So organisierst du einen Sangeet-Abend ohne Lücken

Ein Sangeet-Abend braucht mehr als Musik und Dekoration: Auftritte, Essenswünsche, Technik und ein genauer Zeitplan müssen zusammenpassen. Beginne mit Gästeliste, Location und Catering und sammle danach verbindlich alle Beiträge der Auftretenden. Plane genügend Zeit für Soundcheck, Buffetaufbau und den Wechsel zwischen Programm und Tanz ein. Besonders oft fehlen am Ende Allergenhinweise, Präsentationstexte oder passende Gläser und Servierutensilien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Auftritte erfassen
2 Personen
6
Auftritte bestätigen
2 Personen
7
Musikdateien sammeln
2 Personen
8
Musikrechte prüfen
9
Location reservieren
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Fotograf bestätigen
12
Dekoration bestellen
2 Personen
13
Leihmaterialien reservieren
14
Ablaufplan erstellen
2 Personen
15
Auftritte einplanen
2 Personen
16
Präsentationstexte schreiben
17
Tischordnung erstellen
2 Personen
18
Namensschilder erstellen
2 Personen
19
Allergenliste erstellen
2 Personen
20
Playlist zusammenstellen
2 Personen
21
Technik testen
2 Personen
22
Gästeliste aktualisieren
23
Lieferungen bestätigen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Haltbare Dekoration aufstellen
2 Personen
28
Tretende Familien informieren
29
Location öffnen
2 Personen
30
Location inspizieren
2 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Buffetbereich einrichten
3 Personen
34
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
4 Personen
36
Blumengestecke platzieren
2 Personen
37
Fotowand aufbauen
3 Personen
38
Tontechnik anschließen
2 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Beleuchtung testen
2 Personen
41
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
42
Getränkestation einrichten
2 Personen
43
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
44
Namensschilder platzieren
2 Personen
45
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
46
Auftritte kurz durchgehen
3 Personen

Event

47
Check-in-Tisch besetzen
2 Personen
48
Gäste begrüßen
2 Personen
49
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
50
Hintergrundmusik starten
51
Familienfotos betreuen
2 Personen
52
Eröffnungstanz ankündigen
53
Eröffnungstanz betreuen
2 Personen
54
Auftritte ankündigen
55
Tanzauftritte begleiten
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
3 Personen
57
Snacks servieren
4 Personen
58
Gebäck anschneiden
2 Personen
59
Gebäck servieren
3 Personen
60
Buffet eröffnen
2 Personen
61
Buffet servieren
5 Personen
62
Buffet auffüllen
4 Personen
63
Diätgerichte servieren
2 Personen
64
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
65
Offene Tanzfläche betreuen
2 Personen
66
Musikprogramm durchführen
2 Personen
67
Leere Gläser einsammeln
3 Personen
68
Mülleimer leeren
2 Personen
69
Letzte Runde ankündigen
70
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

71
Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
72
Geschirr sammeln
4 Personen
73
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Tonanlage ausschalten
2 Personen
76
Abfall trennen
3 Personen
77
Location reinigen
4 Personen
78
Toiletten reinigen
2 Personen
79
Ausgeliehene Sachen verpacken
2 Personen
80
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
81
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
82
Fundsachen sammeln
83
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Runde TischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 4
StühleAnz. 110
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8
TischröckeAnz. 14
TanzbodenplattenAnz. 20

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
SuppenschalenAnz. 110
WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 24
ServierlöffelAnz. 18
ServierzangenAnz. 10
KaffeelöffelAnz. 110

Dekoration

Stoff-HintergrundtuchAnz. 2
Bunte TücherAnz. 12
Lichterketten-DekorationAnz. 8
Kunstblumen-GirlandenAnz. 10
TischdekorationenAnz. 10
GlasvasenAnz. 30
KunstblumensträußeAnz. 10
TeelichthalterAnz. 40
LED-TeelichterAnz. 60
BallonbögenAnz. 2
Fotowandboard
NamensschilderAnz. 110

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
Laptop
LautsprecherstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
PowerbanksAnz. 2
Laptopständer
KabelbinderAnz. 50
Gaffer TapeAnz. 4
Tischmikrofonständer
Musik-Backup-Datenträger

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 10
InduktionsplattenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
LaternenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Gästeliste zuerst an und verschicke die Einladungen frühzeitig. Bearbeite Rückmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 14 Tage vor dem Abend, damit das Catering planen kann.
Sammle Musikdateien und Auftrittsdaten nicht erst am Veranstaltungstag. Bestätige jeden Auftritt mindestens 7 Tage vorher und prüfe die Musikrechte, bevor du die Playlist und den Ablaufplan finalisierst.
Plane den Ablauf mit festen Uhrzeiten für Einlass, Essen, Auftritte und Tanz. Rechne pro Auftritt zusätzlich 5 Minuten für Ansage, Umbau oder den Wechsel der Mitwirkenden ein.
Teste die Technik vor dem Einlass vollständig: Mikrofone, Musikdateien, Lautsprecher und Präsentation. Lege außerdem eine kurze Ersatz-Playlist offline bereit, falls die Internetverbindung ausfällt.
Prüfe die Ausstattung nach Bereichen statt nur nach Kartons: Sitzplätze, Buffet, Getränke, Tanzfläche und Fotowand. Bestätige Lieferungen 3 bis 5 Tage vorher und stelle Allergenliste, Namensschilder und Tischordnung am Empfang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Sangeet-Abend planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Catering. Die Auftritte, Musikdateien und Dekoration sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vorher feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Sangeet-Abend?: Plane mindestens 3 Stunden für Möbel, Buffet, Dekoration und Technik ein. Für einen Tanzboden, eine Fotowand oder mehrere Auftritte sind 4 bis 5 Stunden realistischer.
Wann muss man die Auftritte für einen Sangeet-Abend bestätigen?: Bestätige Auftritte spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Bis dahin sollten Musikdatei, Dauer, benötigte Technik und Präsentationstext vorliegen.
Wie viele Getränke sollte man für den Sangeet-Abend einplanen?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle Wasser während des gesamten Abends bereit und plane alkoholfreie Optionen passend zu den Rückmeldungen ein.

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