Organiser un concours de technique de parcours, étape par étape
Un concours de technique de parcours se prépare d’abord sur le terrain, puis dans les tableaux de suivi. Commencez par définir le format et le règlement avant de tracer les postes : cela évite de modifier le parcours après les inscriptions. Prévoyez ensuite les points, les consignes, les rôles des bénévoles et le plan d’urgence. Les oublis les plus fréquents concernent le balisage, les formulaires de match, les besoins alimentaires et le matériel regroupé par poste.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
- 2
Réserver le lieu du concours
- 3
Établir le règlement du concours
2 personnes
- 4
Explorer la zone de parcours
3 personnes
- 5
Tracer le parcours et les postes
3 personnes
- 6
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
- 7
Rédiger les consignes de poste
3 personnes
- 8
Élaborer le décompte des points
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
- 10
Traiter les inscriptions
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Créer la répartition des participants
2 personnes
- 13
Planifier le personnel de nuit
2 personnes
- 14
Informer les bénévoles
2 personnes
- 15
Vérifier les prévisions météo
- 16
Rassembler le matériel
3 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
- 19
Regrouper le matériel postal par envoi
3 personnes
- 20
Imprimer les formulaires de match
- 21
Préparer le plan de premiers secours et d'urgence
2 personnes
Événement
- 22
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 23
Balisage du terrain de compétition
3 personnes
- 24
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 25
Aménager le point de restauration
2 personnes
- 26
Installer le point de départ et d'arrivée
3 personnes
- 27
Préparer les consignes de poste
3 personnes
- 28
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
- 29
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
- 30
Vérifier le matériel des checkpoints
6 personnes
- 31
Accueillir les participants
3 personnes
- 32
Enregistrer les équipes
2 personnes
- 33
Faire le briefing de départ
2 personnes
- 34
Faire démarrer les équipes par étapes
2 personnes
- 35
Encadrer les missions de courrier
6 personnes
- 36
Assurer le chronométrage
2 personnes
- 37
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Tenir le point de contact des premiers secours
- 40
Enregistrer les équipes à l'arrivée
2 personnes
- 41
Récupérer les feuilles de score
2 personnes
- 42
Vérifier les scores
2 personnes
- 43
Annoncer les résultats
2 personnes
- 44
Remettre les prix
2 personnes
- 45
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
- 46
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
- 47
Rassembler le matériel postal
4 personnes
- 48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 49
Rassembler les déchets
3 personnes
- 50
Faire la vaisselle
2 personnes
- 51
Nettoyer le site
4 personnes
- 52
Vérifier et ranger le matériel
3 personnes
- 53
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
- 54
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 30
- Tentes de réceptionqté 3
- Bancs pliantsqté 4
- Tables hautesqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 40
- Couteauxqté 40
- Fourchettesqté 40
- Cuillèresqté 40
- Pichets à caféqté 3
- Thermosqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Ciseauxqté 4
- Pincesqté 4
- Carafesqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
Matériel de sport
- Boussoleqté 12
- Cartes topographiquesqté 15
- Livrets de parcoursqté 15
- Cordage de pionnierqté 20
- Échelles de cordeqté 4
- Piquets en boisqté 30
- Drapeaux de balisageqté 30
- Rouleaux de rubanqté 8
- Codes postauxqté 12
- Chronomètresqté 8
- Mètres rubansqté 4
- Craie de marquageqté 6
- Gants de travailqté 12
- Panneaux de scoreqté 4
- Presse-papiersqté 12
- Stylosqté 40
- Crayonsqté 30
- Gommeqté 15
- Ruban adhésifqté 8
- Serre-câblesqté 100
- Agrafeusesqté 3
- Papier de réserveqté 2
Équipement
- Mégaphone
- Talkies-walkiesqté 8
- Batteries externesqté 6
- Rallongesqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Lampes de pocheqté 8
- Pilesqté 24
Décoration
- Bannière départ-arrivée
- Panneaux indicateursqté 20
- Panneaux de signalisationqté 12
- Numéros d’équipeqté 15
- Certificats de prixqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balai et pelleqté 3
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Porte-rouleaux de serviettesqté 3
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures de survieqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le règlement avant d’envoyer les invitations : précisez le format des épreuves, le temps accordé à chaque poste et la méthode de décompte des points. Les participants doivent recevoir les mêmes consignes au moins 2 semaines avant le concours.
- Explorez la zone avec une boussole et une carte topographique avant de poser les piquets. Mesurez chaque liaison et vérifiez que les drapeaux de balisage restent visibles depuis le poste précédent.
- Faites un contrôle de sécurité du parcours au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez les cordages, les échelles de corde, les passages étroits et les solutions de repli en cas de pluie ou d’obstacle imprévu.
- Regroupez le matériel par poste et étiquetez chaque lot la veille : livret de parcours, consignes, chronomètre, mètres rubans et accessoires nécessaires. Cette méthode évite de chercher une pièce pendant le départ d’une équipe.
- Préparez l’accueil en séparant la table d’inscription, le point de restauration et la zone d’attente. Gardez les formulaires imprimés, la répartition des participants et le plan de premiers secours dans un dossier accessible à un responsable.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de technique de parcours ?
- Prévoyez au moins 6 semaines pour réserver le lieu, rédiger le règlement, tracer le parcours, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour le contrôle du terrain et le regroupement du matériel.
- Quand faut-il tracer et vérifier le parcours ?
- Faites une première reconnaissance 3 à 4 semaines avant le concours, puis un contrôle complet 48 heures avant. Après ce contrôle, ne modifiez le parcours qu’en cas de problème de sécurité ou de météo.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours de parcours ?
- Comptez au minimum 1 responsable par poste, 1 personne à l’inscription, 1 personne pour les résultats et 1 référent sécurité. Ajoutez un remplaçant pour 3 à 4 postes afin de couvrir les pauses et les absences.
- Quand envoyer les consignes et confirmer les inscriptions ?
- Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue et clôturez les inscriptions environ 10 jours avant. Transmettez ensuite la répartition, les horaires, les besoins alimentaires et les consignes pratiques au plus tard 5 jours avant.
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