So organisierst du einen Ruderwettkampf

Beginne nicht mit Medaillen oder Catering, sondern mit Termin, Gewässer und Genehmigungen. Erst wenn Wasserlauf, Start- und Zielpunkte sowie der Sicherheitsplan geklärt sind, lassen sich Boote, Helfer und Zeitnahme zuverlässig einteilen. Danach folgen Ausschreibung, Anmeldung und Wettkampfplan. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem darum, Teilnehmerdaten zu prüfen, Verantwortliche zu bestätigen und die Kommunikation bis zum Veranstaltungstag festzuzurren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampftermin festlegen
2 Personen
2
Wettkampfort reservieren
3
Wasserlauf überprüfen
2 Personen
4
Wettkampfgenehmigung beantragen
5
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
6
Start- und Zielpunkte festlegen
2 Personen
7
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
8
Anmeldeformular veröffentlichen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Sponsoren ansprechen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Teilnehmerliste aktualisieren
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Jurymitglieder bestätigen
16
Sicherheitsboot reservieren
17
Zeitnahme organisieren
18
Sprecher bestätigen
19
Ersthelfer-Besetzung festlegen
20
Catering reservieren
21
Medaillen bestellen
22
Startnummern entwerfen
23
Startnummern drucken
2 Personen
24
Wettkampfplan veröffentlichen
25
Teilnehmerbrief versenden
26
Wettervorhersage prüfen
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Mietmaterial abholen
2 Personen
29
Startnummern sortieren
2 Personen
30
Medaillen kontrollieren
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Wettkampfmappen zusammenstellen
2 Personen
33
Ruderboote überprüfen
3 Personen
34
Rettungsmittel überprüfen
2 Personen
35
Gelände absperren
4 Personen
36
Zelte aufbauen
4 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
38
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
39
Jurytisch einrichten
2 Personen
40
Ziellinie aufstellen
3 Personen
41
Bahnenmarkierung anbringen
4 Personen
42
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
43
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
44
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

46
Wettkampfbriefing abhalten
3 Personen
47
Teilnehmer registrieren
3 Personen
48
Startnummern ausgeben
2 Personen
49
Boote zum Start bringen
4 Personen
50
Publikum begrüßen
2 Personen
51
Wettkampf eröffnen
52
Rennen begleiten
6 Personen
53
Zeiten erfassen
3 Personen
54
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
55
Teilnehmende betreuen
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Jurytisch bereitstellen
59
Publikum informieren
60
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
61
Preisverleihung durchführen
3 Personen
62
Abschluss ankündigen
63
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

64
Boote aus dem Wasser holen
4 Personen
65
Spielmaterial zusammenstellen
4 Personen
66
Zelte abbauen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Gelände reinigen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
2 Personen
71
Ergebnisse archivieren
72
Teilnehmern das Ergebnis mailen
73
Fotos veröffentlichen
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Restbestand einlagern
2 Personen
76
Übergabe des Geländes prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 40
Jurytisch
AnmeldetischAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 8
MegafonAnz. 2
Beschallungsanlage
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
StoppuhrAnz. 6
TabletAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

RuderbooteAnz. 8
GürtelAnz. 16
Startfloß
ZielbojeAnz. 2
BahnenbojenAnz. 20
FestmacherleinenAnz. 10
RettungsringeAnz. 4
SchwimmwestenAnz. 12
PaddelAnz. 4
StartblöckeAnz. 8
Spiel旗genAnz. 8
Ziellinie
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
StartnummernhalterAnz. 40
StartnummernAnz. 40
JurytafelnAnz. 8
KlemmbretterAnz. 8
MedaillenAnz. 24
Wanderpokal
UrkundenAnz. 40
RettungsleineAnz. 2
Wasserdichte TaschenAnz. 6
RuderbootanhängerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ZangenAnz. 4
HandschuheAnz. 2

Catering

Einkäufe

Dekoration

Spiel旗genAnz. 12
BannerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
BlechdosenAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
Hochdruckreiniger
AufbewahrungsboxenAnz. 12
HandfegerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
IsolierdeckenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitshelmeAnz. 8
ArbeitshandschuheAnz. 12

Dokumentation

WettkampfregelnAnz. 20
WettkampfaktenAnz. 12
RoutenpläneAnz. 20
ErgebnisformulareAnz. 40
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 12
Drucker
DruckerpapierAnz. 2
Wasserdichte DokumentenhüllenAnz. 40

Tipps

Reserviere Wettkampfort und Wasserlauf möglichst mehrere Monate vorher. Prüfe dabei nicht nur die Strecke, sondern auch Zufahrt, Aufbauflächen und Platz für Startfloß, Zielboje und Absperrgitter.
Beantrage die Wettkampfgenehmigung, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Rückfragen und Nachforderungen mindestens 4 bis 6 Wochen Puffer ein.
Lege Sicherheitsboot, Ersthelfer und Funkgeräte mit festen Namen und Einsatzzeiten fest. Eine allgemeine Helferliste reicht nicht: Für Start, Strecke, Ziel und Anmeldung braucht es jeweils eine verantwortliche Person.
Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Wettkampf und prüfe danach Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Startnummern. So bleiben Zeit für Korrekturen und für den Druck.
Teste Zeitnahme, Mikrofon, Lautsprecher, Tablet und Powerbanks am Vortag. Lege außerdem Stoppuhr, Ersatzakkus und Verlängerungskabel an einem bekannten Ort bereit, damit bei Nässe oder leerem Akku keine Verzögerung entsteht.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Ruderwettkampf organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Gewässerreservierung, Genehmigung, Sicherheitsboot und Jury können mehrere Wochen benötigen; die Anmeldung sollte spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin starten.
Wann muss die Genehmigung für einen Ruderwettkampf beantragt werden?: Reiche den Antrag mindestens 8 Wochen vor dem Wettkampf ein, sofern die zuständige Stelle keine andere Frist nennt. Plane zusätzlich 2 Wochen für Nachfragen oder Änderungen am Sicherheitsplan ein.
Wie viele Helfer braucht ein Ruderwettkampf?: Für einen kleinen Wettkampf solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einplanen: Anmeldung, Start, Ziel, Strecke, Sicherheit, Aufbau und Abbau müssen gleichzeitig besetzt sein. Bei mehreren Läufen oder vielen Booten steigt der Bedarf entsprechend.
Wann verschickt man den Teilnehmerbrief?: Sende den Teilnehmerbrief etwa 7 bis 10 Tage vor dem Wettkampf. Er sollte Startzeit, Treffpunkt, Reglement, Anfahrt, Ablauf, Verpflegung und Hinweise zu kurzfristigen Änderungen enthalten.

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