Organiser une compétition de patinage, étape par étape

Commencez par réserver la patinoire, puis fixez le format, les distances et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine les groupes de départ, le planning, le jury et les besoins en chronométreurs. Prévoyez aussi l’accueil, le catering et la remise des médailles : ces éléments sont souvent réglés trop tard. La dernière semaine sert surtout à vérifier les listes, imprimer les documents et regrouper le matériel à apporter sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le format de la compétition
2 personnes
3
Définir les distances et les catégories
2 personnes
4
Contacter les membres du jury
5
Prévoir des chronométreurs
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Répartir les groupes de départ
2 personnes
13
Établir le planning des matchs
2 personnes
14
Vérifier la liste de départ
2 personnes
15
Envoyer les informations aux participants
16
Commander les prix et médailles
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Établir la liste de courses
2 personnes
19
Vérifier le matériel
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Trier les prix
2 personnes
22
Préparer les dossards
2 personnes
23
Imprimer les formulaires de match
24
Vérifier le parcours et l’entrée
2 personnes
25
Apporter le matériel à la patinoire
4 personnes
26
Installer la table de compétition
2 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Installer les sièges du public
4 personnes
29
Installer les tables de traiteur
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Préparer les en-cas
4 personnes
33
Préparer les informations sur les allergènes
34
Préparer les dossards
2 personnes
35
Installer la table du jury
3 personnes
36
Tester le chronométrage
3 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Vérifier les marquages de piste
3 personnes
39
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Organiser le briefing du jury
4 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Enregistrer la présence
3 personnes
44
Distribuer les dossards
3 personnes
45
Accueillir le public
3 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Animer l'échauffement
2 personnes
48
Appeler les groupes de départ
2 personnes
49
Encadrer les matchs
6 personnes
50
Enregistrement des horaires
3 personnes
51
Annoncer les manches
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
56
Maintenir la piste de compétition libre
2 personnes
57
Annoncer les pauses
58
Vérifier les résultats
3 personnes
59
Assurer la remise des prix
4 personnes
60
Prendre une photo de groupe
2 personnes
61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

62
Démonter le catering
4 personnes
63
Démonter le mobilier
5 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
5 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Publier les résultats
72
Remercier les participants
73
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables du juryqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 30
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chronomètresqté 6
Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Cônesqté 30
Marquages de pisteqté 20
Assiettes rondesqté 12
Fiches de juryqté 150
Presse-papiersqté 12
Crayonsqté 30
Médaillesqté 36
Bocauxqté 12
Chronomètresqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Pics à glaceqté 4
Lacets de rechangeqté 20
Couverturesqté 12

Décoration

Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Affiches du matchqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 60
Guirlandes de fanionsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Thermosqté 6
Thermomètres pour glacièresqté 4
Louchesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la patinoire avant de publier le formulaire d’inscription. Demandez dès ce moment les horaires d’accès, les règles pour les marquages de piste et l’emplacement des tables d’inscription, du jury et du catering.
Fixez les distances et les catégories avant de contacter les participants. Vous pourrez ensuite répartir les groupes de départ sans modifier plusieurs fois les horaires ni la liste de départ.
Prévoyez au moins un chronométreur par ligne ou poste de chronométrage, puis ajoutez une personne de réserve. Testez tous les chronomètres avant l’arrivée des patineurs.
Envoyez les informations pratiques aux participants dès que les inscriptions sont confirmées : heure de convocation, groupe de départ, entrée de la patinoire et matériel à prévoir. Un rappel 48 heures avant limite les absences et les questions de dernière minute.
Faites une répétition logistique la veille : vérifiez sonorisation, microphones, ordinateur, imprimante, rallonges, multiprises et terminal de paiement. Regroupez aussi les dossards, formulaires, prix et médailles par ordre d’utilisation.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une compétition de patinage ?: Réservez la patinoire et définissez le format au moins 8 à 12 semaines avant la date. Ouvrez ensuite les inscriptions et confirmez le jury, les chronométreurs et les bénévoles plusieurs semaines avant la compétition.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition de patinage ?: Fermez-les idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de vérifier les catégories, répartir les groupes de départ, établir le planning et envoyer les informations finales.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de patinage ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 pour l’accueil, 1 par zone de départ et 1 personne pour coordonner le déroulement. Pour plusieurs groupes ou une journée complète, ajoutez une personne de réserve par fonction clé.
Quand commander les médailles et les prix ?: Commandez-les dès que les catégories et le nombre attendu de participants sont stabilisés, généralement 3 à 4 semaines avant la compétition. Triez ensuite les prix par catégorie au moins la veille pour éviter une remise des récompenses désordonnée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.