Een routetechniekwedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met materiaal verzamelen, maar met het wedstrijdconcept en het reglement. Leg daarna het routegebied vast, verken de route en bepaal waar posten logisch en veilig passen. Werk de opdrachten, puntentelling en deelnemersindeling uit voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week draait alles om controle: bemanning, routeborden, formulieren, materialen, weersverwachting en het noodplan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Routegebied verkennen
3 personen
5
Route en posten uitzetten
3 personen
6
Route op veiligheid controleren
3 personen
7
Postopdrachten schrijven
3 personen
8
Puntentelling uitwerken
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemersindeling maken
2 personen
13
Postbemanning inplannen
2 personen
14
Vrijwilligers informeren
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Materialen verzamelen
3 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Postmateriaal per post bundelen
3 personen
20
Wedstrijdformulieren printen
21
EHBO- en noodplan klaarleggen
2 personen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Wedstrijdterrein afzetten
3 personen
24
Inschrijftafel opstellen
2 personen
25
Cateringpunt inrichten
2 personen
26
Start- en finishpunt opbouwen
3 personen
27
Postopdrachten klaarleggen
3 personen
28
Routebordjes plaatsen
3 personen
29
Controleposten bemannen
6 personen
30
Checkpointmaterialen controleren
6 personen
31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Teams registreren
2 personen
33
Startbriefing geven
2 personen
34
Teams gefaseerd laten starten
2 personen
35
Postopdrachten begeleiden
6 personen
36
Tijdregistratie bijhouden
2 personen
37
Dranken en snacks serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
EHBO aanspreekpunt bemannen
40
Finishende teams afmelden
2 personen
41
Scoreformulieren innemen
2 personen
42
Scores controleren
2 personen
43
Uitslag bekendmaken
2 personen
44
Prijzen uitreiken
2 personen
45
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

46
Routebordjes verwijderen
3 personen
47
Postmaterialen verzamelen
4 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Terrein schoonmaken
4 personen
52
Materialen controleren en opbergen
3 personen
53
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
54
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Partytentenaantal 3
Klapbankenaantal 4
Statafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 40
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Tangenaantal 4
Kannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4

Sportmateriaal

Kompasaantal 12
Topografische kaartenaantal 15
Routeboekjesaantal 15
Pioniertouwaantal 20
Touwladdersaantal 4
Houten pionierpalenaantal 30
Markeervlaggenaantal 30
Lintrollenaantal 8
Postnummersaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Meetlintenaantal 4
Markeerkrijtaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Scorebordenaantal 4
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 30
Gumaantal 15
Plakbandaantal 8
Tiewrapsaantal 100
Nietmachinesaantal 3
Reservepapieraantal 2

Apparatuur

Megafoon
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Startfinishbanner
Pijlbordenaantal 20
Postbordjesaantal 12
Teamnummersaantal 15
Prijzencertificatenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekrollenhoudersaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra het wedstrijdconcept staat en verken het routegebied daarna te voet. Controleer elke routevariant op kruisingen, slecht zicht en plekken waar deelnemers elkaar kunnen hinderen.
Schrijf het reglement en de puntentelling vóór je de uitnodigingen verstuurt. Vermeld per post de opdracht, beschikbare tijd, maximale score en wat er gebeurt bij een fout of gemiste post.
Bundel het materiaal per post in een aparte bak of tas. Leg bijvoorbeeld kompas, topografische kaarten, routeboekjes, meetlinten en stopwatches niet los klaar; zo kan een postbemanning direct controleren of alles aanwezig is.
Plan de postbemanning met een reserve voor uitval en informeer vrijwilligers uiterlijk een week vooraf. Geef iedere vrijwilliger de postlocatie, opdracht, starttijd, route ernaartoe en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Controleer de route en materialen opnieuw in de laatste 24 uur. Leg wedstrijdformulieren, postnummers, routeborden, markeervlaggen, lintrollen en het EHBO- en noodplan klaar voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een routetechniekwedstrijd?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met concept, locatie en reglement. Reserveer in die periode ook de route en plan de postbemanning; de laatste week gebruik je voor materiaalcontrole en deelnemersindeling.
Hoeveel posten heeft een routetechniekwedstrijd nodig?: Dat hangt af van de route en de beschikbare bemanning, maar plan per afzonderlijke opdracht één duidelijk gemarkeerde post. Leg de definitieve postnummers en locaties uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf vast, zodat formulieren en routeborden overeenkomen.
Wanneer moet je deelnemers indelen?: Maak de deelnemersindeling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Verwerk dieetwensen en eventuele groepsgrootte daarbij, zodat de inschrijftafel en catering op tijd kunnen worden ingericht.
Wat controleer je op de dag zelf bij een routetechniekwedstrijd?: Open de locatie minimaal 2 uur voor de start. Zet het terrein af, plaats routeborden en posten, richt de inschrijftafel en het cateringpunt in en controleer daarna formulieren, stopwatches, routeboekjes en het noodplan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.