Zo organiseer je een Sangeet-avond zonder last-minute stress

Begin een Sangeet-avond niet met decoratie, maar met de gastenlijst, locatie en het programma. Daarna leg je dieetwensen, optredens, muziek en catering vast, zodat de avond een duidelijke volgorde krijgt. Reserveer techniek, huurmaterialen en fotograaf vroeg genoeg en test alles vooraf. Plan naast het diner ruimte voor optredens, presentaties en dans; juist daar ontstaan vaak vertragingen als muziekbestanden of microfoons ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Optredens inventariseren
2 personen
6
Optredens bevestigen
2 personen
7
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
8
Muziekrechten controleren
9
Locatie reserveren
10
Catering reserveren
2 personen
11
Fotograaf bevestigen
12
Decoratie bestellen
2 personen
13
Huurmaterialen reserveren
14
Draaiboek opstellen
2 personen
15
Optredens inplannen
2 personen
16
Presentatieteksten schrijven
17
Tafelschikking maken
2 personen
18
Naamkaartjes maken
2 personen
19
Allergenenlijst maken
2 personen
20
Playlist samenstellen
2 personen
21
Techniek testen
2 personen
22
Gastenlijst bijwerken
23
Leveringen bevestigen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Houdbare decoratie klaarzetten
2 personen
28
Optredende families informeren
29
Locatie openen
2 personen
30
Locatie inspecteren
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
4 personen
33
Buffetruimte inrichten
3 personen
34
Dansvloer vrijmaken
3 personen
35
Decoratie ophangen
4 personen
36
Bloemstukken plaatsen
2 personen
37
Fotowand opbouwen
3 personen
38
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Verlichting testen
2 personen
41
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
42
Drankenstation inrichten
2 personen
43
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
44
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
45
Welkomsttafel inrichten
2 personen
46
Optredens kort doorlopen
3 personen

Event

47
Inchecktafel bemannen
2 personen
48
Gasten verwelkomen
2 personen
49
Welkomstdrank serveren
3 personen
50
Achtergrondmuziek starten
51
Familiefoto's begeleiden
2 personen
52
Openingsdans aankondigen
53
Openingsdans begeleiden
2 personen
54
Optredens aankondigen
55
Dansoptredens begeleiden
3 personen
56
Dranken bijvullen
3 personen
57
Hapjes serveren
4 personen
58
Gebak aansnijden
2 personen
59
Gebak serveren
3 personen
60
Buffet openen
2 personen
61
Buffet serveren
5 personen
62
Buffet aanvullen
4 personen
63
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
64
Koffie en thee serveren
3 personen
65
Open dansvloer begeleiden
2 personen
66
Muziekprogramma uitvoeren
2 personen
67
Lege glazen ophalen
3 personen
68
Afvalbakken legen
2 personen
69
Laatste ronde aankondigen
70
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

71
Restanten gekoeld opbergen
3 personen
72
Servies verzamelen
4 personen
73
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
74
Decoratie verwijderen
3 personen
75
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
76
Afval sorteren
3 personen
77
Locatie schoonmaken
4 personen
78
Toiletten schoonmaken
2 personen
79
Geleende spullen verpakken
2 personen
80
Huurmaterialen retourneren
2 personen
81
Overgebleven eten verdelen
2 personen
82
Verloren voorwerpen verzamelen
83
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 110
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Tafelrokkenaantal 14
Dansvloerpanelenaantal 20

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 110
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 24
Opscheplepelsaantal 18
Serveertangenaantal 10
Koffielepelsaantal 110

Decoratie

Stoffen achtergronddoekaantal 2
Gekleurde doekenaantal 12
Slingerlichtdecoratieaantal 8
Kunstbloemenslingersaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 10
Glazen vaasjesaantal 30
Kunstbloemboekettenaantal 10
Theelichthoudersaantal 40
Led-theelichtjesaantal 60
Ballonnenbogenaantal 2
Fotowandbord
Naamkaartjesaantal 110

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Powerbanksaantal 2
Laptopstandaard
Kabelbindersaantal 50
Gaffer tapeaantal 4
Tafelmicrofoonstandaard
Muziekback-upschijf

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 10
Inductieplatenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4

Verlichting

Led-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst één overzicht met gasten, aanmeldingen en dieetwensen. Werk de gastenlijst na elke reactie bij en gebruik de allergenenlijst om catering en tafelschikking op elkaar af te stemmen.
Bevestig optredens niet alleen mondeling. Noteer per optreden de naam, duur, benodigde muziek en eventuele techniek, en zet alles daarna in het draaiboek met een vaste starttijd.
Verzamel muziekbestanden uiterlijk een week vooraf en controleer de rechten. Test de volledige playlist, microfoons en eventuele aansluitingen minimaal één keer op de locatie.
Reserveer meubilair en servies op basis van het definitieve aantal gasten. Tel naast stoelen en tafels ook borden, glazen, bestek, serveerschalen en opscheplepels mee; die worden bij een buffet snel onderschat.
Plan leveringen, boodschappen en decoratie niet op dezelfde dag zonder eigenaar per onderdeel. Bevestig leveranciers uiterlijk 48 uur vooraf en wijs iemand aan die tijdens de opbouw alleen ontvangst en controle doet.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een Sangeet-avond organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met gastenlijst, locatie en catering. Leg optredens, fotograaf, decoratie en huurmaterialen uiterlijk 4 weken voor de avond vast.
Hoe maak je een programma voor een Sangeet-avond?: Zet eerst ontvangst, diner, optredens, toespraken en dans in een logische volgorde. Reserveer per optreden de afgesproken duur plus 2 tot 3 minuten wisseltijd en plan 15 minuten speling per uur programma.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een Sangeet-avond?: Vraag dieetwensen al bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie ongeveer 3 weken vooraf. Geef de definitieve allergenenlijst uiterlijk 7 dagen voor de avond aan de cateraar.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens optredens?: Laat alle muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf aanleveren en test ze op het afspeelapparaat. Doe op de locatie minimaal 2 uur voor ontvangst een volledige techniekcheck met microfoons, aansluitingen en geluidsniveau.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.