Einen gemeinsamen Spieletag Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Sammle Auftritte und technische Anforderungen mindestens zwei bis drei Wochen vor dem Spieletag. Für jeden Beitrag solltest du Dauer, benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und den Platz auf der Bühne notieren.
• Lege nach den Anmeldungen eine Musiker- und Helferliste mit konkreten Einsatzzeiten an. Weise Freiwillige vor dem Öffnen der Location ein, damit Aufbau, Einlass, Bühne und Bewirtung nicht gleichzeitig unbesetzt sind.
• Prüfe Genehmigungen und Versicherung, bevor du Einladungen endgültig verschickst. Rückfragen der teilnehmenden Vereine lassen sich leichter klären, solange Programm und Veranstaltungsort noch nicht feststehen.
• Baue Bühne und Spielfläche zuerst auf und stelle Tische und Stühle erst danach endgültig hin. So bleiben Wege für Bühnenelemente, Lautsprecher und Kabelmatten frei und die Technik muss nicht um Möbel herum verlegt werden.
• Erstelle am Vortag eine Abhakliste für Einkauf, Abholung und Lagerung. Gläser, Tassen, Teller und Besteck werden häufig eingepackt, während Notenpulte, Mikrofonständer oder Verlängerungskabel erst beim Aufbau fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen gemeinsamen Spieletag planen?

Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Vereinen und Location. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Auftritte, Anmeldungen, Ernährungswünsche und technische Anforderungen verbindlich vorliegen.

Wie koordiniert man mehrere Vereine bei einem Spieletag?

Bitte jeden Verein um eine feste Ansprechperson und eine Rückmeldung bis zu einem klaren Termin, idealerweise drei Wochen vor der Veranstaltung. Übertrage Auftritt, Uhrzeit, Aufbaubedarf und Kontakt in eine gemeinsame Musiker- und Programmübersicht.

Wann sollte man die Tontechnik und Beleuchtung aufbauen?

Öffne die Location mindestens zwei bis drei Stunden vor dem Beginn, wenn Bühne, Spielfläche und Möbel noch aufgebaut werden müssen. Plane anschließend mindestens 60 Minuten für Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Kabel und Lichtanlagen ein.

Wie viel Geschirr braucht man für den gemeinsamen Spieletag?

Plane pro erwarteter Person mindestens ein Glas, eine Tasse, einen Teller sowie je ein Messer, eine Gabel und einen Löffel ein. Bei mehrstündigem Programm solltest du zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve vorsehen, damit Nachfüllen und Spülen nicht den Ablauf stören.

Ähnliche Pläne

• 24-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein 24-Stunden-Rennen brauchst
• Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
• 5-Kilometer-Wanderung organisieren: die Checkliste