Organiser un marché de Noël scandinave : la méthode

Commencez par fixer le lieu, la date et les horaires avant de contacter les exposants. Pour un marché de Noël scandinave, l’organisation repose ensuite sur trois blocs : les autorisations et la logistique, la répartition des stands, puis l’accueil des visiteurs. Prévoyez les tentes, les tables, les boissons chaudes et la signalétique assez tôt. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les moyens de paiement et les quantités finales.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
3
Demander les autorisations
4
Réserver les stands du marché
5
Réserver des tentes de réception
6
Contacter les fournisseurs
2 personnes
7
Établir la répartition des stands
2 personnes
8
Établir le programme
2 personnes
9
Rédiger les invitations
10
Envoyer les invitations
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les fournisseurs
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Attribuer les stands
2 personnes
16
Créer les menus
17
Créer des étiquettes de prix
18
Créer des panneaux de direction
19
Contrôler les moyens de paiement
20
Composer la musique
21
Vérifier les prévisions météo
22
Déterminer les quantités finales
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
25
Commander des produits frais
26
Trier la décoration
2 personnes
27
Compter la vaisselle
2 personnes
28
Tester la technique
2 personnes
29
Imprimer les affiches et les flyers
30
Préparer la décoration
3 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Refroidir les boissons
2 personnes
33
Étiqueter les stands
2 personnes
34
Dégager le lieu
3 personnes
35
Monter les tentes de réception
4 personnes
36
Installer les stands du marché
4 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Suspendre la décoration
4 personnes
40
Installer le système de sonorisation
2 personnes
41
Présenter les produits du stand
6 personnes
42
Monter le buffet
4 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Aménager les points de paiement
2 personnes
45
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
46
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

47
Accueillir les fournisseurs
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir du chocolat chaud
2 personnes
51
Servir du vin chaud
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Dégager les tables
3 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Gérer la musique
59
Clôturer la caisse
2 personnes
60
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

61
Stocker les aliments en toute sécurité
3 personnes
62
Démonter les stands du marché
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Retirer l'éclairage
3 personnes
65
Rassembler la décoration
3 personnes
66
Faire la vaisselle
4 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Évacuer les déchets
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Distribuer les restes
2 personnes
72
Retourner le matériel audio
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 10
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Tasses à vin chaudqté 150
Verres à boireqté 150
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Branches de sapinqté 30
Étoiles de Noël en boisqté 24
Nappesqté 20
Porte-serviettesqté 20
Porte-menusqté 20
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 10
Guirlandes de fanionsqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 3
Caisses à monnaieqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Louchesqté 10
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Plateaux en aluminiumqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lanternes LEDqté 20
Bougies à pilesqté 60

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 10
Seauxqté 6
Raclettes de solqté 4
Sets de balaiqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et les tentes au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Vérifiez dès le départ la capacité électrique, les accès pour les livraisons et la possibilité d’installer les stands à l’abri.
Établissez le plan des stands avant d’envoyer les invitations définitives. Gardez un passage libre d’au moins 1,20 m et séparez les produits alimentaires des vêtements et de l’artisanat.
Fixez le programme avec des horaires précis, puis attribuez chaque stand et chaque créneau à un bénévole. Prévoyez au minimum deux personnes pour l’installation et deux autres pour la fermeture.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant le marché. Confirmez ensuite les fournisseurs, les menus, les étiquettes de prix et les moyens de paiement afin d’éviter les changements de dernière minute.
Faites les courses des produits non périssables 5 à 7 jours avant, puis commandez les produits frais 2 à 3 jours avant. Contrôlez aussi la météo la veille pour adapter les tentes, les vêtements et les boissons chaudes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël scandinave ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les tentes, demander les autorisations, recruter les exposants et confirmer les fournisseurs.
Quand faut-il réserver les stands et les tentes ?: Réservez-les dès que la date et les horaires sont fixés, de préférence 6 à 10 semaines avant l’événement. Les tentes et le mobilier sont souvent les premiers éléments indisponibles à l’approche de décembre.
Combien de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par personne et par heure. Augmentez la quantité de café, de thé et de vin chaud si le marché se déroule dehors par temps froid.
Quand finaliser les achats et les quantités ?: Déterminez les quantités finales 3 à 5 jours avant, après avoir traité les inscriptions. Achetez les produits non périssables 5 à 7 jours avant et commandez les produits frais 2 à 3 jours avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.