb je nodig bij een schoolbal?: Dat hangt af van de locatie, leeftijd en opkomst, maar maak vóór de uitnodigingen een apart toezichtsteam met duidelijke zones en wisselmomenten. Plan minimaal één EHBO-verantwoordelijke en zorg dat alle toezichthouders het draaiboek vóór de opening kennen.
Wanneer moet je de catering voor een schoolbal definitief maken?: Bepaal het menu ongeveer 4 weken vooraf en verzamel dieetwensen via de aanmelding. Geef het definitieve aantal gasten en de laatste dieetgegevens uiterlijk 7 dagen voor het schoolbal door.
Wanneer test je de techniek voor een schoolbal?: Test muziek, microfoons, luidsprekers en verlichting minimaal 1 dag vooraf op de echte locatie. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten en werk kabels direct weg met kabelmatten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.