Ein Treffen der Trauergruppe gut organisieren
Bei einem Treffen der Trauergruppe zählen Ruhe, Verlässlichkeit und ein klarer Ablauf. Beginne mit dem geschützten Raum und der bestätigten Gesprächsleitung, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche und gibst praktische Informationen weiter. Am Veranstaltungstag stehen Sitzkreis, Wasser, Taschentücher und eine unaufdringliche Verpflegung bereit, ohne den Austausch in den Hintergrund zu rücken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ruheraum reservieren
- 2
Gesprächsleiter bestätigen
- 3
Einladung erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Praktische Informationen versenden
- 8
Anwesenheitsliste erstellen
- 9
Namensschilder vorbereiten
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Schlüssel und Zugang organisieren
- 12
Raum kontrollieren
2 Personen
- 13
Tische aufstellen
2 Personen
- 14
Stühle im Kreis aufstellen
2 Personen
- 15
Willkommenstisch einrichten
- 16
Erinnerungsecke einrichten
2 Personen
- 17
Flipchart aufstellen
- 18
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 19
Getränke kalt stellen
- 20
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 21
Suppe und Brot vorbereiten
2 Personen
- 22
Geschirr und Besteck bereitstellen
- 23
Diätoptionen deutlich kennzeichnen
- 24
Taschentücher und Wasser bereitstellen
- 25
Begleiter über den Ablauf informieren
2 Personen
Event
- 26
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 27
Anwesenheit erfassen
- 28
Programm und Absprachen erläutern
- 29
Eröffnungsritual begleiten
2 Personen
- 30
Gesprächsrunde moderieren
2 Personen
- 31
Getränke servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
- 33
Pause betreuen
2 Personen
- 34
Individuelle Unterstützung anbieten
2 Personen
- 35
Abendessen servieren
3 Personen
- 36
Zweite Gesprächsrunde betreuen
2 Personen
- 37
Gedenkmoment begleiten
2 Personen
- 38
Ruhige Pause gestalten
- 39
Abschließende Gesprächsrunde begleiten
2 Personen
- 40
Abschluss und Nachsorge erläutern
2 Personen
- 41
Teilnehmer persönlich verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren
2 Personen
- 43
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Tische und Stühle zurückstellen
2 Personen
- 46
Raum reinigen
2 Personen
- 47
Abfall sammeln und wegbringen
- 48
Teilnahmeliste sicher aufbewahren
- 49
Veranstaltungsort abschließen
- 50
Geliehene Materialien zurückgeben
- 51
Nachsorge-Nachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- BeistelltischeAnz. 3
- Garderobenständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 24
- TrinkgläserAnz. 24
- SuppenschalenAnz. 24
- TellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
- ServierlöffelAnz. 4
- TablettsAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- LED-KerzenAnz. 12
- BlumenvasenAnz. 3
- NamensschilderAnz. 24
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- Flipchart
- StifteAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 3
- Suppenschalen mit DeckelAnz. 2
- KaraffeAnz. 2
- ServierschalenAnz. 6
- GeschirrtücherAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Ruheraum frühzeitig und kläre spätestens eine Woche vorher, wer aufschließt, wo der Schlüssel liegt und wie der Zugang funktioniert. So steht die Gruppe nicht vor verschlossener Tür.
- Versende die Einladung mit Anmeldeschluss und bestätige die Gesprächsleitung, bevor du die Anwesenheitsliste erstellst. Frage dabei auch nach Ernährungswünschen und teile Anreise- sowie Zugangsinformationen spätestens 3 Tage vorher mit.
- Plane den Raum mindestens 45 Minuten vor Beginn: Stühle im Kreis aufstellen, Tische nur ergänzend nutzen und den Willkommenstisch sowie die Erinnerungsecke ruhig und übersichtlich einrichten.
- Bereite Kaffee, Tee, Wasser sowie Suppe und Brot so vor, dass niemand während des Gesprächs viel organisieren muss. Kennzeichne Diätoptionen deutlich und stelle pro anwesender Person mindestens ein Trinkglas und eine Suppenschale bereit.
- Lege Taschentücher, Wasser und Namensschilder vor Beginn aus und informiere Begleitpersonen über den Ablauf. Prüfe außerdem Flipchart, Stifte, Verlängerungskabel und die Beleuchtung, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Treffen der Trauergruppe planen?
- Beginne idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher mit Raumreservierung und Gesprächsleitung. Einladungen sollten mindestens 10 Tage vor dem Treffen verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wie viele Stühle braucht man für eine Trauergruppe?
- Plane einen Stuhl pro angemeldeter Person, für die Gesprächsleitung und für Begleitpersonen jeweils einen zusätzlichen. Stelle den Kreis etwa 45 Minuten vor Beginn auf und halte 2 bis 3 Ersatzstühle bereit.
- Was sollte bei einem Treffen der Trauergruppe zu trinken und zu essen bereitstehen?
- Rechne pro Person mit mindestens 0,5 Litern Wasser sowie 2 Tassen Kaffee oder Tee. Für die gemeinsame Pause eignen sich Suppe und Brot; kläre Diätoptionen spätestens 3 Tage vorher und kennzeichne sie sichtbar.
- Wann sollte man die praktischen Informationen verschicken?
- Schicke Adresse, Beginn, Einlass, Park- oder Zugangshinweise und eine Kontaktmöglichkeit spätestens 3 Tage vor dem Treffen. Weise zusätzlich auf den Ruheraum und den geplanten Ablauf hin, damit niemand vor Ort nachfragen muss.
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