Zo organiseer je een schilderworkshop

Een schilderworkshop staat of valt met een goede volgorde: leg eerst datum, locatie en docent vast en werk daarna het thema en de materialen uit. Plan per deelnemer een eigen werkplek met doek, verf, penselen, water en bescherming voor de tafel. Regel aanmeldingen en dieetwensen ruim vooraf, zodat je koffie, thee en andere boodschappen kunt afstemmen. Op de dag zelf draait alles om een korte ontvangst, logisch verdeelde materialen en genoeg droogruimte voor de schilderijen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Schilderdocent vastleggen
4
Deelnemerslijst aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Workshopthema kiezen
2 personen
10
Voorbeeldschilderij maken
11
Materialen inventariseren
2 personen
12
Ontbrekende materialen bestellen
13
Boodschappenlijst opstellen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Deelnemers herinneren
17
Ruimte controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
19
Werkplekken afdekken
2 personen
20
Schildermaterialen verdelen
3 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Ontvangsttafel inrichten

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Koffie en thee serveren
2 personen
25
Workshop uitleggen
26
Schildertechniek demonstreren
27
Deelnemers begeleiden
3 personen
28
Dranken bijvullen
29
Pauzehapjes serveren
2 personen
30
Werktafels tussentijds schoonmaken
2 personen
31
Tweede schilderronde begeleiden
3 personen
32
Avondmaaltijd serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
34
Schilderijen laten drogen
2 personen
35
Werk bespreken en afronden
36
Schilderijen veilig verpakken
2 personen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Schildermaterialen verzamelen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Afwas verzamelen
2 personen
41
Servies en glazen afwassen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
44
Materialen laten drogen
45
Materialen opbergen
2 personen
46
Overgebleven boodschappen opslaan
47
Huurmaterialen retourneren
2 personen
48
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Servicetafelaantal 2
Droogrekkenaantal 4

Kunstmateriaal

Schildersdoekenaantal 24
Acrylverfsetsaantal 24
Penselensetsaantal 24
Palettenaantal 24
Mengbakjesaantal 48
Waterbakkenaantal 24
Schildersmessenaantal 12
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 24
Schetsblokkenaantal 24
Fixatiefsprayaantal 4
Schilderstapeaantal 12
Beschermschortenaantal 24
Plastic tafelrollenaantal 6
Schilderijlabelsaantal 30
Verpakkingskartonaantal 24

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Documentcamera
Laptop
Presentatiescherm
Bluetoothspeaker

Verlichting

Bureaulampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Vloertrekkersaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de docent en het workshopthema vast voordat je materialen bestelt. Laat de docent één voorbeeldschilderij maken; daarmee bepaal je beter welke doeken, verfkleuren en penselen nodig zijn.
Tel de werkplekken per deelnemer uit. Zet voor iedere persoon een stoel, doek, palet, mengbakje, waterbak, penselenset en beschermschort klaar en houd minstens één reserveplek achter de hand.
Dek werktafels vóór de ontvangst volledig af met plastic tafelrollen en leg schilderstape klaar voor randen en labels. Dat voorkomt dat je tijdens de workshop nog tafels moet verplaatsen of verf moet verwijderen.
Plan minstens 30 minuten voor het klaarzetten van tafels, stoelen en materialen en test laptop, presentatiescherm, documentcamera en verlengsnoeren vóór de eerste deelnemer binnenkomt.
Regel droogruimte voordat de workshop begint. Zet droogrekken klaar en voorzie elk schilderij van een label; zonder die stap blijven natte werken op tafels staan en raken ze sneller verwisseld.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een schilderworkshop te organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en docent. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren en bestel ontbrekende materialen zodra het aantal deelnemers bekend is.
Hoeveel ruimte heb je nodig per deelnemer voor een schilderworkshop?: Reken op ongeveer 1,5 tot 2 vierkante meter per deelnemer inclusief stoel en bewegingsruimte. Voeg extra ruimte toe voor een servicetafel, ontvangsttafel en droogrekken, zodat werkplekken vrij blijven.
Hoeveel materialen moet je per deelnemer klaarleggen?: Leg per deelnemer minimaal één schildersdoek, één acrylverfset, één penselenset, één palet, één mengbakje en één waterbak klaar. Bestel daarnaast 5 tot 10 procent reserve voor beschadigde of ontbrekende materialen.
Wanneer zet je de materialen klaar voor een schilderworkshop?: Verdeel de materialen 30 tot 45 minuten vóór de start over de werkplekken. Test apparatuur en verlichting in dezelfde periode en houd de ontvangsttafel vrij voor naamcontrole en koffie en thee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.