Zo organiseer je een Scandinavische kerstmarkt

Begin met de praktische basis: reserveer de locatie, leg datum en openingstijden vast en controleer direct welke vergunningen nodig zijn. Daarna bouw je het plan op rond marktkramen, partytenten, leveranciers en een duidelijke route voor bezoekers. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je definitieve aantallen doorgeeft. Plan de opbouw zo dat kramen, decoratie, betaalmiddelen, koffie en warme dranken vóór opening getest zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Vergunningen aanvragen
4
Marktkramen reserveren
5
Partytenten reserveren
6
Leveranciers benaderen
2 personen
7
Kraamindeling maken
2 personen
8
Programma samenstellen
2 personen
9
Uitnodigingen opstellen
10
Uitnodigingen versturen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Leveranciers bevestigen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Stands toewijzen
2 personen
16
Menukaarten maken
17
Prijskaarten maken
18
Routebordjes maken
19
Betaalmiddelen controleren
20
Muziek samenstellen
21
Weersverwachting controleren
22
Definitieve aantallen bepalen
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Houdbare boodschappen doen
2 personen
25
Versproducten bestellen
26
Decoratie sorteren
2 personen
27
Servies tellen
2 personen
28
Techniek testen
2 personen
29
Borden en flyers printen
30
Versiering voorbereiden
3 personen
31
Hapjes voorbereiden
4 personen
32
Dranken koelen
2 personen
33
Kramen labelen
2 personen
34
Locatie vrijmaken
3 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Marktkramen opstellen
4 personen
37
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
38
Verlichting ophangen
3 personen
39
Versiering ophangen
4 personen
40
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
41
Kraamproducten uitstallen
6 personen
42
Buffet opbouwen
4 personen
43
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
44
Betaalpunten inrichten
2 personen
45
Routebordjes plaatsen
2 personen
46
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

47
Leveranciers ontvangen
2 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Warme chocolademelk serveren
2 personen
51
Glühwein serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet bijvullen
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Tafels afruimen
3 personen
57
Toiletten controleren
58
Muziek bedienen
59
Kassa afsluiten
2 personen
60
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Voedsel veilig opbergen
3 personen
62
Marktkramen afbreken
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Verlichting verwijderen
3 personen
65
Decoratie verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven eten verdelen
2 personen
72
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glühweinbekersaantal 150
Drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 100
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Dennentakkenaantal 30
Houten kerststerrenaantal 24
Tafelkledenaantal 20
Servettenhoudersaantal 20
Menukaarthoudersaantal 20
Prijskaartjesaantal 100
Routebordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 3
Geldkistjesaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Aluminium schalenaantal 30

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
LED-lantaarnsaantal 20
Batterijkaarsenaantal 60

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 10
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de kraamindeling vast voordat je stands toewijst. Houd ruimte vrij voor routebordjes, afvalbakken, garderoberekken en een aparte plek voor koffiezetapparaten en waterkokers.
Regel marktkramen en partytenten vroeg, zeker als de markt buiten plaatsvindt. Controleer uiterlijk een week vooraf of alle reserveringen en levertijden schriftelijk bevestigd zijn.
Stel het programma pas definitief vast nadat leveranciers en vrijwilligers zijn bevestigd. Plan per onderdeel een verantwoordelijke en laat minimaal 30 minuten ruimte tussen opbouw en de opening.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en bepaal daarna pas de definitieve hoeveelheden. Bestel houdbare boodschappen eerder en plan versproducten zo dicht mogelijk op de marktdatum.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en loop de route fysiek na. Test betaalmiddelen, verlichting, bewegwijzering en de voorraad bekers, glazen, borden en bestek vóór de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Scandinavische kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en marktkramen. Reserveer partytenten, leveranciers en apparatuur zodra de datum vaststaat; controleer alle bevestigingen uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer moet je de definitieve aantallen voor een kerstmarkt bepalen?: Bepaal de definitieve aantallen ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Bestel versproducten daarna zo laat mogelijk, terwijl houdbare boodschappen eerder kunnen worden ingekocht.
Hoe maak je een goede indeling voor een Scandinavische kerstmarkt?: Werk eerst een looproute uit en verdeel daarna de stands over de marktkramen. Houd doorgangen vrij en plaats koffie, warme dranken, afvalbakken en betaalpunten zo dat bezoekers niet voor een smalle ingang of uitgang opstropen.
Wat moet je de dag voor een Scandinavische kerstmarkt controleren?: Controleer de weersverwachting, de levering van kramen en tenten, het programma en de vrijwilligersindeling. Leg routebordjes, prijskaarten, menukaarten, servies en betaalmiddelen klaar en test koffiezetapparaten en waterkokers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.