Cómo organizar un Día de juego compartido sin perder el control
Un Día de juego compartido reúne actuaciones, asociaciones, músicos y actividades en un mismo lugar, así que los problemas suelen aparecer en las conexiones entre tareas. Empieza por fijar la fecha y el programa, confirma quién participa y reserva el espacio antes de abrir las inscripciones. Después cierra permisos, seguro, necesidades técnicas y preferencias dietéticas. El día del evento, deja el montaje, la prueba de sonido y las instrucciones a voluntarios para varias horas antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Contactar a las asociaciones participantes
2 personas
- 3
Recopilar actuaciones y horarios
2 personas
- 4
Reservar el lugar
- 5
Comprobar permisos
- 6
Comprobar el seguro
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Elaborar lista de músicos
2 personas
- 11
Definir la distribución del escenario
2 personas
- 12
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 13
Imprimir el programa
2 personas
- 14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 15
Hacer la compra
3 personas
- 16
Recoger los materiales
2 personas
- 17
Guardar los instrumentos musicales bajo llave
3 personas
- 18
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Montar el escenario y el área de juego
6 personas
- 21
Montar mesas
4 personas
- 22
Preparar las sillas
4 personas
- 23
Colgar la decoración
3 personas
- 24
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 25
Conectar la iluminación
2 personas
- 26
Preparar los instrumentos
4 personas
- 27
Colocar los atriles
3 personas
- 28
Montar el espacio de catering
3 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Preparar aperitivos
4 personas
- 31
Montar la mesa de registro
2 personas
- 32
Preparar los programas
- 33
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Evento
- 34
Recibir a los grupos participantes
3 personas
- 35
Recibir a los visitantes
3 personas
- 36
Presentar el programa
- 37
Coordinar la actuación de apertura
3 personas
- 38
Coordinar las actuaciones
3 personas
- 39
Cambiar los instrumentos
4 personas
- 40
Mover los micrófonos
2 personas
- 41
Servir aperitivos
4 personas
- 42
Servir las bebidas
3 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Encargarse del café y el té
2 personas
- 45
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 46
Comprobar los baños
- 47
Poner música de pausa
- 48
Coordinar la actuación final conjunta
4 personas
- 49
Dar el discurso de agradecimiento
- 50
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 51
Apagar el equipo de sonido
3 personas
- 52
Empacar instrumentos
4 personas
- 53
Recoger la vajilla
3 personas
- 54
Recoger el catering
4 personas
- 55
Desmontar el mobiliario
5 personas
- 56
Retirar la decoración
3 personas
- 57
Limpiar el lugar
5 personas
- 58
Retirar los residuos
2 personas
- 59
Devolver los materiales
2 personas
- 60
Devolver los instrumentos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 180
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
- Piezas de escenariocant. 12
- Atriles de músicacant. 45
- Taburetes para músicoscant. 20
- Postes separadorescant. 8
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Cables de audiocant. 15
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Portátil
- Lámparas de atrilcant. 12
Iluminación
- Sets de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Vajilla
- Vasoscant. 220
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 220
- Tenedorescant. 220
- Cuchilloscant. 220
- Cucharascant. 160
- Cucharonescant. 10
- Bandejascant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Bandejascant. 16
- Jarras medidorascant. 2
Catering
- Cajón de la caja registradora
- Terminal de pago
- Carteles del menúcant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Mesas de hierbascant. 2
- Compras
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Globoscant. 100
- Notas musicales decorativascant. 20
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Material deportivo
- Conoscant. 12
- Pelotas de prácticacant. 20
- Cuerdas para saltarcant. 10
- Cartas de juegocant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las asociaciones participantes antes de enviar invitaciones. Pide a cada grupo su actuación, duración y necesidades técnicas por escrito para evitar cambios durante el montaje.
- Reserva el lugar y comprueba permisos y seguro con varias semanas de margen. La distribución del escenario, el área de juego, las mesas y las sillas depende de las medidas reales del espacio.
- Abre las inscripciones solo cuando puedas explicar horarios, comidas y plazas disponibles. Recoge las preferencias dietéticas junto con cada inscripción y prepara una lista final para cocina o servicio.
- Programa el montaje al menos 3 horas antes de la apertura. En ese intervalo se pueden colocar escenario, mesas y sillas, conectar mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos e iluminación, y probar cada actuación.
- Da a los voluntarios instrucciones concretas antes de abrir: quién recibe al público, quién controla el programa y quién resuelve incidencias técnicas. Guarda los instrumentos bajo llave y deja cables sujetos con alfombrillas para evitar tropiezos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de juego compartido?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Usa ese margen para contactar con asociaciones, reservar el lugar, comprobar permisos y seguro, cerrar actuaciones y enviar invitaciones.
- ¿Cuándo hay que abrir el espacio el día del evento?
- Abre como mínimo 3 horas antes de la llegada del público. Necesitarás tiempo para montar el escenario y el área de juego, colocar mesas y sillas, conectar sonido e iluminación y hacer una prueba.
- ¿Qué información pedir a los músicos y asociaciones?
- Pide la duración de cada actuación, el número de participantes, instrumentos, micrófonos, monitores y conexiones necesarias. Recopila estos datos al menos 2 semanas antes para preparar la distribución y el equipo técnico.
- ¿Cuándo se deben recoger las preferencias dietéticas?
- Solicítalas al hacer la inscripción y fija el cierre entre 7 y 10 días antes del evento. Después prepara una lista consolidada para comprobar la compra y evitar que falten opciones concretas.
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