Organiser une course d’aviron, de la préparation à l’arrivée

Une course d’aviron se prépare d’abord sur l’eau, puis autour du parcours. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et vérifier la circulation sur le plan d’eau avant de lancer les inscriptions. La sécurité, le règlement et le chronométrage doivent être définis assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Prévoyez ensuite les bénévoles, les juges, les équipages, l’accueil et la remise des médailles dans un même planning.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Vérifier le parcours aquatique
2 personnes
4
Demander une autorisation de compétition
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Déterminer les points de départ et d’arrivée
2 personnes
7
Établir le règlement du concours
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Mettre à jour la liste des participants
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Confirmer les jurés
16
Réserver un bateau de sécurité
17
Gérer le chronométrage
18
Confirmer le présentateur
19
Assurer la présence des secours
20
Réserver le catering
21
Commander des médailles
22
Concevoir les dossards
23
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
24
Publier le programme des matchs
25
Envoyer la lettre aux participants
26
Vérifier les prévisions météo
27
Faire les courses
2 personnes
28
Récupérer le matériel de location
2 personnes
29
Trier les dossards
2 personnes
30
Vérifier les médailles
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Composer les dossiers de concours
2 personnes
33
Vérifier les barques
3 personnes
34
Vérifier les équipements de sauvetage
2 personnes
35
Balisage du site
4 personnes
36
Monter les tentes
4 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
39
Installer la table du jury
2 personnes
40
Installer la ligne d'arrivée
3 personnes
41
Installer le marquage de la piste
4 personnes
42
Installer le système son
2 personnes
43
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
44
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

46
Organiser le briefing du concours
3 personnes
47
Enregistrer les participants
3 personnes
48
Distribuer les dossards
2 personnes
49
Amener les bateaux au départ
4 personnes
50
Accueillir le public
2 personnes
51
Ouvrir la compétition
52
Encadrer les courses
6 personnes
53
Enregistrement des horaires
3 personnes
54
Traiter les résultats
2 personnes
55
Accompagner les participants
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Prévoir la table du jury
59
Informer le public
60
Préparer la remise des prix
2 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Annoncer la clôture
63
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

64
Sortir les bateaux de l'eau
4 personnes
65
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
66
Démonter les tentes
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Archiver les résultats
72
Envoyer les résultats aux participants par e-mail
73
Publier les photos
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Vérifier la réception du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Table du jury
Table d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphoneqté 2
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètreqté 6
Tabletteqté 2
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 16
Radeau de départ
Bouée d’arrivéeqté 2
Bouées de couloirqté 20
Lignes de bouéesqté 10
Bouées de sauvetageqté 4
Gilets de sauvetageqté 12
Pagaiesqté 4
Blocs de départqté 8
Drapeaux de matchqté 8
Ligne d’arrivée
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Porte-dossardsqté 40
Numéros de départqté 40
Panneaux du juryqté 8
Presse-papiersqté 8
Médaillesqté 24
Coupe itinérante
Diplômesqté 40
Ligne de vieqté 2
Sacs imperméablesqté 6
Remorques pour bateaux d'avironqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4
Gantsqté 2

Catering

Courses

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Nettoyeur haute pression
Caisses de rangementqté 12
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures isolantesqté 6
Lampes de pocheqté 6
Casques de sécuritéqté 8
Gants de travailqté 12

Documentation

Règlement du concoursqté 20
Dossiers de matchqté 12
Cartes d'itinéraireqté 20
Feuilles de résultatsqté 40
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 2
Chemises imperméables pour documentsqté 40

Conseils

Vérifiez le parcours aquatique avant d’annoncer la date : repérez les points de départ et d’arrivée, les couloirs, les bouées et les zones accessibles au bateau de sécurité.
Lancez les inscriptions seulement après avoir fixé le règlement et les catégories. Mettez à jour la liste des participants chaque semaine, puis tous les jours pendant les 3 derniers jours.
Établissez le plan de sécurité au moins 4 semaines avant la course. Confirmez le bateau de sécurité, les secours, les gilets de sauvetage et les moyens de communication avant l’arrivée des équipages.
Répartissez les bénévoles par poste plutôt que par mission générale : inscription, départ, arrivée, jury, sécurité et accueil. Donnez à chaque équipe un talkie-walkie et une heure de prise de poste précise.
Testez le chronométrage, la sonorisation, le microphone et les batteries la veille. Préparez aussi les dossards, le programme des matchs et la lettre aux participants pour éviter les files d’attente le matin de la course.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévoyez au moins 3 mois pour une course locale, et davantage si une autorisation de compétition ou un dispositif nautique particulier est nécessaire. Le parcours, la sécurité et le lieu doivent être confirmés avant les inscriptions.
Quand demander l’autorisation de compétition ?: Déposez la demande dès que la date et le lieu sont retenus, idéalement 8 à 12 semaines avant la course. Certaines validations peuvent conditionner le parcours, le bateau de sécurité ou le nombre de participants.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez une première confirmation dès l’inscription, puis la lettre aux participants environ 10 jours avant la course. Rappelez ensuite les horaires, le point d’accueil, le programme des matchs et les besoins alimentaires 48 heures avant.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’aviron ?: Pour une petite course, prévoyez au minimum 10 à 15 bénévoles répartis entre l’inscription, le départ, l’arrivée, le jury, la sécurité et l’accueil. Ajoutez une personne de réserve par zone pour couvrir les pauses et les absences.

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