Een rouwgroepbijeenkomst organiseren: zo pak je het aan

Begin met een rustige ruimte, vaste gespreksbegeleiders en een duidelijke tijdsindeling. Regel daarna de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en praktische vragen. Op de dag zelf draait veel om veiligheid en rust: stoelen in een kring, water en tissues binnen handbereik en een verzorgde plek voor koffie, thee en eten. Controleer toegang, verlichting en materialen vooraf, zodat de begeleiders zich volledig op de groep kunnen richten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Rustige ruimte reserveren
2
Gespreksbegeleiders bevestigen
3
Uitnodiging opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Praktische informatie versturen
8
Aanwezigheidslijst maken
9
Naamkaartjes voorbereiden
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Sleutels en toegang regelen
12
Ruimte controleren
2 personen
13
Tafels opstellen
2 personen
14
Stoelen in kring zetten
2 personen
15
Welkomsttafel inrichten
16
Herinneringshoek inrichten
2 personen
17
Flip-over klaarzetten
18
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
19
Dranken koud zetten
20
Hapjes klaarzetten
2 personen
21
Soep en brood voorbereiden
2 personen
22
Servies en bestek klaarzetten
23
Dieetopties duidelijk markeren
24
Tissues en water klaarzetten
25
Begeleiders informeren over opzet
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
28
Programma en afspraken toelichten
29
Openingsritueel begeleiden
2 personen
30
Gespreksronde begeleiden
2 personen
31
Dranken serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Pauze begeleiden
2 personen
34
Individuele steun aanbieden
2 personen
35
Avondmaaltijd serveren
3 personen
36
Tweede gespreksronde begeleiden
2 personen
37
Herinneringsmoment begeleiden
2 personen
38
Rustige pauze verzorgen
39
Afrondende gespreksronde begeleiden
2 personen
40
Afsluiting en nazorg toelichten
2 personen
41
Deelnemers persoonlijk uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Achtergebleven spullen controleren
2 personen
43
Eten en drinken opruimen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Tafels en stoelen terugzetten
2 personen
46
Ruimte schoonmaken
2 personen
47
Afval verzamelen en wegbrengen
48
Aanwezigheidslijst veilig opbergen
49
Locatie afsluiten
50
Geleende materialen retourneren
51
Nazorgbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Bijzettafelsaantal 3
Kapstok

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 24
Soepkommenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Opscheplepelsaantal 4
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
LED-kaarsenaantal 12
Bloemenvazenaantal 3
Naamkaartjesaantal 24

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Flip-over
Stiftenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 3
Soepkommen met dekselaantal 2
Schenkkanaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Theedoekenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ruimtecontrole minimaal 60 minuten voor de start. Test sleutels, verlichting, waterkokers, koffiezetapparaten en eventuele verlengsnoeren voordat deelnemers arriveren.
Houd de kring klein genoeg voor een echt gesprek en zet stoelen zonder tafels ertussen. Plaats een bijzettafel met water, glazen en tissues binnen bereik, zodat niemand tijdens een gesprek hoeft op te staan.
Verstuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld de ingang, bereikbaarheid, start- en eindtijd, contactpersoon en wat deelnemers kunnen verwachten.
Maak dieetopties zichtbaar voordat het eten wordt neergezet. Markeer soep, brood en hapjes duidelijk en controleer de verzamelde dieetwensen nog één keer met de boodschappen en serveerschalen.
Stem de opzet minstens 30 minuten voor de ontvangst met de begeleiders af. Spreek af wie welkom heet, wie de aanwezigheidslijst bijhoudt en hoe je omgaat met een deelnemer die eerder wil vertrekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een rouwgroepbijeenkomst meestal?: Plan voor een bijeenkomst ongeveer 2 tot 2,5 uur, inclusief binnenkomst en een korte pauze. Reserveer de ruimte minimaal 60 minuten voor de start en 30 minuten erna voor opruimen en nabespreken.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een rouwgroep?: Werk bij een groep tot ongeveer 12 deelnemers met minimaal 2 gespreksbegeleiders. Zo kan één persoon het gesprek leiden terwijl de ander de groep en praktische zaken in de gaten houdt.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een rouwgroepbijeenkomst?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf en vraag om aanmelding uiterlijk 5 dagen voor de bijeenkomst. Gebruik de laatste 3 dagen om praktische informatie, dieetwensen en de aanwezigheidslijst af te ronden.
Hoe richt je een ruimte in voor een rouwgroepbijeenkomst?: Zet de stoelen in een gesloten kring en houd de doorgang vrij. Richt daarnaast een welkomsttafel en een herinneringshoek in; zet water, tissues en naamkaartjes klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.