Zo organiseer je een samenspeeldag zonder tijdverlies

Begin een samenspeeldag niet met de boodschappen, maar met het programma en de deelnemende verenigingen. Leg vast wie wanneer speelt, hoeveel muzikanten meedoen en welke technische wensen daarbij horen. Reserveer daarna de locatie en controleer vergunningen en verzekering, zodat je niet weken later opnieuw moet plannen. In de laatste fase verwerk je aanmeldingen en dieetwensen, instrueer je vrijwilligers en maak je een duidelijke opbouwvolgorde voor podium, speelvloer, tafels en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende verenigingen benaderen
2 personen
3
Optredens en tijden verzamelen
2 personen
4
Locatie reserveren
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Muzikantenlijst opstellen
2 personen
11
Podiumindeling uitwerken
2 personen
12
Technische wensen verzamelen
2 personen
13
Programma afdrukken
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Materialen ophalen
2 personen
17
Muziekinstrumenten veilig opslaan
3 personen
18
Vrijwilligers instrueren
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Podium en speelvloer opbouwen
6 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen klaarzetten
4 personen
23
Decoratie ophangen
3 personen
24
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
25
Verlichting aansluiten
2 personen
26
Instrumenten klaarzetten
4 personen
27
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
28
Cateringruimte inrichten
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Programma's klaarleggen
33
Geluidscheck uitvoeren
3 personen

Event

34
Optredende groepen ontvangen
3 personen
35
Bezoekers ontvangen
3 personen
36
Programma toelichten
37
Openingsoptreden begeleiden
3 personen
38
Optredens begeleiden
3 personen
39
Instrumenten wisselen
4 personen
40
Microfoons verplaatsen
2 personen
41
Hapjes serveren
4 personen
42
Dranken serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffie en thee verzorgen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Toiletten controleren
47
Pauzemuziek afspelen
48
Gezamenlijk slotoptreden begeleiden
4 personen
49
Bedankwoord uitspreken
50
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

51
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
52
Instrumenten inpakken
4 personen
53
Servies verzamelen
3 personen
54
Catering opruimen
4 personen
55
Meubilair afbreken
5 personen
56
Decoratie verwijderen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
5 personen
58
Afval afvoeren
2 personen
59
Materialen retourneren
2 personen
60
Geleende instrumenten terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 45
Krukken voor muzikantenaantal 20
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Mengtafel
Speakersaantal 4
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 15
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Laptop
Muziekstandaardlampenaantal 12

Verlichting

Lichtsetsaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
Ledlampenaantal 12

Servies

Glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 220
Lepelsaantal 160
Opscheplepelsaantal 10
Dienbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schalenaantal 16
Maatbekersaantal 2

Catering

Kassalade
Betaalterminal
Menubordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Kruidentafelsaantal 2
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Decoratieve muzieknotenaantal 20
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Schaaraantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 12
Oefenballenaantal 20
Springtouwenaantal 10
Spelkaartenaantal 4

Tips

Vraag verenigingen direct om hun optredens, bezetting en technische wensen. Geef een uiterste aanleverdatum van bijvoorbeeld 4 weken voor de samenspeeldag; zonder die informatie kun je de podiumindeling en geluidsset niet betrouwbaar maken.
Maak één tijdschema met aankomst, opbouw, soundcheck, optredens, pauzes en afbouw. Plan voor het aansluiten van mengtafel, speakers, microfoons en monitoren minstens 60 minuten vóór de eerste soundcheck.
Controleer de stroomvoorziening vóór je apparatuur ophaalt. Tel het aantal verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelmatten na en leg vooraf vast welke kabels veilig buiten looproutes komen te liggen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer daarna niet alleen eten en drinken, maar ook glazen, kopjes, borden, bestek en opscheplepels.
Geef vrijwilligers een korte taakverdeling met namen en tijden. Zorg dat iemand de locatie opent, iemand de instrumenten veilig opslaat en iemand verantwoordelijk is voor podium, speelvloer en techniek; zo blijft de opbouw niet bij één persoon hangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren begin je met het organiseren van een samenspeeldag?: Begin minimaal 10 tot 12 weken vooraf met datum, programma, verenigingen en locatie. Regel vergunningen, verzekering en uitnodigingen daarna zo snel mogelijk; houd uiterlijk 4 weken vooraf alle optredens en technische wensen binnen.
Wanneer moet je de optredens en tijden voor een samenspeeldag vastleggen?: Leg het voorlopige programma ongeveer 6 weken vooraf vast en bevestig het uiterlijk 3 weken voor de dag. Gebruik daarna de definitieve tijden voor het programmadrukwerk, de podiumindeling en de briefing van vrijwilligers.
Hoeveel tijd heb je nodig om een samenspeeldag op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, podiumdelen, speelvloer, decoratie, geluidsapparatuur en verlichting. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor aansluiten en testen van microfoons, speakers, monitoren en kabels.
Wanneer moet je dieetwensen voor een samenspeeldag verzamelen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal door aan degene die de boodschappen doet, zodat speciale opties niet pas op de ochtend zelf geregeld hoeven te worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.