Organiser une rallye à vélo, étape par étape

Une rallye à vélo se prépare d’abord sur l’itinéraire, puis sur la logistique du départ et l’accompagnement des participants. Fixez la date, réservez le lieu et le traiteur avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, contrôlez les besoins alimentaires, les autorisations et l’état des vélos. La veille, vérifiez la météo et préparez le balisage, les cartes et le matériel de réparation. Le jour même, chaque bénévole doit savoir où se placer et quoi faire en cas de crevaison ou de retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Réserver le catering
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Vérifier définitivement l’itinéraire
2 personnes
9
Vérifier le permis d’itinéraire
10
Répartir les bénévoles à vélo
11
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
12
Vérifier les prévisions météo
13
Envoyer les informations aux participants
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
16
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
17
Préparer le service traiteur
3 personnes
18
Briefer les bénévoles à vélo
2 personnes

Événement

19
Balisage de la zone de départ
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
21
Monter les tentes de réception
4 personnes
22
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
23
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Enregistrer la présence
2 personnes
28
Encadrer le stationnement des vélos
2 personnes
29
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
30
Faire partir les groupes
3 personnes
31
Tenir le poste de route
2 personnes
32
Accompagner les coureurs de queue
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Prévoir une halte
3 personnes
35
Accueillir les finisseurs
3 personnes
36
Servir les snacks et le repas
4 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Récupérer les panneaux indicateurs
3 personnes

Suivi

39
Dégager l’aire de stationnement des vélos
2 personnes
40
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
41
Collecter et trier les déchets
2 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Nettoyer la zone de départ
3 personnes
45
Ranger le matériel au sec
2 personnes
46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
47
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Porte-vélosqté 8
Nappesqté 6

Matériel de sport

Cartes d'itinéraireqté 60
Numéros de départqté 60
Gilets de sécuritéqté 12
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Kits de réparation véloqté 4
Antivols de véloqté 20
Flèches de parcours réfléchissantesqté 30
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Vélo de secours
Remorques à véloqté 2

Équipement

Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 60
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par valider l’itinéraire et la date, puis vérifiez le permis nécessaire avant d’envoyer les invitations. Un parcours modifié après les inscriptions entraîne des erreurs sur les cartes et les panneaux.
Fermez les inscriptions assez tôt pour transmettre au traiteur le nombre de participants et les besoins alimentaires. Prévoyez une liste définitive au moins 3 jours avant le départ.
Préparez un point d’accueil visible avec les numéros de départ, les cartes et un comptoir d’inscription. Installez-le avant l’arrivée des premiers cyclistes, avec des tables, des chaises et des porte-vélos.
Répartissez les bénévoles à vélo par zone et briefez-les sur les appels d’urgence, les talkies-walkies et les itinéraires de retour. Gardez au moins un vélo de secours, des pompes, des chambres à air et des kits de réparation accessibles.
Ne laissez pas le balisage au dernier moment : préparez les flèches réfléchissantes, le ruban et les cônes la veille. Le matin, faites un dernier contrôle du parcours après avoir vérifié les prévisions météo.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une rallye à vélo ?: Prévoyez au moins 6 semaines pour fixer l’itinéraire, réserver le départ et le traiteur, obtenir les autorisations et ouvrir les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, la météo et la préparation du matériel.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques environ 7 jours avant le départ, puis un rappel 24 heures avant. Indiquez l’heure d’arrivée, le lieu, la distance, les points de ravitaillement, le contact d’urgence et ce que chacun doit vérifier sur son vélo.
Quel matériel prévoir pour une rallye à vélo ?: Prévoyez au minimum une carte d’itinéraire par participant, des numéros de départ, des gilets de sécurité et un kit de réparation par équipe de bénévoles. Ajoutez des pompes, des chambres à air de rechange, des démonte-pneus, des téléphones chargés et des batteries externes.
Que faire s’il pleut le jour de la rallye à vélo ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis à nouveau le matin du départ. Décidez au plus tard 24 heures avant si le parcours reste praticable, si le départ est retardé ou si certaines sections doivent être supprimées, et informez tous les participants immédiatement.

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