Cómo organizar una competición de patinaje sin perder el control

Organizar una competición de patinaje empieza mucho antes de preparar la pista. Primero hay que reservar el recinto y cerrar el formato, las distancias y las categorías; después se coordinan jueces, cronometristas, voluntarios e inscripciones. El horario y los grupos de salida deben quedar confirmados antes de enviar la información a los participantes. Los problemas suelen aparecer por dorsales sin preparar, materiales que no llegan a la pista o un equipo técnico insuficiente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Definir el formato de la competición
2 personas
3
Definir distancias y categorías
2 personas
4
Contactar a los miembros del jurado
5
Asignar cronometristas
6
Reclutar voluntarios
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar el formulario de inscripción
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar participantes
2 personas
12
Dividir los grupos de salida
2 personas
13
Hacer el horario del concurso
2 personas
14
Comprobar la lista de salida
2 personas
15
Enviar información a los participantes
16
Encargar premios y medallas
17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
18
Elaborar la lista de la compra
2 personas
19
Comprobar los materiales
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Ordenar los premios
2 personas
22
Preparar los dorsales
2 personas
23
Imprimir formularios del partido
24
Comprobar la ruta y la entrada
2 personas
25
Llevar los materiales a la pista de hielo
4 personas
26
Colocar la mesa de competición
2 personas
27
Montar la mesa de registro
2 personas
28
Colocar las sillas para el público
4 personas
29
Montar las mesas de catering
3 personas
30
Enfriar las bebidas
2 personas
31
Montar el punto de café
2 personas
32
Preparar aperitivos
4 personas
33
Dejar lista la información sobre alérgenos
34
Preparar los dorsales
2 personas
35
Preparar la mesa del jurado
3 personas
36
Probar el cronometraje
3 personas
37
Probar el sistema de megafonía
2 personas
38
Comprobar las marcas de la pista
3 personas
39
Preparar el material de seguridad
2 personas
40
Instruir a los voluntarios
3 personas
41
Hacer el briefing con el jurado
4 personas

Evento

42
Recepción de participantes
4 personas
43
Registrar la asistencia
3 personas
44
Repartir dorsales
3 personas
45
Recibir al público
3 personas
46
Dar el discurso de apertura
47
Guiar el calentamiento
2 personas
48
Llamar a los grupos de salida
2 personas
49
Supervisar las competiciones
6 personas
50
Registrar horarios
3 personas
51
Anunciar las rondas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer los aperitivos
2 personas
55
Recoger la vajilla
2 personas
56
Mantener libre la zona de competición
2 personas
57
Anunciar los descansos
58
Comprobar los resultados
3 personas
59
Gestionar la entrega de premios
4 personas
60
Hacer una foto de grupo
2 personas
61
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

62
Desmontar el catering
4 personas
63
Desmontar el mobiliario
5 personas
64
Apagar el equipo
2 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar el lugar
5 personas
68
Recoger objetos perdidos
2 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Publicar los resultados
72
Agradecer a los participantes
73
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas del juradocant. 2
Mesas de cateringcant. 4
Sillascant. 40
Mesas altascant. 6
Papeleracant. 6
Percheroscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cuencoscant. 30
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cronómetroscant. 6
Caja registradora
Terminal de pago
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2

Material deportivo

Dorsalescant. 120
Conoscant. 30
Marcaciones de pistacant. 20
Platos redondoscant. 12
Hojas de evaluación del juradocant. 150
Portapapelescant. 12
Lápicescant. 30
Medallascant. 36
Botescant. 12
Cronómetroscant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Pinchos de hielocant. 4
Cordones de repuestocant. 20
Mantascant. 12

Decoración

Banderola de salida y metacant. 2
Pósters del concursocant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Mantelescant. 10
Credencialescant. 60
Guirnaldascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Termoscant. 6
Termómetros para nevera portátilcant. 4
Cucharonescant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato, las distancias y las categorías antes de publicar la inscripción. Si cambian después, tendrás que rehacer grupos de salida, horarios y comunicaciones.
Asigna con antelación a cada miembro del jurado, cronometrista y voluntario una función concreta. Prepara también una persona de reserva para cubrir ausencias el día de la competición.
Cierra las inscripciones varios días antes del evento para confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas y dividir los grupos de salida sin trabajar con datos provisionales.
Envía el horario, la lista de salida, la entrada al recinto y las indicaciones de la pista con tiempo suficiente. Comprueba la ruta y el acceso antes de transportar los dorsales, formularios y equipos.
Calcula el catering a partir del número confirmado de participantes y equipo, y revisa los materiales antes de salir. Los dorsales, cronómetros, megafonía, cables, terminal de pago y neveras portátiles suelen olvidarse cuando se prepara todo a última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de patinaje?: Empieza al menos 6-8 semanas antes para reservar el recinto, definir el formato y contactar con jueces y voluntarios. Deja los últimos 7 días para confirmar participantes, grupos, horarios y materiales.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una competición de patinaje?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes confirmar la lista, preparar los dorsales, dividir los grupos de salida y calcular correctamente el catering.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de patinaje?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario por cada función operativa: inscripciones, pista, catering, apoyo al jurado y control de accesos. Para una competición pequeña, suele ser prudente contar con 6-8 personas además del jurado y los cronometristas.
¿Cuándo hay que preparar el material para la competición?: Haz una primera comprobación 3-5 días antes y una revisión final el día anterior. Lleva a la pista los dorsales, cronómetros, formularios, megafonía, micrófonos, cables, medios de pago y señalización antes de que lleguen los participantes.

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