Organiser une journée de jeu partagé sans rien laisser au dernier moment

Une journée de jeu partagé réunit souvent plusieurs associations, des musiciens, des spectacles et un public aux besoins variés. Commencez par fixer la date et le programme, puis sécurisez le lieu, les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. La technique, les repas et le mobilier demandent ensuite un suivi séparé. Les dernières heures servent surtout au montage, au branchement du son et à la mise au point avec les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les associations participantes
2 personnes
3
Rassembler les spectacles et les horaires
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir la liste des musiciens
2 personnes
11
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
12
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
13
Imprimer le programme
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Récupérer le matériel
2 personnes
17
Stocker les instruments de musique en sécurité
3 personnes
18
Briefer les bénévoles
2 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Monter la scène et la piste
6 personnes
21
Installer les tables
4 personnes
22
Installer les chaises
4 personnes
23
Installer la décoration
3 personnes
24
Raccorder le matériel audio
3 personnes
25
Brancher l’éclairage
2 personnes
26
Installer les instruments
4 personnes
27
Installer les pupitres
3 personnes
28
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Installer la table d'inscription
2 personnes
32
Préparer les programmes
33
Effectuer la vérification du son
3 personnes

Événement

34
Accueillir les groupes en représentation
3 personnes
35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
36
Présenter le programme
37
Encadrer la représentation d’ouverture
3 personnes
38
Accompagner les spectacles
3 personnes
39
Échanger les instruments
4 personnes
40
Déplacer les microphones
2 personnes
41
Servir des amuse-bouches
4 personnes
42
Servir les boissons
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
47
Diffuser la musique de pause
48
Encadrer la prestation finale collective
4 personnes
49
Prononcer le discours de remerciement
50
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

51
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
52
Emballer les instruments
4 personnes
53
Rassembler la vaisselle
3 personnes
54
Ranger le service traiteur
4 personnes
55
Démonter le mobilier
5 personnes
56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Nettoyer le lieu
5 personnes
58
Évacuer les déchets
2 personnes
59
Retourner les matériels
2 personnes
60
Rendre les instruments empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 12
Pupitres de musiqueqté 45
Tabourets pour les musiciensqté 20
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 15
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable
Lampes de pupitreqté 12

Éclairage

Jeux de lumièreqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes LEDqté 12

Vaisselle

Verresqté 220
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 160
Louchesqté 10
Plateauxqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 16
Verres doseursqté 2

Catering

Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Panneaux de menuqté 6
Badges nominatifsqté 60
Tables d’herbes aromatiquesqté 2
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Notes de musique décorativesqté 20
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 12
Balles d'entraînementqté 20
Cordes à sauterqté 10
Cartes de jeuqté 4

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de contacter largement le public : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les associations, les spectacles et les horaires.
Demandez les besoins techniques de chaque intervenant dès la confirmation. Regroupez ensuite les microphones, pieds, câbles, boîtiers DI et retours de scène dans un plan unique, au lieu de vérifier le matériel le jour même.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fur et à mesure, puis arrêtez les quantités 5 à 7 jours avant l’événement. Cela évite de découvrir trop tard qu’il manque des portions, des verres ou des couverts.
Préparez un déroulé d’ouverture par tranches de 30 minutes : arrivée de l’équipe, montage de la scène, installation des tables et des chaises, raccordement audio et éclairage. Gardez au moins 60 minutes de marge avant l’accueil du public.
Briefez les bénévoles avant l’ouverture avec des rôles précis : accueil, inscriptions, orientation, scène et rangement. Désignez aussi une personne responsable des instruments et du matériel audio pendant toute la journée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de jeu partagé ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour coordonner les associations, réserver le lieu, vérifier les autorisations et confirmer le programme. Gardez la dernière semaine pour les inscriptions, les achats et les ajustements techniques.
Quand faut-il réserver la salle pour une journée de jeu partagé ?: Réservez le lieu dès que la date et les horaires sont suffisamment stabilisés, idéalement 6 semaines avant l’événement. Vérifiez immédiatement les conditions d’assurance, les autorisations et l’accès nécessaire au montage.
Quand préparer le plan de scène et le matériel audio ?: Demandez les besoins techniques au moins 3 semaines avant, puis finalisez la configuration de la scène 7 jours avant. Le jour même, prévoyez 60 à 90 minutes pour installer les éléments de podium, raccorder la table de mixage et tester les microphones.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour une journée avec associations, spectacles et inscriptions, prévoyez au minimum 1 responsable de coordination, 2 personnes à l’accueil et 2 personnes pour la scène et la logistique. Ajoutez une personne dédiée au rangement et au suivi du matériel si le programme dure plus de 4 heures.

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