Cómo organizar un baile de graduación sin dejarlo todo para el final

Un baile de graduación necesita más que reservar un salón y contratar un DJ. Empieza por fijar la fecha, el tema y el presupuesto; después cierra el lugar, los permisos y el programa antes de enviar las invitaciones. El número de asistentes determinará el catering, las mesas, las pulseras, el guardarropa y la supervisión. Deja la última semana para confirmar datos, probar el sonido y preparar el material de entrada, no para resolver decisiones básicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el tema
3 personas
2
Reservar el lugar
2 personas
3
Comprobar permisos
2 personas
4
Fijar el presupuesto
3 personas
5
Elaborar el programa
3 personas
6
Definir el estilo musical
4 personas
7
Organizar DJ o playlist
2 personas
8
Definir el menú de catering
3 personas
9
Formar el equipo de supervisión
3 personas
10
Asignar al responsable de primeros auxilios
11
Diseñar invitaciones
2 personas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
15
Enviar información a los padres
2 personas
16
Hacer el plano
2 personas
17
Hacer reserva del guardarropa
18
Hacer la reserva del equipo de iluminación
19
Comprobar los derechos de música
20
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
21
Imprimir la lista de visitantes
2 personas
22
Preparar tarjetas de nombre
3 personas
23
Clasificar las pulseras
2 personas
24
Comprobar la decoración
2 personas
25
Probar la técnica
2 personas
26
Comprobar la lista de la compra
2 personas
27
Hacer la compra
4 personas
28
Enfriar bebidas
3 personas
29
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Comprobar el suelo y la sala
3 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Montar el guardarropa
2 personas
35
Montar el mostrador de entrada
2 personas
36
Preparar las mesas del buffet
3 personas
37
Preparar la vajilla
3 personas
38
Montar el puesto de bebidas
3 personas
39
Preparar aperitivos
5 personas
40
Separar las opciones de dieta
2 personas
41
Colgar la decoración
4 personas
42
Montar el photocall
3 personas
43
Montar la instalación de iluminación
2 personas
44
Conectar el equipo de sonido
2 personas
45
Probar los micrófonos
2 personas
46
Probar la lista de reproducción de música
2 personas
47
Comprobar los baños
2 personas
48
Colocar cubos de basura
2 personas
49
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
50
Instruir brevemente al equipo
4 personas

Evento

51
Atender la entrada
2 personas
52
Atender el guardarropa
2 personas
53
Recibir a los invitados
3 personas
54
Repartir pulseras
2 personas
55
Registrar la llegada
2 personas
56
Dar el discurso de apertura
57
Poner la música en marcha
58
Servir aperitivos
4 personas
59
Rellenar las bebidas
3 personas
60
Reponer el bufé
3 personas
61
Comprobar el bufé de dieta
62
Coordinar la pista de baile
2 personas
63
Coordinar el photowall
2 personas
64
Coordinar la competición
2 personas
65
Entregar premios
2 personas
66
Supervisar
4 personas
67
Comprobar los baños
2 personas
68
Recoger la basura
2 personas
69
Poner música de despedida
70
Acompañar a los invitados a la salida
3 personas
71
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

72
Apagar el equipo de sonido
2 personas
73
Retirar la decoración
4 personas
74
Vaciar el buffet
3 personas
75
Empaquetar la comida
3 personas
76
Lavar la vajilla
4 personas
77
Recoger mesas y sillas
5 personas
78
Ordenar el guardarropa
2 personas
79
Llevar la basura a los contenedores
3 personas
80
Barrer la sala
2 personas
81
Fregar la sala
2 personas
82
Limpiar los baños
2 personas
83
Revisar el lugar
2 personas
84
Recoger los artículos prestados
2 personas
85
Devolver el equipo
2 personas
86
Guardar el stock restante
2 personas
87
Comprobar los números del guardarropa
88
Guardar los objetos perdidos
89
Guardar fotos de forma segura
90
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
91
Informar de los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 10
Mesas de buffetcant. 6
Sillascant. 80
Percheroscant. 4
Taburetescant. 20
Faldones para mesascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Copas de vino reutilizablescant. 80
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Tazas de cafécant. 80
Cuencos de serviciocant. 20
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 30

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6
Cables de cargacant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Luces de discotecacant. 2

Decoración

Globoscant. 300
Bomba de globoscant. 2
Cinta para globoscant. 4
Guirnaldascant. 12
Globos de confeticant. 30
Fondo para photocall
Accesorios para fotoscant. 20
Flores artificialescant. 20
Decoración de mesacant. 20
Manteles temáticoscant. 10
Luces LED sin velascant. 30
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 8
Abrebotellascant. 4
Cuencos para salsascant. 12
Acumuladores de fríocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Bandejas de comidacant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 3
Toallas de papelcant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 12
Paños de limpiezacant. 20
Cestos para la ropacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 12
Etiquetascant. 100

Catering

Compras

Entrada

Mostrador de entrada
Tarjetas de nombrecant. 200
Pulserascant. 220
Números de guardarropacant. 200
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Listas de visitantescant. 10
Guionescant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Señales de salida de emergenciacant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Consejos

Cierra el lugar y los permisos antes de anunciar la fecha. Comprueba también el horario de montaje, la capacidad, las salidas y quién puede autorizar cambios el día del baile.
Trabaja con un presupuesto dividido por partidas y añade un margen del 10 al 15 %. Reserva primero los gastos que bloquean el resto del plan: lugar, catering, música, iluminación y guardarropa.
Envía las invitaciones entre 6 y 8 semanas antes y fija una fecha de confirmación al menos 14 días antes. Así tendrás tiempo para recoger alergias, dietas especiales y contactos de emergencia.
Diseña el programa por bloques de 30 a 60 minutos, incluyendo la llegada, la cena, los discursos, los cambios de música y el cierre. Comunica la información a las familias con al menos una semana de antelación.
Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil, cables, iluminación y tomas eléctricas. El día del evento, coloca las alfombrillas para cables antes de abrir las puertas y asigna por escrito la supervisión y los primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un baile de graduación?: Empieza entre 3 y 6 meses antes. Reserva el lugar y confirma permisos en las primeras 4 semanas; deja las invitaciones para cuando el programa y el presupuesto estén suficientemente cerrados.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del baile de graduación?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes y fija el cierre de inscripciones 14 días antes del evento. Usa las respuestas finales para confirmar el catering, las tarjetas de nombre, las pulseras y la lista de visitantes.
¿Cuántas personas deben encargarse de la supervisión?: Asigna como mínimo a una persona responsable por cada zona importante: entrada, sala, guardarropa y pista o escenario. Define los turnos con 2 semanas de antelación y nombra además a una persona concreta para primeros auxilios.
¿Cuándo se debe probar el equipo de música e iluminación?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al menos 2 horas antes de recibir a los invitados. Comprueba los micrófonos, las luces, los alargadores, las regletas y la ubicación segura de todos los cables.

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