Zo organiseer je een roeiwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met het watertraject en de wedstrijddatum. Controleer eerst of start- en finishpunten haalbaar zijn, reserveer de locatie en vraag de wedstrijdvergunning aan. Daarna leg je het veiligheidsplan, reglement en de taakverdeling vast. Pas wanneer jury, veiligheidsboot, EHBO en tijdwaarneming geregeld zijn, publiceer je het inschrijfformulier. In de laatste weken draait alles om deelnemersinformatie, startnummers, wedstrijdschema en een controle van het materiaal op en rond het water.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
3
Watertraject controleren
2 personen
4
Wedstrijdvergunning aanvragen
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Start- en finishpunten bepalen
2 personen
7
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Deelnemerslijst bijwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Juryleden bevestigen
16
Veiligheidsboot reserveren
17
Tijdwaarneming regelen
18
Omroeper bevestigen
19
EHBO-bezetting vastleggen
20
Catering reserveren
21
Medailles bestellen
22
Startnummers ontwerpen
23
Startnummers printen
2 personen
24
Wedstrijdschema publiceren
25
Deelnemersbrief versturen
26
Weersvoorspelling controleren
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Huurmaterialen ophalen
2 personen
29
Startnummers sorteren
2 personen
30
Medailles controleren
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
33
Roeiboten controleren
3 personen
34
Reddingsmiddelen controleren
2 personen
35
Terrein afzetten
4 personen
36
Tenten opbouwen
4 personen
37
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
38
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
39
Jurytafel inrichten
2 personen
40
Finishlijn plaatsen
3 personen
41
Baanmarkering plaatsen
4 personen
42
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
43
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
44
EHBO-tafel inrichten
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

46
Wedstrijdbriefing houden
3 personen
47
Deelnemers registreren
3 personen
48
Startnummers uitdelen
2 personen
49
Boten naar start brengen
4 personen
50
Publiek verwelkomen
2 personen
51
Wedstrijd openen
52
Races begeleiden
6 personen
53
Tijden registreren
3 personen
54
Uitslagen verwerken
2 personen
55
Deelnemers begeleiden
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Jurytafel voorzien
59
Publiek informeren
60
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
62
Afsluiting aankondigen
63
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

64
Boten uit het water halen
4 personen
65
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
66
Tenten afbreken
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Servies afwassen
2 personen
71
Uitslagen archiveren
72
Deelnemers uitslag mailen
73
Foto's publiceren
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
76
Terreinoplevering controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Jurytafel
Inschrijftafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafonaantal 2
Geluidsinstallatie
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchaantal 6
Tabletaantal 2
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 8
Riemenaantal 16
Startvlot
Finishboeiaantal 2
Baanboeienaantal 20
Boeienlijnenaantal 10
Reddingsboeienaantal 4
Reddingsvestenaantal 12
Peddelsaantal 4
Startblokkenaantal 8
Wedstrijdvlaggenaantal 8
Finishlijn
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Startnummerhoudersaantal 40
Startnummersaantal 40
Jurybordenaantal 8
Klembordenaantal 8
Medaillesaantal 24
Wisselbeker
Diploma'saantal 40
Reddingslijnaantal 2
Waterdichte zakkenaantal 6
Roeibootaanhangersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Handschoenenaantal 2

Catering

Boodschappen

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Naambordjesaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Hogedrukreiniger
Opbergkrattenaantal 12
Handvegersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Isolatiedekensaantal 6
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshelmenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12

Documentatie

Wedstrijdreglementenaantal 20
Wedstrijdmappenaantal 12
Routekaartenaantal 20
Uitslagenformulierenaantal 40
Pennenaantal 40
Clipboardsaantal 12
Printer
Printerpapieraantal 2
Waterdichte documenthoezenaantal 40

Tips

Plan de routecontrole minimaal 8 weken voor de wedstrijd. Controleer niet alleen de baanboeien, maar ook de bereikbaarheid van start en finish, plekken voor afzethekken en de positie van reddingsboten.
Maak het veiligheidsplan voordat je deelnemers uitnodigt. Leg vast wie de veiligheidsboot bedient, waar reddingsvesten en reddingsboeien liggen en hoe jury en organisatie elkaar met portofoons bereiken.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 10 dagen voor de wedstrijd. Werk daarna de deelnemerslijst bij, verzamel dieetwensen en stuur iedere deelnemer één deelnemersbrief met tijdschema en praktische aanwijzingen.
Bevestig jury, omroeper, EHBO en tijdwaarneming uiterlijk 3 weken vooraf. Test stopwatch, tablet, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en powerbanks minstens één keer vóór de wedstrijddag.
Maak de wedstrijddag zichtbaar op papier én op het terrein. Leg startnummers en wedstrijdvlaggen klaar, richt afzonderlijke inschrijf- en jurytafels in en controleer vóór de eerste start de finishlijn, startblokken en afzetting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een roeiwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer locatie, watertraject en veiligheidsboot eerst; regel de vergunning minimaal 8 weken voor de wedstrijddatum, afhankelijk van de bevoegde instantie.
Wanneer moet ik de vergunning voor een roeiwedstrijd aanvragen?: Vraag de wedstrijdvergunning minimaal 8 weken vóór de wedstrijd aan. Voeg het gecontroleerde watertraject en veiligheidsplan toe als de instantie daarom vraagt, zodat aanpassingen nog mogelijk zijn.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een roeiwedstrijd?: Sluit de inschrijving ongeveer 10 dagen vóór de wedstrijd. Dan heb je tijd om de deelnemerslijst, startnummers, dieetwensen en het wedstrijdschema af te ronden en de deelnemersbrief te versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een roeiwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal heats en de locatie, maar plan naast jury en tijdwaarneming aparte mensen voor inschrijving, veiligheid, EHBO, omroep en catering. Leg de indeling uiterlijk 3 weken vooraf vast, zodat open posten nog kunnen worden ingevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.