Zo organiseer je een rondvaart zonder stress

Begin niet met de hapjes, maar met de boot, route en opstapplaats. Leg daarna de voorwaarden, vaartijd, capaciteit en bereikbaarheid vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel tegelijk dieetwensen en vervoersinformatie, zodat catering en aankomst op elkaar aansluiten. Op de dag zelf moet alles vóór vertrek aan boord zijn: van gekoelde dranken en buffetmateriaal tot muziek, gastenlijst en welkomstdrankjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Boot en route reserveren
2
Offerte en voorwaarden bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Route en opstapplaats bevestigen
7
Vervoersinformatie delen
8
Cateringmenu vaststellen
2 personen
9
Muziek samenstellen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Vers voedsel voorbereiden
3 personen
15
Servies en bestek inpakken
2 personen
16
Koelboxen vullen
2 personen
17
Catering naar opstapplaats brengen
3 personen
18
Boot en opstapplaats controleren
2 personen
19
Tafels en buffet opstellen
3 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Muziek aansluiten
22
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
23
Gastenlijst bij opstapplaats leggen

Event

24
Gasten ontvangen en afvinken
3 personen
25
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
26
Veiligheidsinstructies toelichten
27
Hapjes uitserveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Buffet aanvullen
3 personen
30
Diner uitserveren
4 personen
31
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
32
Muziek en microfoon bedienen
33
Afval tussendoor verzamelen
2 personen
34
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
35
Gasten veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

36
Catering en materialen verzamelen
3 personen
37
Afval afvoeren
2 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Koelboxen en bakken schoonmaken
2 personen
40
Boot en opstapplaats schoonmaken
3 personen
41
Materialen laten drogen
2 personen
42
Materialen opbergen
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 5
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Tafeldecoratiesaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de boot en route zodra je een datum hebt en bevestig de offerte schriftelijk. Controleer vooral de vaartijd, opstapplaats, maximale capaciteit, annuleringstermijn en wat al aan boord aanwezig is.
Stuur de uitnodiging pas nadat route en opstapplaats vaststaan. Vraag direct om aanmelding, dieetwensen en eventuele vervoersproblemen; sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 7 dagen voor vertrek.
Plan de catering op basis van het aantal definitieve gasten. Zet houdbare producten eerder klaar, koel dranken met voldoende koelelementen en bereid vers voedsel zo laat mogelijk om vervoer en bewaartijd te beperken.
Maak één transportmoment naar de opstapplaats. Neem buffet- en serveermateriaal, herbruikbaar servies, koelboxen, stekkerdozen en verlengkabels samen mee; losse spullen worden anders snel vergeten.
Plan de controle minstens 60 minuten voor inschepen. Zet tafels, buffet, muziek en versiering eerst klaar, leg de gastenlijst bij de ingang en deel welkomstdrankjes pas uit nadat gasten zijn afgevinkt.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet je een boot voor een rondvaart reserveren?: Reserveer bij voorkeur 6 tot 12 weken vooraf, zeker als je een specifieke datum, route of capaciteit nodig hebt. Bevestig de offerte en voorwaarden uiterlijk binnen enkele dagen na ontvangst.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een rondvaart?: Stuur de uitnodigingen zodra boot, route, vaartijd en opstapplaats definitief zijn, meestal 4 tot 8 weken voor vertrek. Sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, zodat je catering en dieetwensen kunt vastleggen.
Hoeveel drank moet ik meenemen voor een rondvaart?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur, naast water. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en neem extra water mee bij warm weer.
Hoe laat moet je aanwezig zijn voor een rondvaart?: Zorg dat organisatie en catering minstens 60 minuten voor vertrek bij de opstapplaats zijn. Laat gasten 15 tot 30 minuten voor vertrek aankomen, zodat je kunt afvinken zonder de inscheping te vertragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.