Zo organiseer je een rondrit per fiets

Begin met de route, datum en startlocatie; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Leg vervolgens de catering, vergunningen en begeleiding vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen centraal en maak de route pas definitief nadat je haar hebt gecontroleerd. In de laatste week draait het om deelnemersinformatie, materiaalcontrole en een duidelijke taakverdeling voor de start en onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Route definitief controleren
2 personen
9
Routevergunning controleren
10
Fietsvrijwilligers indelen
11
Routekaarten laten drukken
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Catering voorbereiden
3 personen
18
Fietsvrijwilligers instrueren
2 personen

Event

19
Startterrein afzetten
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Routeborden plaatsen
3 personen
23
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Inschrijftafel inrichten
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Fietsen parkeren begeleiden
2 personen
29
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
30
Groepen laten vertrekken
3 personen
31
Routepost bemannen
2 personen
32
Achterrijders begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Tussenstop verzorgen
3 personen
35
Finishers ontvangen
3 personen
36
Hapjes en maaltijd serveren
4 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Routeborden ophalen
3 personen

Nazorg

39
Fietsparkeerplaats vrijmaken
2 personen
40
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Startterrein schoonmaken
3 personen
45
Materialen droog opbergen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Fietsrekkenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Routekaartenaantal 60
Startnummersaantal 60
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Fietsreparatiesetsaantal 4
Fietsslotenaantal 20
Reflecterende routepijlenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Reservefiets
Fietsaanhangersaantal 2

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst op afstand, pauzeplaatsen en terugkomsttijd. Controleer de route uiterlijk één week vooraf opnieuw en regel een vergunning als de route of startlocatie dat vereist.
Stuur de uitnodiging pas nadat datum, startlocatie en maximale groepsgrootte vaststaan. Vraag direct om dieetwensen en een telefoonnummer, zodat je catering en bereikbaarheid niet op het laatste moment hoeft te regelen.
Deel fietsvrijwilligers in vóór je de deelnemersinformatie verstuurt. Wijs minimaal één voorrijder, één achterrijder en één aanspreekpunt voor pech aan; geef hen portofoons of opgeladen telefoons.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal de dag vóór vertrek. Leg per groep een fietspomp, bandenlichters en reservebinnenbanden klaar en wijs iemand aan voor de reservefiets.
Richt het startterrein minimaal 60 minuten voor vertrek in. Zet de inschrijftafel, routekaarten, startnummers, fietsrekken en bewegwijzering klaar voordat deelnemers arriveren; zet dranken pas daarna koud en bouw partytenten op als schaduw of beschutting nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rondrit per fiets organiseren?: Leg route, datum en startlocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor vertrek, zodat je aanmeldingen, dieetwensen, catering en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een rondrit per fiets?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per groep van ongeveer 10 tot 15 fietsers, plus een voorrijder en achterrijder. Bij meerdere groepen heb je dus al snel 4 tot 6 begeleiders nodig voor een veilige en overzichtelijke rit.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een fietstocht?: Bekijk de verwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die laatste controle om kledingadvies, drinkwatervoorziening, partytenten en een eventuele aanpassing van de route te bevestigen.
Wat leg ik klaar bij de start van een rondrit per fiets?: Richt de start minimaal 60 minuten vooraf in met de inschrijftafel, routekaarten, startnummers, routeborden en fietsrekken. Leg daarnaast reparatiesets, reservebinnenbanden, veiligheidshesjes, telefoons en powerbanks klaar voordat de eerste deelnemers aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.