Zo organiseer je een schaatswedstrijd

Begin met de ijsbaan en werk daarna van wedstrijdopzet naar deelnemers en uitvoering. Leg eerst het format, de afstanden en categorieën vast, zodat je inschrijving en planning kloppen. Regel vervolgens juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers en maak pas daarna de startgroepen en het wedstrijdschema. Op de wedstrijddag draait veel om controle: startlijst, startnummers, omroep, tijdwaarneming en de route naar de baan moeten vooraf getest zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Afstanden en categorieën bepalen
2 personen
4
Juryleden benaderen
5
Tijdwaarnemers vastleggen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Startgroepen indelen
2 personen
13
Wedstrijdschema maken
2 personen
14
Startlijst controleren
2 personen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Prijzen en medailles bestellen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
19
Materialen controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Prijzen sorteren
2 personen
22
Startnummers voorbereiden
2 personen
23
Wedstrijdformulieren printen
24
Route en entree controleren
2 personen
25
Materialen naar ijsbaan brengen
4 personen
26
Wedstrijdtafel plaatsen
2 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Publieksstoelen opstellen
4 personen
29
Cateringtafels opstellen
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
4 personen
33
Allergeneninformatie klaarleggen
34
Startnummers klaarleggen
2 personen
35
Jurytafel inrichten
3 personen
36
Tijdwaarneming testen
3 personen
37
Omroepinstallatie testen
2 personen
38
Baanmarkeringen controleren
3 personen
39
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Jurybriefing houden
4 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Aanwezigheid registreren
3 personen
44
Startnummers uitdelen
3 personen
45
Publiek ontvangen
3 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Warming-up begeleiden
2 personen
48
Startgroepen oproepen
2 personen
49
Wedstrijden begeleiden
6 personen
50
Tijden registreren
3 personen
51
Rondes aankondigen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes aanvullen
2 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Wedstrijdvloer vrijhouden
2 personen
57
Pauzes omroepen
58
Uitslagen controleren
3 personen
59
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
60
Groepsfoto maken
2 personen
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Catering afbouwen
4 personen
63
Meubilair afbouwen
5 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
5 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Uitslagen publiceren
72
Deelnemers bedanken
73
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Jurytafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 4
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 30
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Kassa
Betaalterminal
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Pionnenaantal 30
Baanmarkeringenaantal 20
Rondebordenaantal 12
Juryformulierenaantal 150
Klembordenaantal 12
Potlodenaantal 30
Medaillesaantal 36
Bokalenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJspriemenaantal 4
Reservevetersaantal 20
Dekensaantal 12

Decoratie

Start- en finishbanneraantal 2
Wedstrijdpostersaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Naambadgesaantal 60
Vlaggenlijnenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelboxthermometersaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie voordat je de inschrijving opent. Controleer meteen hoeveel uren je nodig hebt voor opbouw, ontvangst, warming-up, wedstrijd en afbouw; die tijd bepaalt hoeveel startgroepen haalbaar zijn.
Leg afstanden, categorieën en het wedstrijdformat vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Anders moet je later deelnemers opnieuw informeren en startgroepen opnieuw indelen.
Plan juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers met een duidelijke taakverdeling. Zorg per tijdwaarnemingspunt voor een stopwatch en wijs ook iemand aan die de startlijst en uitslagen controleert.
Maak de startlijst pas definitief nadat aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersbevestigingen zijn verwerkt. Print wedstrijdformulieren en bereid startnummers vooraf voor, zodat de inschrijftafel niet ophoudt bij binnenkomst.
Test de omroepinstallatie, draadloze microfoons, laptop, printer en betaalterminal vóór de eerste deelnemer arriveert. Leg verlengkabels, stekkerdozen en reservebenodigdheden klaar; een lege accu of ontbrekende aansluiting kost op de wedstrijddag direct tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schaatswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de ijsbaan, het format en de categorieën. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersbevestiging, startgroepen, materiaalcontrole en het definitieve wedstrijdschema.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een schaatswedstrijd?: Plan naast de wedstrijd zelf minimaal 1 uur voor opbouw en ontvangst en 30 tot 60 minuten voor afbouw. Voeg per startgroep tijd toe voor uitleg, wisselen en het controleren van de uitslagen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schaatswedstrijd?: Reken minimaal op 1 wedstrijdcoördinator, 2 tot 3 juryleden, tijdwaarnemers per meetpunt en extra vrijwilligers voor ontvangst, catering en materiaal. Bij meerdere startgroepen heb je meer mensen nodig bij start en finish om deelnemersstromen gescheiden te houden.
Wanneer maak je de startlijst voor een schaatswedstrijd?: Maak een voorlopige startlijst zodra de inschrijving sluit en controleer die na de deelnemersbevestiging. Stel de definitieve versie uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd op, zodat startnummers en wedstrijdformulieren op tijd geprint zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.